. Но эти два продукта, несомненно, проектировались в рамках принятой в Microsoft концепции better together («лучше вместе»): Outlook, первоклассный клиент Exchange, раскрывает свои уникальные возможности только при использовании в сочетании с Exchange.

На протяжении многих лет предлагаемые изготовителем обновления давали потребителям то более весомые, то менее значительные преимущества. Но базовый принцип оставался неизменным: содержание обновления полностью определяется корпорацией Microsoft. В этом смысле сочетание Exchange 2010 и Outlook 2010 не является исключением. В продукт Outlook 2010 было внесено множество изменений; некоторые из них «привязаны» к Exchange 2010, другие реализованы автономно. Если не вдаваться в подробности, то усовершенствования, внесенные в Outlook 2010, можно разделить на несколько категорий.

  • Усовершенствованы эксплуатационные характеристики, в частности резко повышена производительность при запуске и завершении работы с Outlook, а также осуществлен ряд давно ожидаемых улучшений в реализации Outlook IMAP, способствующих повышению стабильности.
  • Прекращена поддержка таких функций, как средства для работы с файлами ANSI OST, возможность подключения к серверам почтовых ящиков Exchange 2000 и добавление к сообщениям автоматических отметок.
  • Добавлены новые функции, выполняющиеся при взаимодействии с любой версией Exchang.
  • Добавлены новые функции, выполняющиеся при взаимодействии с Exchange 2010.

Функции, относящиеся к первым двум категориям, представляют несомненный интерес, но разобрать подробнее стоит прежде всего впервые реализованные функции.

Новые средства Outlook 2010

При описании некоторых версий продуктов Microsoft трудно выделить какую-то одну наиболее интересную функцию — слишком широк выбор новых возможностей. Outlook 2010 — яркое тому подтверждение, поскольку в этом продукте реализовано множество замечательных новых средств.

Начнем с возможности, которую пользователи систем Mac, работающие с приложением Entourage, применяют уже давно. Это возможность работать с несколькими учетными записями Exchange из одного профиля. Такая функция может потребоваться не каждому. Но если вы, скажем, работаете консультантом, которому нужно обращаться как к почтовой системе своей компании, так и к почтовой системе клиента, такая функция незаменима. Протокол IMAP просто не в состоянии обеспечивать такую же эффективность (будь то в Outlook или в какой-либо иной программе), как Exchange в сочетании с Outlook. Это со всей очевидностью демонстрирует приложение Outlook, позволяющее формировать в одном профиле до 15 учетных записей Exchange. Указанные учетные записи имеют полный доступ ко всем возможностям Exchange, включая папки общего пользования, папки поиска и делегирование доступа. Администраторы могут блокировать попытки пользователей копировать сообщения с одной учетной записи на другую с помощью нового подраздела реестра HKCU\Software\Microsoft\Office\14\Outlook\DisableCrossAccount

Copy. Если вы укажете основной домен SMTP, который намереваетесь защищать, Outlook лишит пользователей возможности копировать сообщения из папок данной учетной записи в любые другие указанные учетные записи (или в файлы .pst).

Теперь о ведении календаря. Средствам ведения календаря разработчики данной версии уделили значительное внимание. В новом вертикальном представлении расписания календари нескольких пользователей отображаются в виде большой таблицы. Для каждого пользователя выделяется своя строка, а каждому часу соответствует столбец. Благодаря такой ориентации не составляет труда определить, кто из пользователей свободен и в какое время. С этим связано и другое усовершенствование: пользователю, работающему с учетной записью Exchange, Outlook предоставляет возможность увидеть календари своего менеджера, коллег и непосредственных подчиненных, как они определены в Active Directory (AD).

Далее, изменился процесс управления цепочкой сообщений, или беседами. Позитивных оценок по праву удостоились реализованные в версии Outlook 2010 усовершенствованные средства «управления вниманием», которые специалисты Microsoft объединяют в категорию действий по управлению цепочкой сообщений — беседами. Особого внимания заслуживает кнопка Ignore (ее сравнивают с кнопкой mute в системах обработки электронной почты) и возможность удаления избыточных сообщений из длинных цепочек с помощью команды Clean Up.

Функция Ignore выполняется на базе новой функции Outlook: conversation actions (действия по управлению цепочкой сообщений). Таких действий три: Ignore, Move и Categorize. Действия по управлению цепочкой сообщений хранятся в скрытой папке Conversation Action Settings, расположенной в корневом каталоге соответствующего почтового ящика. Каждая беседа, которой назначено то или иное действие, представлена записью в этой папке. Вы можете просмотреть указанные записи с помощью интерфейса MFCMAPI. В отличие от правил, применяемых на серверной или клиентской стороне, к тому или иному потоку сообщений может быть применено не более одного действия по управлению цепочкой сообщений. Дело в том, что эти действия привязаны к уникальному идентификатору, генерируемому на сервере для каждого потока. Действия по управлению цепочкой сообщений могут быть удалены сервером в автоматическом режиме по истечении заранее заданного времени.

Когда пользователь помечает ту или иную беседу нажатием кнопки Ignore, сообщения в этом потоке автоматически перемещаются сервером в папку Deleted Items. Вы можете открыть проигнорированное сообщение в папке Deleted Items, а затем, вновь нажав кнопку Ignore, отменить выбор. В результате данное действие по управлению цепочкой сообщений будет отменено, и соответствующий поток не будет более игнорироваться.

Команда Clean Up, напротив, прекрасно выполняется в любой учетной записи Outlook, даже в учетной записи IMAP. Поэтому ее удобно применять при использовании любой учетной записи, на которую поступает множество сообщений. Когда пользователь удаляет содержимое того или иного диалога или папки, клиент Outlook выявляет сообщения с идентичным контентом. Рассмотрим такой пример. Алиса направляет сообщение Бобу и Кэрол. Боб отвечает ей сразу, затем Кэрол отвечает на ответ Боба. Так вот, Outlook может без риска удалить сообщение Боба, так как его содержимое включено в ответ Кэрол.

Еще одно нововведение Outlook — функции Quick Steps (быстрые действия), позволяющие выполнять повторяющиеся операции одним щелчком мышью. Скажем, вы можете настроить функцию Quick Step таким образом, чтобы она перемещала сообщения в ту или иную часто используемую папку. У меня, например, функции Quick Steps связаны с папками «заказы в процессе обработки» и «путешествия». Кстати, вы можете создавать функции Quick Steps для выполнения более сложных действий. Так, я создал функцию, которая помечает выделенное сообщение как предназначенное для чтения, перемещает его в папку, которую я назвал Action, переводит сообщение в ту или иную категорию и выставляет для него флаг — когда именно нужно предпринять следующее действие. Для создания собственной функции Quick Step выполните следующие операции:

  1. Запустите программу Outlook 2010. На вкладке Home откройте диалоговое окно щелчком в правом нижнем углу группы Quick Steps.
  2. Нажмите кнопку New, а затем кнопку Custom.
  3. В окне Name введите имя новой функции Quick Step.
  4. Щелкните на указывающей вниз стрелке Choose an Action, а затем на элементе Move to Folder.
  5. В появившемся на экране окне щелкните на указывающей вниз стрелке Choose folder и выделите целевую папку.
  6. Щелкните на элементе Add Action, а затем в списке Actions выберите пункт Flag Message. Можете выбрать время действия флага по своему усмотрению; я выбираю параметр No Date.
  7. Щелкните на элементе Add Action и далее в списке Actions выберите пункт Categorize Message. Можете выбрать любую категорию; если же вы хотите каждый раз получать приглашение, выберите пункт Always ask for category. Если хотите, можете выбрать «быструю клавишу» и ввести текст всплывающей подсказки в разделе Optional.
  8. Нажмите кнопку ОК.

Заполненное пользователем диалоговое окно Quick Steps показано на экране 1.

 

Экран 1. Анатомия функции Quick Step

Функциям Quick Steps можно назначать «клавиши быстрого вызова», поэтому не будет ничего удивительного в том, что эта функция сама по себе окажется в числе наиболее часто используемых вами средств. Она упрощает сортировку по степени срочности больших объемов почтовых сообщений.

Так же, как и настройки действий по управлению цепочками сообщений, Quick Steps хранятся в форме списка команд в одной из скрытых папок почтового ящика. В данном случае речь идет о папке Quick Step Settings.

Изменения внесены и в механизм функционирования списка адресатов AutoComplete. В предыдущих версиях Outlook использовались хранящиеся на клиентских системах файлы .nk2, уникальные для каждого компьютера. Такой файл содержит почтовый адрес и имена людей, которым пользователь адресует свои сообщения.

В версии Outlook 2010 эти адреса хранятся в каталоге Suggested Contacts, который представляет собой новую папку контактов; она создается автоматически наряду с обычной папкой почтового ящика Contacts.

С одной стороны, эта новая функция производит приятное впечатление и приносит ощутимую пользу, но, с другой — такая педантичность раздражает. Конечно, всегда полезно иметь под рукой постоянный набор данных по адресам; в этом случае, где бы вы ни находились, у вас постоянно будет возможность заглянуть в список адресов и выбрать нужный. Но все дело в том, что Outlook услужливо добавляет в этот список каждого получателя, которому вы направляете свое сообщение, даже если речь идет о просьбе исключить вас из числа подписчиков какой-нибудь услуги, об ответе на реплику в форуме или о письме по случайному адресу, который вам совсем не нужно сохранять. Это обстоятельство особенно досаждает пользователям устройств iPhone и iPad, ибо почтовый клиент компании Apple не дает им возможности игнорировать содержимое папки Suggested Contacts. Эту функцию можно отключить, сбросив флажок Automatically create Outlook contacts for recipients that do not belong to an Outlook Address Book в разделе Contacts параметров Outlook.

При первом запуске клиента Outlook 2010 программа в автоматическом режиме пытается загрузить в папку Suggested Contacts существующий файл .nk2. Но эта процедура может завершиться успешно лишь в том случае, если ваш файл .nk2 имеет то же имя, что и используемый вами профиль Outlook. Файл .nk2 можно загружать и вручную, но предварительно его следует переименовать так, чтобы имя этого файла было идентично имени профиля Outlook. Затем необходимо выполнить следующую команду:

outlook.exe/importnk2.

Единственный недостаток данной функции состоит в том, что Outlook 2007 и более ранние версии продукта не распознают присутствия на серверной стороне списка AutoComplete и потому продолжают использовать файлы .nk2.

Давно известная проблема, досаждающая многим администраторам Exchange, сводится к тому, что программу Outlook трудно (а то и невозможно) безопасно запускать на серверах Exchange. Для функционирования этих продуктов требуются разные (причем несовместимые друг с другом) версии интерфейсов MAPI. Установка необходимых библиотек DLL в нужных местах — задача не из легких. В процессе ее решения часто возникают ошибки. В прежние времена для управления профилем MAPI на сервере Exchange можно было использовать клиент Exchange. Но устанавливать на этом сервере Outlook было или неразумно или попросту невозможно. Фактически, если вы работаете с Exchange 2010 RTM, вам приходится задействовать Outlook 2010 для экспорта и импорта почтовых сообщений в файлы .pst, а также для импорта и экспорта почтовых ящиков. Однако с появлением пакета Exchange 2010 SP1 механизм импорта и экспорта почтовых ящиков радикальным образом изменился. Установка на сервере продукта Outlook уже не является обязательной, так что данная функция становится не столь ценной. В любом случае администраторам не рекомендуется читать почтовые сообщения (и отвечать на них) на сервере Exchange из-за опасности подвергнуться воздействию вредоносных программных средств. Если же вам все-таки приходится читать почту непосредственно на сервере, выход из положения состоит в использовании веб-клиента OWA.

Outlook 2010 выпускается и в 64-разрядной версии — как, впрочем, и все остальные продукты комплекта Office 2010. Но я пока что не рекомендую пользователям устанавливать эту версию, поскольку подавляющее большинство дополнительных модулей Outlook до сих пор производится только в 32-разрядном формате, то есть не может выполняться в 64-разрядной среде. Кроме того, переход на 64-разрядную адресацию не дает пользователям Outlook реальных преимуществ в том, что касается быстродействия и масштабируемости (при том, что пользователи собственно Exchange получают такие преимущества).

Хочу упомянуть еще об одной не имеющей отношения к Exchange 2010 функции. Вполне возможно, что вы с ней уже знакомы, хотя и не знаете, что она представляет собой некое нововведение. Пользователи, располагающие фотографиями, могут отображать их средствами Outlook 2010. Снимки могут храниться вместе с данными об индивидуальных контактах в папках Contacts. Если к объекту AD user вы добавите атрибут thumbnailPhoto, Outlook будет отображать этот снимок вместе с сообщениями, получаемыми от данного пользователя.

При использовании этой функции следует принимать во внимание множество различных обстоятельств. Главное из них состоит в том, что при добавлении фотографий в глобальный список адресов размер соответствующего файла существенно увеличивается. Как правило, размер фотографии составляет от 9 до 15 Кбайт; если глобальный список адресов, с которым вы работаете, достаточно велик, умножьте этот показатель на 10000, и вы поймете, о каких размерах файлов идет речь. Exchange 2010 позволяет добавлять эти снимки в автономную адресную книгу. Отсюда Outlook 2010 может извлекать их при работе в кэшированном режиме; таким образом, фотографиями можно пользоваться даже в ситуации, когда пользователь Outlook работает автономно. Однако надо иметь в виду, что продукты Outlook 2007, OWA 2007, OWA 2010, а также клиенты версии Entourage вообще не отображают эти фотографии.

Новые функции на базе Exchange 2010

Средства, о которых я говорил до сих пор, функционируют при использовании любой учетной записи, которую вы можете создать. Но в продукте Outlook 2010 реализовано еще несколько функций, выполняемых только во взаимодействии с почтовым ящиком Exchange 2010.

MailTips. Начнем с подсказок MailTips. Это одно из тех средств, познакомившись с которыми мы невольно восклицаем: «Ну как же я сам до этого не додумался?» Идея проста. В определенных условиях — например, когда вы адресуете сообщение членам большой группы рассылки, — сервер клиентского доступа Exchange выдает предупреждение. Outlook 2010 и OWA 2010 отображают сообщения MailTips, с тем, чтобы вы не тратили понапрасну время или не попали в неловкое положение. Пример: вы составляете сообщение для сотрудника, покинувшего рабочее место. Разумеется, вы узнаете об этом, когда сообщение будет доставлено и вам в ответ будет направлено сообщение «такого-то нет на месте», — это если перед уходом адресат не забыл активировать функцию out of office. Но если вы воспользуетесь подсказкой MailTips, то при составлении письма отсутствующему на рабочем месте сотруднику сразу же будете извещены о его отсутствии. В результате вы направите сообщение человеку, который наверняка сможет выполнить вашу просьбу.

Подсказки MailTips могут, к примеру, предупредить вас о получателях, чьи почтовые ящики переполнены, о внешних получателях, которых вы по ошибке включили в сообщения, или о том, что вы попытались выполнить действие «ответить всем», прочитав сообщение, полученное вами в формате скрытой копии. Если читать описание этой функции на бумаге, она вполне может показаться не столь уж привлекательной, но тем, кому доведется вернуться к работе с не поддерживающим данную функцию клиентом, наверняка будет ее не хватать. Пользователь может определять настраиваемые подсказки MailTips для индивидуальных почтовых ящиков, однако возможность расширить эти подсказки для создания новых типов MailTips не предусмотрена. Надеюсь, что в дальнейшем будет создан дополнительный модуль для Outlook 2007, обеспечивающий отображение подсказок. С информацией по MailTips можно ознакомиться на сервере клиентского доступа Exchange 2010, так что эта задача вполне осуществима.

Предварительный просмотр голосовых сообщений. В версии Exchange 2010 реализован ряд важных усовершенствований набора функций системы объединенных коммуникаций unified messaging (UM). Приведу в качестве примера новую функцию Voice Mail Preview, которая с удивительной точностью преобразует в текст сообщения голосовой почты. Хотя порой все же приходится удивляться тому, какой текст предлагает модуль транскрипции! Полный список поддерживаемых языков можно найти в статье «Understanding Unified Messaging Languages», опубликованной по адресу technet.microsoft.com/en-us/library/bb124728 (EXCHG.140).aspx.

Exchange также предусматривает использование правил ответа на вызовы, реализующих тот же механизм функционирования, что и правила обработки почты Outlook (экран 2). В версии Outlook 2010 предусмотрен пользовательский интерфейс, обеспечивающий корректное отображение этими средствами транскрипций Voice Mail Preview. В результате пользователь получает возможность редактирования правил ответа на вызовы, хотя интерфейс для управления данными правилами фактически реализован на сервере клиентского доступа Exchange 2010. Аналогичным образом Outlook 2010 обеспечивает поддержку защищенной голосовой почты. Воспользовавшись этой функцией Exchange 2010, вызывающие абоненты могут относить к категории конфиденциальных любые оставляемые ими сообщения. Сервер UM шифрует конфиденциальные сообщения с помощью службы AD управления правами Windows (AD Rights Management Services, AD RMS). Эти сообщения можно воспроизвести только с помощью Outlook 2010 или Outlook Voice Access; ни одна из программ не позволяет перенаправлять конфиденциальные сообщения другим адресатам. При необходимости конфиденциальные голосовые сообщения, как и иные сообщения AD RMS, могут быть извлечены.

 

Экран 2. Диалоговое окно нового правила ответа на персональные вызовы

Персональный архив. Реализованная в системе Exchange 2010 функция Personal Archive — еще один сигнал, демонстрирующий поставщикам средств архивирования и средств соответствия нормативным требованиям всю серьезность намерений корпорации Microsoft в этой области. Данная функция предназначена для того, чтобы предоставить компаниям, которые предъявляют к средствам архивации не слишком высокие требования, простое в использовании и управлении решение. Возможно, специалисты Microsoft надеялись, что функция Personal Archive станет провозвестником заката файлов .pst практически во всех областях. Дело в том, что средства Personal Archive реализованы прежде всего как дополнительный почтовый ящик на сервере почтовых ящиков Exchange 2010. В программе Outlook 2010 этот архив рассматривается как дублер основного почтового ящика пользователя. Из чего следует, что архивный почтовый ящик прост в применении. Пользователи могут в любое время отбуксировать сообщения в архив или из него. Однако, в отличие от файлов .pst, почтовый ящик Personal Archive хранится на сервере и поэтому доступен с различных компьютеров. Более того, к нему можно обращаться и с помощью OWA 2010, и, кроме того, надо сказать, что Microsoft объявила о поставке подключаемого модуля для Outlook 2007, благодаря которому почтовый ящик Personal Archives будет доступным и с этого клиента.

Первоначально срок поставки данного подключаемого модуля был назначен на конец 2010 года, но недавно представители Microsoft объявили о переносе этого срока на первую половину 2011 года (msexchangeteam.com/archive/2010/08/25/455861.aspx).

Интеграция SMS. Наряду с этим Outlook 2010 поддерживает интеграцию с текстовыми сообщениями Short Message (SMS Service). Поначалу данная функция могла показаться странной, но реально она весьма полезна. Outlook можно настроить для передачи и приема SMS-сообщений одним из перечисленных ниже способов.

  • Вы можете воспользоваться службой SMS от стороннего поставщика. В этом случае Outlook направляет SMS соответствующей службе, которая принимает на себя ответственность за передачу сообщения получателю. При этом может поддерживаться (или не поддерживаться) функция приема входящих сообщений; это зависит от используемой службы. Однако входящие сообщения, поставляемые службой, синхронизируются с содержимым папки Inbox таким же образом, как и обычные почтовые сообщения.
  • Можно воспользоваться устройством Windows Mobile 6.5 или более новой версии. В этом случае, когда вы отправляете SMS-сообщение из программы Outlook, эта программа передает сообщение на сервер Exchange, который с помощью протокола Exchange ActiveSync (EAS) передает его на телефон. Затем телефон передает это сообщение, как если бы вы набрали его непосредственно на телефонном аппарате. В этом случае EAS используется и для синхронизации текстовых сообщений с вашего телефона с содержимым вашего почтового ящика. Однако многие пользователи, с которыми мне доводилось беседовать, содрогаются при одной мысли о том, что их сообщения SMS будут синхронизироваться с корпоративной системой обработки электронной почты, так что я не советую вам развертывать эту функцию, не взвесив все «за» и «против» подобного решения проблемы конфиденциальности.

Интеграция SMS и Outlook облегчает и ускоряет отправку SMS-сообщений: вам уже не приходится, не без труда отыскивая буквы на клавиатуре, вводить их непосредственно на телефоне. Кроме того, когда вы подключите Outlook к службе SMS с помощью одного из перечисленных выше методов, Outlook сможет генерировать текстовые сообщения, которые будут предупреждать вас о предстоящих календарных событиях или извещать об указанных сообщениях (а то и пересылать их).

Идеальное партнерство

Механизм лицензирования и развертывания новой версии продукта Office далеко не тривиален, особенно если вы пытаетесь решить эти задачи одновременно с планированием и развертыванием новой версии Exchange, Microsoft SharePoint или Microsoft Office Communications Server. Однако корпорация Microsoft вложила немало сил в организацию эффективного взаимодействия этих продуктов.

Продукт Outlook 2010 и сам по себе является превосходным средством обновления, но во всем своем великолепии его достоинства проявляются лишь в сочетании с Exchange 2010. Я с большим удовольствием развертывал Outlook 2010 везде, где только мог. Всем, кто планирует переход к использованию версии Exchange 2010, настоятельно рекомендую при всякой возможности включать в процесс миграции Outlook 2010. Этот продукт того стоит.

Поль Робишо (getting-started@robichaux.net) — старший системный архитектор компании EntireNet, имеет сертификаты MCSE и MCT

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF