Одна из самых важных возможностей, реализованных в Microsoft Exchange Server 2010, — использование персональных архивных почтовых ящиков (Personal Archive mailboxes). Средства архивирования для Exchange поставляются и многими сторонними производителями программного обеспечения. Эти решения используются уже много лет, и надо сказать, что зачастую они предоставляют потребителям более развитые возможности, нежели те, что система Exchange 2010 открывает перед ними в таких областях, как запрос данных, а также более сложные функции, обеспечивающие соответствие законодательным требованиям. Кроме того, решения от независимых производителей, как правило, позволяют архивировать не только данные Exchange, но и информацию из других источников, таких как Microsoft SharePoint, веб-сайты и файловые ресурсы. Наконец, решения от сторонних производителей выдержали испытание временем, и уже существуют досье с результатами их использования в реальных условиях эксплуатации, а также рекомендации потребителей по эффективному управлению ростом объема данных, связанных с Exchange, на протяжении длительного времени. Что же касается средств архивирования Exchange 2010, то они появились на рынке совсем недавно, и специалисты пока не смогли составить об этих средствах столь же ясное представление. Поскольку архивные почтовые ящики встроены в систему Exchange 2010, а пользовательский интерфейс, обеспечивающий доступ к архивам, реализован в последних версиях клиентов Microsoft, руководителей многих компаний — особенно тех, в которых средства архивирования доселе не применялись, — привлекает перспектива переноса информации из основных почтовых ящиков (то есть ящиков, применяемых для отправки и получения сообщений) в архивные, доступные в оперативном режиме. Такими почтовыми ящиками можно управлять с помощью других средств обеспечения соответствия требованиям, таких как политики хранения и средства поиска по нескольким почтовым ящикам. Я не могу назвать ни одной технологии, которую можно было бы внедрить в большой группе пользователей без более-менее детального планирования, а уж идея развертывания архивных почтовых ящиков без предварительного планирования и вовсе бесперспективна.

Как функционируют архивы

Активируя средства архивирования почтового ящика, вы тем самым предписываете системе Exchange создать второй почтовый ящик, который будет использоваться в качестве архива. Этот ящик можно хранить в той же базе данных почтовых ящиков, что и основной ящик, но можно определить его в другую базу данных (в системах Exchange 2010 SP1 и более новых версий). Кроме того, такой ящик можно разместить в «облаке» в домене Microsoft Office 365; для этого нужно установить комбинированное соединение, применяемое для связи развернутых внутри организации систем Exchange 2010 с офисными онлайн-решениями Office 365. Разделение основного и архивного почтовых ящиков открывает такие возможности в отношении организации работы, как формирование особых баз данных для хранения исключительно архивных почтовых ящиков (архивная база данных) или размещение архивных баз данных на выделенном сервере почтовых ящиков (архивный сервер). Каждый из названных подходов имеет свои достоинства и недостатки, но эта тема выходит за рамки данной статьи.

Архивный почтовый ящик — не более чем отдельный вид почтового ящика, хранящийся в базе данных почтовых ящиков. С папками и элементами архивного почтового ящика пользователь может работать точно так же, как если бы они находились в основном почтовом ящике. Пользователь воспринимает основной и архивный почтовые ящики как объекты, объединенные посредством глобального уникального идентификатора globally unique identifier (GUID), содержащегося в свойстве ArchiveMailboxGUID почтового ящика этого пользователя. Такие идентификаторы представляют собой 64-разрядные числа, которые ничего не значат для людей, работающих с системами. Но в данном случае они дают системе Exchange возможность обнаружить архив почтового ящика вне зависимости от того, в какой базе данных этот архив хранится. Определять, какие почтовые ящики в вашей организации имеют архивы, поможет то, что у почтовых ящиков с архивами в свойство ArchiveGUID введены соответствующие данные. Введите следующую команду, выявляющую все почтовые ящики, у которых ссылка на архив не имеет значения null:

Get-Mailbox -Filter {archivegUiD -ne $null}

Если мы посмотрим, какие имеющие отношение к архивам свойства почтовых ящиков предусмотрены в системе Exchange 2010 SP1, то обнаружим базу данных, содержащую интересующий нас архив (ArchiveDatabase), ее идентификатор GUID, имя архива, отображаемое клиентами, и квоты, применяемые для тех точек, по достижении которых Exchange выдает предупреждения о скором выходе на некоторое предельное значение (ArchiveWarningQuota), а также точек, после прохождения которых возможность хранения дополнительных данных в соответствующем архиве исключается (ArchiveQuota). Свойства ArchiveDomain и Archive

Status применяются лишь в тех случаях, когда архив хранится на сервере Exchange в «облаке», функционирующем на платформе Office 365.

Клиенты и архивы

Реализация почтовых ящиков в хранилище Exchange Store означает существенное обновление этого продукта. Поэтому неудивительно, что не все клиенты в состоянии обнаруживать наличие архива и не все они наделены пользовательским интерфейсом, необходимым для обеспечения взаимодействия пользователя с хранящимися в архиве данными, включая интерфейс для обнаружения политик хранения и тегов. В сущности, на момент выхода данной статьи полным набором функций оснащены только продукты Microsoft Outlook 2010 и Outlook Web App (OWA).

В декабре 2010 года корпорация Microsoft выпустила обновление для системы Outlook 2007 SP2, позволяющее клиенту Outlook 2007 обращаться к архивным почтовым ящикам. Этот код справляется со своей задачей, и архивные почтовые ящики отображаются, как и всякие прочие репозитории, такие как хранилище личных папок personal store (PST). Однако продукт Outlook 2007 не наделен возможностями пользовательского интерфейса, необходимыми для отображения таких данных, как политики хранения и теги; таким образом, некоторые важные функции скрыты от пользователя. Кроме того, Outlook 2007 не обеспечивает выполнения в автоматическом режиме операций поиска, охватывающих как основные, так и архивные почтовые ящики, столь же прозрачно, как это делает Outlook 2010. Дополнительную информацию можно найти в блоге разработчиков Exchange «Yes Virginia, there is Exchange 2010 archive support in Outlook 2007» по адресу blogs.technet.com/b/exchange/archive/2010/12/20/3411710.aspx.

Обратите внимание на компонент Autodiscover; он сообщает программе Outlook о наличии архивного почтового ящика как для версии Outlook 2010, так и для Outlook 2007. После того как вы активируете архивный почтовый ящик, Autodiscover обнаружит его присутствие в ходе следующего запуска Outlook, и этот архив будет автоматически внесен в список имеющихся репозиториев.

Кстати, ни Outlook for Mac 2011, ни любой из клиентов ActiveSync не обеспечивают доступа к архивным почтовым ящикам; возможно, все дело в том, что в число используемых в них интерфейсов прикладного программирования (Exchange Web Services и ActiveSync) пока не включены вызовы API для открытия архивных почтовых ящиков и управления ими. К этому следует добавить, что возможность обращения к архивным почтовым ящикам с помощью устройств BlackBerry не предусмотрена, поскольку BlackBerry Enterprise Server не обеспечивает такого доступа.

Более ранние версии Outlook пребывают в счастливом неведении относительно архивов, но они дают возможность обращаться к почтовым ящикам на сервере Exchange 2010. Клиенты POP3 и IMAP4 — не помощники в работе с архивами, поскольку эти интерфейсы не были приспособлены к функционированию в ситуации разделения ресурсов хранения данных между основными и архивными почтовыми ящиками.

На экране 1 показано, как веб-клиент Outlook представляет архив пользователю. В данном случае пользователь открыл архивную папку и знакомится с ее содержимым. Щелчком правой кнопки мыши открывается соответствующее меню, и на экране отображается политика хранения (Retention Policy), так что пользователь может выбрать один из тегов хранения и применить его к интересующему его элементу. Если бы элемент был открыт в основном почтовом ящике, пользователь мог бы также увидеть среди прочих пунктов меню политику архивирования (Archive Policy), которая позволяет применять теги, определяющие время переноса элементов в архивный почтовый ящик средствами системы Exchange.

 

Обращение к хранимым в архиве документам с помощью приложения Outlook Web App
Экран 1. Обращение к хранимым в архиве документам с помощью приложения Outlook Web App

Политика хранения, применяемая в Exchange по умолчанию

Когда пользователь активирует почтовый ящик с целью формирования архива, Exchange автоматически назначает этому ящику некоторую политику хранения — если такая политика еще не была ему назначена. Логика в данном случае состоит в том, чтобы предоставить владельцу почтового ящика возможность перемещения элементов в архив. Разработчики Exchange стремились максимально облегчить этот процесс, поэтому их решение снабдить пользователя набором тегов хранения и архивирования, позволяющих с большей легкостью управлять перемещением элементов в архив, вполне целесообразно. На экране 1 приводится наглядный пример того, как теги в политике отображаются средствами OWA.

Разработчики Exchange создали набор тегов и собрали их в политике Default Archive and Retention Policy, генерируемой в процессе установки Exchange 2010 SP1. Эта политика содержит личные теги, которые пользователи могут применять к элементам для их хранения в течение определенного периода времени, перед тем как помощник для управляемых папок Managed Folder Assistant переместит эти элементы в папку «элементы с возможностью восстановления» (Recoverable Items). Кроме того, данная политика содержит архивные теги, определяющие, когда элементы следует перемещать в архивный почтовый ящик.

В большинстве своем теги политики Default Archive and Retention Policy относятся к категории личных (на экране 2 они обозначены как Personal Tag). Применительно к Exchange это означает, что тег должен быть явным образом применен пользователем до того, как помощник Managed Fol­der Assis­tant выполнит действие, указанное в этом теге.

 

Теги политики Default Archive and Retention Policy
Экран 2. Теги политики Default Archive and Retention Policy

Теги имеют свойство Trigger ForRetention, которое определяет дату, используемую для расчета возраста того или иного элемента. Как правило, она исчисляется по дате первого поступления элемента в почтовый ящик; изменить ее нельзя.

Так, если вы выделите тег 6 Month Delete и назначите его тому или иному элементу, Managed Folder Assistant переместит этот элемент в папку Recoverable Items (действие DeleteAndAllowRecovery) по истечении 6 месяцев (период хранения) с момента первого его появления в почтовом ящике (TriggerForRetention = WhenDelivered). Сказанное справедливо и для такого архивного тега, как Personal 5 year move to archive. В этом случае Managed Folder Assistant переместит элемент в ту же папку архива по истечении 5 лет (период хранения). Периоды хранения всегда выражаются в днях, поэтому вместо 5 лет указывается 1825 дней.

Подсвеченный тег на экране 2 именуется Default 2 year move to archive; как мы видим, его можно применять ко всем прочим папкам в данном почтовом ящике. Это тег политики, применяемой по умолчанию, default policy tag (DPT). Иными словами, Managed Folder Assistant применяет этот тег ко всем элементам почтового ящика, за исключением тех, что управляются другими (более явно выраженными) тегами. Чуть позже мы вернемся к вопросу о том, каким образом DPT воздействует на соответствующий почтовый ящик; пока же достаточно сказать, что в большинстве случаев этот тег оказывает на почтовый ящик весьма значительное влияние. Отметим, что политика хранения может состоять из двух тегов DPT. Один из них определяет дату перемещения элемента в архив, а другой — дату перемещения элемента в папку Recoverable Items.

В списках системы Exchange Server 2010 RTM отображается аналогичная политика хранения при запуске составной команды Get-RetentionPolicy. Эта политика именуется Default Retention Policy. Различие между ней и соответствующей политикой обновления SP1 состоит в том, что последняя включает в себя архивные теги. При модернизации до уровня SP1 старая политика хранения не изменяется, ибо ее, возможно, применяли к почтовым ящикам. В таком случае удаление этой политики привело бы к аннулированию настроек сохранения пользовательских почтовых ящиков, что, разумеется, нежелательно. С другой стороны, и эту версию применяемой по умолчанию политики хранения нельзя считать оптимальной: она включает ограниченный набор тегов, так что, по-видимому, лучше всего заменить ее специально подготовленной политикой хранения, отражающей коммерческие потребности организации, или новой политикой по умолчанию, поставляемой в комплекте SP1.

В доменах Office 365 также применяется используемая по умолчанию политика архивирования и хранения Default MRM Policy. Она включает в себя тег Default 2 year move to archive, который применяется к пользовательским почтовым ящикам, оснащенным архивами. Почтовые ящики Office 365 определяются как архивные почтовые ящики по умолчанию, так что средства архивирования активируются немедленно. Обратите внимание на то, что разные планы Office 365 предусматривают различные квоты на архивирование. Так, ориентированный на профессионалов и малые предприятия план начального уровня Office 365 Plan P1 предполагает квоту на архивирование в 25 Гбайт.

Роль помощника для управляемых папок

Помощник Managed Folder Assistant должен обработать почтовый ящик еще до того, как пользователь сможет ознакомиться с результатами применения политики хранения; это касается и отображения политик хранения, а также тегов в пользовательских интерфейсах Outlook 2010 и OWA. Важно заблаговременно извещать пользователей о том, что помощник Managed Folder Assistant изменил содержимое почтового ящика, ибо пользователи наверняка запаникуют, если им покажется, что некоторые элементы утрачены.

Помощник для управляемых папок может сделать лишь то, что ему поручено, причем команды для него, как известно, поступают из тегов хранения, ассоциированных с элементами. Пользователи понимают, что Managed Folder Assistant обрабатывает тот или иной элемент в соответствии с тегом, который пользователь явным образом присвоил этому элементу. Если вы, к примеру, выбрали элемент и с помощью тега определили, что он должен храниться в течение года, вы исходите из того, что на протяжении этого года с элементом ничего не случится. Но в случае, когда Managed Folder Assistant обрабатывает элементы в соответствии с тегом политики DPT (если таковой задан для политики хранения), положение становится непонятным. Помните: тег DPT определяет, что именно произойдет с любым элементом почтового ящика, который на данный момент не контролируется с помощью другого тега. Так что, если в соответствии с примененным к почтовому ящику принимаемым по умолчанию тегом политики хранения некоторые элементы должны быть удалены или архивированы по истечении заданного периода времени, так оно и случится.

В теге DPT политики Default Archive and Retention Policy указывается, что элементы перемещаются в архивный почтовый ящик через два года (730 дней). В большинстве почтовых ящиков хранятся элементы старше двух лет. Из этого следует, что после применения политики к почтовому ящику помощнику Managed Folder Assistant приходится выполнять определенную работу. В данном случае помощник проверяет почтовый ящик на наличие элементов старше двух лет, не управляемых с помощью других тегов, и перемещает такие элементы в эквивалентную папку архивного почтового ящика. Это строго соответствует требованиям логики в контексте компьютерной науки, но необъяснимо с точки зрения большинства пользователей. Итак, если с самого начала вы не расскажете пользователям о том, что должно произойти, они сочтут, что элементы исчезли из их почтового ящика. Им и в голову не придет заглянуть в архив, куда Managed Folder Assistant исправно переместил недостающие данные.

Конечно, имеются и другие последствия. У всех, кто работает с программой Outlook в режиме Cached Exchange Mode, вошло в привычку иметь дело с репликами всех папок серверных почтовых ящиков, содержащихся в OST и потому доступных даже в тех случаях, когда нет возможности подключиться к серверу Exchange по сетевым каналам связи. Однако элементы в архивных папках не синхронизируются до уровня OST и потому недоступны при работе пользователя в автономном режиме. Опять-таки, все логично: архивы задумываются как хранилища информации, к которой обращаются не так уж часто, однако пользователь, который только что потерял доступ к своим данным, скорее всего, смотрит на вещи несколько иначе.

Кроме того, важно понимать, что тег DPT оказывает на почтовый ящик постоянное влияние. Он будет применяться системой Exchange ко всем новым элементам, попадающим в почтовый ящик вне зависимости от того, «по какой линии» они туда поступили — как новые сообщения или как элементы, импортированные в почтовый ящик из PST.

Нагрузка на серверы почтовых ящиков

В случае применения политик хранения к почтовым ящикам на помощника по управляемым папкам Managed Folder Assistant, обрабатывающего хранящиеся в них элементы, может быть возложен большой объем работ — особенно если ему придется перемещать элементы из одной базы данных в другую (например, в ситуации, когда основной почтовый ящик размещается в одной базе данных, а архивный — в другой). Для администратора не составит труда запустить команду, которая применит политику хранения к целой группе почтовых ящиков. Так, следующая команда создает список почтовых ящиков, находящихся в заданной базе данных, а затем применяет к этим ящикам некоторую политику хранения:

get-Mailbox -Database 'DB1' |
   Set-Mailbox -retentionPolicy
   ‘Management retention Policy’

Эта команда выполняется за несколько секунд, даже если ей приходится обрабатывать при этом сотни почтовых ящиков. Для сравнения отметим: чтобы обработать все эти почтовые ящики, помощнику Managed Folder Assistant придется напрячь все свои силы и проделать большую работу. Кстати, в системе Exchange 2010 SP1 эта программа обрабатывает почтовые ящики с большей эффективностью, поскольку в автоматическом режиме обеспечивает распределение работы по всему дню — в отличие от систем Exchange 2010 RTM и Exchange Server 2007, ограничивающих время действия помощника рамками выделенного «окна».

Ранее для программы Managed Folder Assistant выделялся фиксированный временной период, в пределах которого она могла обрабатывать почтовые ящики. Случалось, что за это время обработать все почтовые ящики не удавалось, и тогда пользователи получали непоследовательные результаты. Разработчики Exchange 2010 SP1 использовали концепцию рабочих циклов, позволяющую задавать компонентам Exchange объемы работ, которые необходимо выполнить за определенный срок. При этом решение вопроса о том, как наилучшим образом выполнить поставленную задачу за указанное время, возлагается на систему Exchange. В случае с Managed Folder Assistant рабочий цикл составляет 1 день; иначе говоря, ожидается, что в течение дня программа обработает каждый почтовый ящик на сервере, по крайней мере один раз. В сущности это означает, что Managed Folder Assistant может активно работать на протяжении суток, но будет автоматически «сбрасывать газ» в случае большой нагрузки на сервер, чтобы не подрывать способность последнего удовлетворять потребности пользователей. Любопытно, что для помощника по управляемым папкам на серверах Office 365 Microsoft предлагает другой рабочий цикл: в этом случае почтовые ящики следует обрабатывать раз в неделю.

Но даже при использовании более эффективного рабочего цикла требуется выполнить немалый объем работ, чтобы обнаружить элементы, управляемые средствами данной политики, и применить к ним действия, определенные в тегах сохранения. Рассмотрим такой пример. Допустим, мы применили политику Default Archive and Retention Policy к 500 почтовым ящикам и в каждом почтовом ящике содержится 2000 элементов старше двух лет. После этого помощник Managed Folder Assistant должен будет обработать 100 тыс. элементов и переместить их в архив.

Обработка 100 тыс. элементов — процесс, который не может завершиться мгновенно, и надо отметить, что при этом потребляется существенная доля ресурсов процессора, а также ресурсов подсистемы ввода-вывода как сервера почтовых ящиков, на котором размещаются ящики пользователей, так и всех прочих серверов, которые связаны с данным процессом (например, серверов, где хранятся содержащие архивные почтовые ящики базы данных). Поскольку системы Exchange 2010 выполняются на высококлассных многоядерных серверах, а активность программы Managed Folder Assistant регулируется в автоматическом режиме, трудно с большей точностью судить о рабочей нагрузке на том или ином сервере. Тем не менее можно с уверенностью сказать, что когда помощнику Managed Folder Assistant предстоит в первый раз обработать большое количество почтовых ящиков, это может привести к импульсному повышению потребности в ресурсах. Но вы, возможно, и не заметите этого повышения интенсивности потребления, если данная операция осуществляется в ночное время, когда серверы не слишком загружены выполнением других задач. Если вы запускаете копии реплицированных баз данных внутри группы доступности базы данных (database availability group, DAG), в этом случае при репликации и воспроизведении журналов транзакций, включающих транзакции, которые были сгенерированы программой Managed Folder Assistant на серверах, содержащих копии соответствующих баз данных, будут потребляться дополнительные ресурсы.

Обработка более старых элементов

А теперь еще об одном обстоятельстве, неизвестном пользователям. Программа Managed Folder Assistant применяет политику хранения ко всем элементам, содержащимся в почтовом ящике. И вновь речь идет об абсолютно обоснованном, логичном решении, ведь просто нет смысла назначать почтовому ящику политику хранения, если Exchange не сможет обеспечить обязательное выполнение своих директив. В большинстве случаев, поскольку в теге DPT обычно указывается довольно длительный период хранения (два года и более), этот тег не должен немедленно воздействовать на элементы, такие как новые сообщения, поступающие в пользовательскую папку «Входящие». Обратный отсчет периода хранения начинается сразу же после создания системой Exchange элементов в почтовом ящике, и тег DPT в конечном итоге позаботится о перемещении элементов в архив или в папку Recoverable Items, но лишь по истечении срока хранения. Однако ситуация становится более интересной при появлении на сцене старых элементов.

Сегодня более старые элементы могут храниться в личных папках. В моих личных папках хранятся элементы, созданные еще в исходной версии Exchange Server 4.0, выпущенной в 1996 году. Не знаю, чем объяснить это обстоятельство — разве что собственной ленью. Но как бы то ни было, факт остается фактом: типичный пользователь неважно справляется с задачей удаления из системы старых элементов (именно по этой причине существует потребность в тех средствах автоматической очистки почтовых ящиков, которые мы можем реализовать посредством политик хранения). Пользователи — истинные Плюшкины, и в их личных папках хранится множество элементов, которые, по-видимому, никогда им не понадобятся и уж наверняка не должны занимать ценное дисковое пространство в рабочих базах данных.

После того как вы импортируете данные из личной папки в основной или в архивный почтовый ящик, Managed Folder Assistant проверит импортированные элементы, когда займется обработкой почтового ящика в следующий раз. Вполне вероятно, эта программа обнаружит, что немалую долю среди них составляют элементы, срок хранения которых меньше, чем указано в теге DPT, и потому Managed Folder Assistant выполнит действие, предусмотренное для такого случая в DPT. Таким образом, легко представить ситуацию, в которой происходит следующее.

  1. Компания приходит к заключению, что личными папками трудно управлять и что необходимо создать проект для импорта данных из личных папок в почтовые ящики (основные или архивные) Exchange 2010, чтобы все данные компании были доступны для операций поиска обнаружением, охватывающих несколько почтовых ящиков. Аналогичный подход можно применить в ситуации, когда администраторы компании принимают решение перенести данные из архивной системы от стороннего производителя, эксплуатировавшейся с предшествующей версией Exchange. Учитывая, что система Exchange 2010 не наделена средствами миграции, обеспечивающими захват данных из архивов сторонних производителей, вам, вероятно, придется осуществлять миграцию в два этапа: сначала переместить данные из архива стороннего производителя в личные папки и затем импортировать их из личных папок в Exchange 2010. Такие компании, как TransVault Software (www.transvault.com) и Sherpa Software (www.sherpasoftware.com), поставляют продукты собственной разработки, обеспечивающие перемещение элементов из различных архивов в Exchange. Некоторые средства архивирования сжимают данные, поэтому весьма вероятно, что для оценки объема дискового пространства, необходимого для хранения информации, которая перемещается из архива стороннего производителя в систему Exchange 2010 SP1, нужно будет провести тщательные расчеты.
  2. Администраторы продолжают собирать личные папки пользователей и импортировать данные с помощью составной команды New-MailboxImportRequest, реализованной в системе Exchange 2010 SP1. Отметим, что эту операцию следует проводить лишь после тщательного планирования, так как при осуществлении импорта серверы почтовых ящиков будут подвергаться серьезным нагрузкам. Кроме того, стоит отметить, что данные можно импортировать непосредственно в архивный почтовый ящик с помощью команды New-MailboxImportRequest; в предварительном «перегоне» этих данных через основной почтовый ящик пользователя нет необходимости. Опять-таки нужно сказать, что сторонние производители программных средств предлагают решения, которые помогут обнаружить и перенести содержимое личной папки в Exchange 2010. Представители Microsoft пообещали разработать средство захвата содержимого личных папок (см. статью «Coming Soon: PST Capture Tool» в блоге команды разработчиков Exchange в Internet по адресу blogs.technet.com/b/exchange/archive/2011/07/05/coming-soon-pst-capture-tool.aspx). Однако это средство еще не реализовано — пока нет и бета-версии, и, даже когда оно станет общедоступным, вполне вероятно, что благодаря своему опыту в этой сфере сторонние производители программного обеспечения будут по-прежнему поставлять более эффективные решения. Здесь были бы полезными такие функции, как обнаружение личных папок на дисках ноутбуков, автоматическое удаление личных папок и блокировка после импорта их содержимого, а также импорт под управлением политик (например, импорт сведений не более чем трехлетней давности и удаление всех прочих обнаруженных в личных папках данных, за исключением заранее указанных папок).
  3. Пользователи с удовлетворением обнаруживают данные, хранившиеся ранее в их личных папках, в оперативных почтовых ящиках.
  4. При запуске помощника Managed Folder Assistant программа обрабатывает почтовые ящики пользователей и обнаруживает все элементы, импортированные из личных папок. Выясняется, что эти элементы существуют дольше, чем предусматривает срок хранения, указанный в теге DPT, и, в зависимости от того, где именно хранится данный элемент (в основном или в архивном почтовом ящике), а также в соответствии с действием, предусмотренным на этот случай тегом DPT, помощник Managed Folder Assistant перемещает данный элемент в папку Recoverable Items или в архивный почтовый ящик.
  5. Теперь пользователи обнаруживают, что часть их данных из личных папок исчезла из тех каталогов, куда эти данные были перенесены при импортировании. Пользователи обращаются в службу поддержки с вопросом: что там у вас творится?

Чтобы получить точное представление о том, что происходит с элементами после их импорта, и как могут пользователи воспринимать последствия, необходимо провести тщательное планирование. Разобравшись с потоком данных, вы сможете выразить этот процесс в терминах, понятных для пользователей, а также объяснить им происходящее заранее и в позитивном ключе.

Успешное развертывание

Тем, кто хочет добиться успеха в развертывании архивных почтовых ящиков в системе Exchange 2010 SP1, следует принять во внимание несколько факторов.

  1. Удостоверьтесь в том, что архивные почтовые ящики удовлетворяют коммерческие потребности вашей организации. Ведь если технология не помогает в решении бизнес-задач, нет смысла ее развертывать. Помните, что для реализации архивов вам потребуются лицензии клиентского доступа уровня предприятия enterprise CAL, (eCAL); обязательно примите в расчет затраты на их получение, если, конечно, вы еще не используете эти лицензии для других целей.
  2. Определите почтовые ящики, которые будут оснащены средствами архивирования.
  3. Определите, будут ли архивные почтовые ящики размещаться в тех же базах данных, что и соответствующие основные ящики.
  4. Определите, какие политики хранения будут применяться внутри вашей организации и какие политики будут ассоциироваться с различными группами пользователей. Полезно начать с назначения почтовым ящикам политик хранения и только после этого оснащать их функциями архивирования; в этом случае Exchange не будет автоматически применять к почтовым ящикам политику Default Archive and Retention Policy.
  5. Задолго до применения политик хранения сообщите сотрудникам, которые являются владельцами почтовых ящиков, какими будут последствия применения этих политики (скажем, когда элементы будут перемещены в папку Recoverable Items). Расскажите пользователям о личных тегах и о том, каким образом они могут отменять инструкции DPT, применяя личные теги к отдельным элементам, папкам или к беседам.
  6. Позаботьтесь о том, чтобы у пользователей, которых затронут нововведения, были клиенты, способные обнаруживать теги сохранения и архивации. Клиент Outlook 2010 — оптимальный выбор, OWA — приемлемый вариант, клиентом Outlook 2007 можно пользоваться, но с ограничениями.
  7. За неделю до дня реализации напомните пользователям о политиках хранения и о том, как они влияют на работу почтовых ящиков.
  8. За день до реализации разошлите пользователям электронные письма с извещением о том, что после запуска помощника Managed Folder Assistant, который будет обрабатывать их почтовые ящики, некоторые элементы последних, возможно, будут перемещены в архив. Не упоминайте при этом о Managed Folder Assistant; расскажите пользователям о предстоящих изменениях в терминах, которые будут им понятны. Разъясните пользователям, как следует извлекать элементы из архива, и покажите, насколько проста процедура перемещения элементов из основного почтового ящика в архивный и обратно. Доведите до их сведения, что хранящиеся в архиве элементы недоступны при работе в автономном режиме.
  9. На следующий день после реализации позаботьтесь о том, чтобы справочное бюро было готово отвечать на обращения пользователей, полагающих, что их данные утеряны. Подготовьте для сотрудников службы поддержки две-три шпаргалки для бесед с пользователями, в которых речь пойдет о том, как отыскивать данные в архиве, как возвращать их в почтовый ящик и оснащать соответствующим личным тегом, который заблокирует попытки Managed Folder Assistant вновь переместить эти данные в архив.
  10. Как следует отдохните — вы это заслужили! — и подготовьтесь к работе со следующей группой пользователей.

Как важно быть готовым

Архивные почтовые ящики — великолепное новое средство, реализованное в системе Exchange 2010. Но, как и в случае со многими другими новыми средствами, мы должны понимать, что из самого факта появления новой технологии отнюдь не следует, будто мы можем просто развернуть ее, не переключая свой мозг с «нейтральной передачи». Не пожалейте времени на тщательное планирование — и вы сможете перейти к работе с архивными почтовыми ящиками, отделавшись при этом, что называется, легким испугом.

Тони Редмонд (exchguru@windowsitpro.com) — редактор журнала Windows IT Pro, старший технический редактор Exchange & Outlook Administrator, вице-президент и главный технолог HP Services

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF