Некоторые вопросы по самой своей природе предполагают ответ однозначный — да или нет. Так, по поводу архивирования электронной почты существуют строго полярные мнения. Люди, работающие в организациях, где предъявляются строгие требования к архивированию и соблюдению законодательных норм, активно интересуются данной темой, в то время как сотрудники компаний, в которых нет таких требований, как правило, уделяют вопросам архивирования мало внимания или вообще игнорируют их. Однако такое резкое разделение постепенно отходит в прошлое, так как все больше руководителей осознают преимущества архивирования сообщений корпоративной электронной почты. Среди преимуществ можно выделить упрощение процессов, связанных с соблюдением нормативов, и повышение производительности работы конечных пользователей, которым удобно иметь под рукой сразу всю почту.

.

Нужно ли вам архивирование?

Первое, что следует решить, это нужно ли вам архивирование вообще. Некоторые компании обязаны по тем или иным причинам хранить архивы своих сообщений электронной почты. Например, компании, выполняющие финансовые операции, в большинстве стран обязаны архивировать по крайней мере часть электронной переписки, но многие предпочитают выходить за рамки основных требований, чтобы снизить риск ошибки.

Иногда организации принципиально не хотят использовать архивирование, не желая обслуживать корпоративные или сторонние хранилища ценной информации. В тех случаях, когда такие компании обязаны использовать архивирование по юридическим причинам, они жестко ограничивают содержание архивов, сроки их хранения и права на создание или изменение политик архивирования.

Большинство компаний предпочитают золотую середину. У них нет определенных юридических или нормативных требований к архивированию сообщений электронной почты. С другой стороны, такие компании могут архивировать сообщения для снижения стоимости услуг обмена сообщениями или обеспечения соответствия стандартам. Организации, относящиеся к этой группе, часто могут менять подход к архивированию, в зависимости от потребностей заинтересованных в нем лиц.

  • Сотрудников ИТ-подразделения прежде всего интересует сокращение расходов, а также вопросы управления данными и предоставления услуг. Если вас интересует, поможет ли архивирование продлить срок службы серверов, вы попадаете в эту категорию.
  • Бизнес-отделам важны прежде всего эффективность и производительность. Для них архивирование — это способ быстро восстанавливать необходимые данные.
  • Юристы должны следить за тем, чтобы организация и ее сотрудники не попали в тюрьму или на полосы газет. Они ждут от механизмов архивирования быстрого и точного реагирования на запросы по раскрытию документов, отсеивания ненужных данных и реализации политик, обеспечивающих точное выполнение поставленных требований.

Из-за частичного пересечения этих требований можно подумать, что выбор решения для архивирования не вызовет затруднений. На практике, как правило, администраторам Exchange предлагают выбрать решение, основанное на их собственном понимании требований, и это часто приводит к покупке неподходящего решения. Если архивирование значимо для вашего бизнеса, необходимо думать об этом как о долгосрочной стратегии, а не просто о покупке для галочки.

«За» и «против» локальных систем архивирования

Рынок локальных решений архивирования является развитым, поскольку решения архивирования существуют почти так же долго, как серверные системы электронной почты. На самом деле, рынок развился до такой степени, что само архивирование электронной почты является лишь небольшой частью функциональных возможностей большинства продуктов. Так, для продуктов архивирования обычным делом является предоставление средств для «втягивания» внутрь неструктурированных данных, таких как общие файлы и библиотеки Microsoft SharePoint, интеграция с системами управления судопроизводством, а также другие возможности, которые выходят за пределы основных функций архивирования и поиска электронных документов.

Основное преимущество локального архивирования заключается в том, что вы управляете абсолютно всем. Вы сами выбираете, что нужно архивировать, где хранится архив, кто имеет доступ к нему, и так далее. Однако, если с архивом возникнут проблемы, ответственность будет переложить не на кого. Кроме того, следует иметь в виду, что высокая степень контроля также требует профессиональной зрелости и большого опыта. Даже самая грамотная, самая легкая в использовании система отнимает у администратора некоторое время, а плохо спроектированная или сложная система потребует куда больше. Если у вас нет времени или не хватает знаний, необходимых для управления полномасштабной локальной системой архивирования, тогда хостинговое предложение может быть оптимальным вариантом.

Еще одним преимуществом локального архивирования является то, что локальные системы, как правило, имеют более широкую функциональность, чем хостинговые. Набор типов данных, которые локальные системы могут охватывать и которыми могут управлять, шире, чем у хостинговых систем, в связи с тем, что большинство организаций не заинтересованы в том, чтобы их данные были доступны извне для хостинговых средств архивирования. Кроме того, локальные системы обеспечивают более тесную интеграцию со всем разнообразием внутренних систем, а многие из них предоставляют и возможности пользовательской настройки. Так что, если вам нужно создать архив SharePoint, файлового сервера или других типов данных, за исключением электронной почты, вероятно, предпочтительно локальное решение.

Границы между «плюсами» и «минусами» локальных решений становятся более прозрачными, когда речь заходит о стоимости. Как правило, необходимо приобрести всю систему архивирования сразу, а это означает, что для большинства организаций расходы на архивирование первоначально проходят как капитальные затраты и не финансируются из оборотных средств. Потребность в приобретении необходимых услуг означает, что реализация пилотных проектов локальных систем будет несколько сложнее, ведь вы должны купить все основные компоненты до того, как получите хотя бы один архив почтового ящика, а это может быть серьезным препятствием для внедрения системы в случаях, когда вы точно не знаете, какой продукт архивирования будете развертывать.

Плюсы и минусы хостинговых систем архивирования

Все системы хостингового архивирования имеют несколько общих признаков. Так, они, как правило, предлагают тарифы вида «Оплата по мере использования». Это делает их привлекательными для клиентов, которым требуется возможность прогнозирования точных затрат на услуги, которые они используют. Имейте в виду, что хостинг-провайдер может изменить цены на услуги архивирования. Многие хостинг-провайдеры оценивают свои услуги в соответствии с объемом архивных данных, который вы храните, что, безусловно, представляется разумным, однако здесь важна способность точно оценить, сколько места для хранения вы будете использовать в течение срока действия контракта. Тем не менее этот недостаток невелик по сравнению с возможностью арендовать хранилище или подписаться на услуги именно на тот срок, в течение которого они будут необходимы.

Другой привлекательной особенностью хостинговых услуг архивирования является простота развертывания. Как правило, хостинговые архивы позволяют с течением времени пополнять их данными почтовых ящиков. Веб-системы архивирования позволяют задействовать возможности поиска в архиве и раскрытия информации пользователям без установки или настройки клиентского программного обеспечения, что является еще одним преимуществом.

Хостинговые системы возлагают бремя управления, технического обслуживания, контроля и обеспечения безопасности на поставщика услуг. Если вам требуется система архивирования, работающая по схеме «установить и забыть», хостинговые решения могут вам ее предоставить. Следует внимательно изучить соглашение об уровне обслуживания (SLA) провайдера архивирования и, конечно, отзывы клиентов о поставщике.

Архивирование в Exchange 2010

Рассматривая варианты локальных систем архивирования, не забывайте о встроенных функциях архивирования системы Exchange 2010. Хотя эти функции не являются идеальным решением для всех организаций, их цена входит в стоимость системы Exchange 2010 — таким образом, вы сможете решить некоторые задачи архивирования с минимальными дополнительными затратами.

Компания Microsoft широко рекламировала свою стратегию Software Plus Services (S+S) (программное обеспечение плюс услуги), но системы Exchange 2010 и Office 365 могут действительно служить отличным примером того, насколько эта стратегия оправдывает себя. Вы можете размещать почтовые ящики на собственных серверах Exchange и хранить архивы в хранилищах Exchange Online или наоборот. Вам предоставлена свобода в выборе подхода к управлению и обслуживанию почтовых ящиков, а также в выборе места хранения данных. Другие производители архивирования пока не могут соответствовать уровню, определенному тесной интеграцией между системой Exchange Online и локальными службами Exchange. Логично ожидать дальнейшего совершенствования интеграции этих услуг (наряду с другими компонентами Office 365).

Имейте в виду, однако, что механизмы архивирования в Exchange не обеспечивают всех возможностей, предоставляемых более сложными продуктами для архивирования. Достоинствами данного решения являются стоимость, интеграция (например, механизм поиска информации для раскрытия находится под контролем технологии управления доступом Exchange Role Based Access Control, RBAC) и простота развертывания. Если в вашей компании предъявляются строгие требования к процессам раскрытия информации, может оказаться, что решение от стороннего производителя, будь оно локальным или хостинговым, больше подходит для ваших нужд.

Факторы, которые необходимо учитывать

Принимая решение, какая система, хостинговая или локальная, лучше всего подходит для вашей среды, необходимо ответить на целый ряд вопросов. Следующие пять особенно важны.

  1. Зачем мне архивирование? Понима­ние связанных с бизнесом причин, лежащих в основе ваших требований к архивированию, имеет решающее значение для выбора верного сочетания продуктов и услуг. Если есть специальные законы или правила, которые необходимо выполнять, вы должны знать их. Юристы и менеджеры по продажам могут дать полную информацию по данному вопросу.
  2. Насколько просчитано развертывание? Есть ли у вас достоверная информация о том, какой объем данных необходимо заархивировать и насколько этот объем вырастет в будущем? Если эти цифры отсутствуют, стоит более пристально присмотреться к локальному решению с фиксированной стоимостью, но обладая более полной информацией, вы сможете принять оптимальное решение о подписке или аренде хостингового решения.
  3. Справлюсь ли я? Если ваша система архивирования используется чаще, чем ожидалось, или требует больше времени на администрирование, чем вы планировали, задумайтесь, хватит ли вам ресурсов, чтобы справиться с поставленными задачами.
  4. Насколько я доверяю своему поставщику архивирования? Рынок архивирования переживает период консолидации в течение двух или трех лет. Важно, чтобы история поддержки продуктов, «послужной список» поддержки новых версий Exchange и план действий по поддержке локальных, хостинговых и гибридных решений вашего поставщика услуг архивирования вас устраивали.
  5. Каким будет стратегический план? Другими словами, какой рост объема данных вы ожидаете для всех типов данных, требующих архивирования? Ожидаются ли изменения в бизнесе, такие как слияния, приобретения или выходы на новые рынки, что может изменить ваши потребности в архивировании? А что насчет обновлений и миграции Exchange? Ответ на последний вопрос позволит предусмотреть и другие факторы, которые могут повлиять на выбор продукта, подход к хранению или график развертывания.

Если вы не уверены в ответах на все эти вопросы, стоит задуматься над проведением «пилотного» развертывания системы архивирования, чтобы получить больше информации, необходимой для принятия обоснованного решения.

Будущее архивирования

Конкуренция между услугами хостингового и локального архивирования, несомненно, продолжится. Чтобы выбрать между хостинговым и локальным решением для архивирования электронной почты, вы должны понять требования, предъявляемые к механизмам архивирования, и сравнить, насколько каждый тип решения отвечает этим требованиям. Поскольку Microsoft начинает работу над преемником Exchange 2010, а компании — производители систем архивирования продолжают поглощать друг друга и объединяться, мы ожидаем увидеть значительные изменения в данной области в течение следующих двух или трех лет.

Поль Робишо (getting-started@robichaux.net) — старший системный архитектор компании EntireNet, имеет сертификаты MCSE и MCT

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF