Данный материал открывает серию статей, в которых мы рассмотрим процесс перехода на Microsoft SharePoint 2013. Я поделюсь своим опытом, полученным в процессе работы со многими компаниями самых разных размеров и профилей за последние десять лет. Моя цель — помочь читателям больше узнать о SharePoint 2013 и понять, с какими трудностями связан переход на эту платформу.

Источники и комбинации данных и приложений, которые клиенты хотели бы переместить на SharePoint, весьма разнообразны. Однако я поделюсь впечатлениями от работы с наиболее типичными источниками, с которыми приходилось работать нашей группе.

Так, многие пользователи предыдущих версий SharePoint — иногда даже SharePoint 2003 — хотели бы «срезать путь», перейдя сразу к SharePoint 2013. Я расскажу о новшествах SharePoint 2013 по сравнению с прошлыми версиями. Другое распространенное требование — переход от общих папок к SharePoint. Эта задача породила многочисленные дискуссии об инструментарии SharePoint. В этой ситуации важно разбираться в метаданных, папках, наборах документов, версиях, управлении записями и других особенностях.

В данной статье невозможно рассмотреть каждый источник содержимого и данных (например, специфические Wiki-продукты). Но я дам некоторые рекомендации, которые помогут оценить масштабы задачи и препятствия, обычно возникающие на этом пути.

Что такое SharePoint 2013?

SharePoint часто сравнивают со швейцарским армейским ножом, чтобы подчеркнуть универсальные возможности продукта. За прошедшие годы Microsoft использовала различные способы для рекламы платформы. Хотя компании свойственно излишне усложнять SharePoint, начнем с главной идеи Microsoft.

На рисунках 1 и 2 показаны маркетинговые схемы, с помощью которых Microsoft рассказывает потребителям о семействе продуктов SharePoint 2013. На рисунке 1 мы видим схему высокого уровня; рисунок 2 содержит более детализированное представление. Поиск в интернете с ключевыми словами SharePoint Overview FINAL приносит много дополнительной обзорной информации на различных сайтах.

 

Краткий обзор возможностей SharePoint 2013
Рисунок 1. Краткий обзор возможностей SharePoint 2013

 

Детальный обзор возможностей SharePoint 2013
Рисунок 2. Детальный обзор возможностей SharePoint 2013

Схема высокого уровня не дает достаточно глубокого представления о целях SharePoint, а детализированный вариант содержит слишком много подробностей о наборах инструментов. Поэтому я предпочитаю разбить возможности SharePoint на следующие разделы:

  • cайты;
  • контент;
  • поиск;
  • приложения.

Именно эти основные категории и будут рассмотрены в статьях данной серии.

К разделу «Сайты» относятся организационные единицы веб-приложений, которые содержат коллекции сайтов; коллекции сайтов, содержащие сайты, и сами сайты. К разделу «Контент» относятся не только файлы и метаданные этих файлов, но и базы данных, контент корпоративных сетей, блогов, RSS-каналы и т.д. В раздел «Поиск» входят инструменты поиска SharePoint 2013, охватывающие средства поиска FAST из поисковой надстройки FAST для SharePoint 2010, средства уточнения поиска и т.д. Раздел «Приложения» охватывает рабочие процессы, панели мониторинга, гибридные веб-приложения, системы показателей, полнофункциональные приложения. NET на платформе SharePoint и новые приложения, как определено технологиями SharePoint 2013. Отличное место для знакомства с новыми возможностями SharePoint 2013 — страница Microsoft SharePoint 2013 (technet.microsoft.com/en-us/library/cc303422.aspx); разверните узел Explore на левой стороне страницы.

Требования бизнеса и SharePoint 2013

За время, прошедшее после появления SharePoint в 2003 году, у компаний возникали приблизительно такого рода вопросы:

  • «Мы поместили все документы в общие папки, но сотрудникам сложно искать нужные документы, к тому же отсутствует организационная структура»;
  • «Мы стремимся автоматизировать бизнес-процессы и увольнять людей, который носят степлер из одного угла офиса в другой»;
  • «Мы хотим избавиться от некоторых надоевших приложений. Можно ли перенести их на SharePoint?»
  • «Как управлять записями и корпоративным контентом?»
  • «Нам нужна внутрикорпоративная сеть, старая никуда не годится. Сотрудникам она не нравится, они не пользуются ею»;
  • «Нам нужна внешняя сеть для более эффективной совместной работы с внешними партнерами»;
  • «Никто ничего не может найти».

Каждый клиент уникален и предъявляет разнообразные требования, на согласование которых может уйти немало времени. Важно помнить, что цель должна быть доступной для измерения. В проекте SharePoint это означает четкие конечные результаты. Например, цель «С внедрением SharePoint сотрудники должны почувствовать себя более удовлетворенными» настолько общая, что ее трудно отразить в конкретных функциях и конечных результатах. С другой стороны, заявление «SharePoint должен способствовать улучшению взаимодействия между сотрудниками» можно отразить в таких конечных результатах, как My Sites и Communities, и предложить такие действия, как сбор дополнительных сведений о имеющихся пробелах в социальном взаимодействии.

Для начала я организую простой рабочий процесс с клиентами. Он адаптируется к различным бизнес-требованиям, обуславливающим использование SharePoint. Я не раз вернусь к этой теме в следующих статьях, рассматривая различные части процесса и подробно разъясняя отдельные процедуры. На рисунке 3 показан этот рабочий процесс, упрощенный на верхнем уровне (как видно из циклов, отличительных признаков любой схемы рабочего процесса). Этот рабочий процесс отражает меры, необходимые для перехода от требований («Мне нужно новое хранилище для данных») к решению (одобрение или отказ).

 

Схема переноса данных в SharePoint 2013
Рисунок 3. Схема переноса данных в SharePoint 2013

Если заглянуть в процесс немного глубже, мы увидим, что большинство компаний имеет общие файловые ресурсы, общие папки Microsoft Exchange, Google Docs и репозитарии Dropbox или Box, которые находятся вне контроля ИТ-подразделения. Многие компании стремятся централизовать часть этих данных. На шаге 2 (рисунок 3) компании предлагается дать качественные и количественные характеристики этих данных.

Например, данные часто размещаются в базах данных, которые могут быть Microsoft SQL Server или Access, IBM, Oracle, «облачными» или иными. Большинство компаний использует различные Wiki, блоги, технологии потоковой передачи данных или другие инструменты, помимо SharePoint. Эти компании имеют специфические нужды в зависимости от типов файлов: у строительной фирмы может быть огромный архив файлов AutoCAD; у маркетинговой — множество файлов в формате RAW; юридическая фирма хранит свои документы в файлах WordPerfect. Не забудьте также о многочисленных типах файлов для Apple Macintosh. Редкая компания нуждается просто в перемещении файлов Microsoft Word, Excel и PowerPoint на платформу SharePoint. Поэтому шаг 2, показанный в миниатюрном прямоугольнике, может оказаться более сложным, нежели быстрый просмотр общей папки.

Аналогично, может быстро возрасти сложность шага 3 («Определить, располагает ли SharePoint 2013 подходящим инструментарием для размещения данных»). Может оказаться достаточно провести анализ и побеседовать со специалистами в области SharePoint, но, возможно, потребуется лабораторное тестирование набора инструментов SharePoint 2013. Кроме того, важно сделать выбор между версиями SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Standard и SharePoint Server 2013 Enterprise. В зависимости от особенностей шага 3, шаги 4 и 5 могут оказаться теоретическими (если собственно тестирования не требуется) или официальными, тогда они подтверждаются реальными свидетельствами.

Углубляем знания о SharePoint

Подробнее об этих шагах будет рассказано в следующей статье серии. Я также остановлюсь на возможностях SharePoint 2013 по управлению различными типами файлов, поскольку продукт располагает большим количеством типов репозитариев и функций. Списки и библиотеки — два основных типа репозитариев, но необходимо понимать возможности и ограничения списков и библиотек в отношении работы с файлами различных размеров и типов. Также важно понимать, как используются наборы документов папок. Я расскажу о некоторых типичных инструментах, использовавшихся мною, чтобы помочь клиентам выяснить, файлы каких типов у них имеются, количество этих файлов, даты последнего обращения к ним и т.д.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF