Сможет ли ИТ-подразделение компании обработать такой запрос, найти и своевременно предоставить все необходимые сведения?

Неприятностей можно избежать, если подготовиться к ситуации заранее. Аккуратно документируйте политику хранения электронной почты и других документов: не нужно хранить материалы, если это не требуется в соответствии с нормативными актами, применимыми к компании. А для информации, которую необходимо сохранить для юридических или деловых целей, полезно организовать специальный архив с эффективным механизмом поиска электронных данных (иногда именуемый e-discovery). В данном обзоре и прилагаемой таблице приведены сведения, которые помогут выбрать функции, необходимые для архивации в среде Microsoft Exchange Server и подготовки к обслуживанию запросов поиска электронной информации. Существует множество «облачных» служб архивации, однако в нашем обзоре представлены только самостоятельные программные продукты.

Файлы PST и другие проблемы

В Exchange Server 2010 появился персональный архив, в сущности предназначенный для замены файлов PST. Таким образом, пользователи могут отбирать материалы для архивации и удаления. Но для большинства юридических применений такой метод явно недостаточен, по мнению Фрэнка Митчелла, директора компании Metalogix Software. «Сотрудники злоупотребляют электронной почтой, что-то удаляют и теряют сообщения. Создаваемые ими PST-файлы, в сущности, представляют собой примитивные архивы», — говорит Митчелл. Иными словами: разумно ли во всем полагаться на конечных пользователей, отвечая перед законом?

Необходимо упорядочить данные в PST-файлах, так как эти файлы очень часто оказываются предметом запросов при поиске электронной информации, хотя они мало пригодны для поиска и даже обнаружения собственными средствами Exchange. Большинство современных продуктов архивации для Exchange, в том числе все продукты в таблице, располагают функциями управления и переноса данных из файлов PST в архив. «Мы стараемся упростить процесс, сохраняя и защищая данные», — поясняет Митчелл. После того как PST-данные станут частью архива, они будут доступны для поиска, как и другая информация в архиве.

Наряду с проблемой PST, с помощью архива можно предотвратить и другие потенциальные неполадки. Например, функции подготовки отчетов для некоторых архивов дополнены специальными шаблонами соответствия законодательным актам, в частности закону о передаче и защите данных в учреждениях здравоохранения (HIPAA) и Сарбейнса-Оксли (SOX). Если готовые шаблоны отсутствуют, то в продукте могут быть предусмотрены функции для самостоятельной подготовки отчетов, но помните, что это связано с дополнительными затратами.

Стандартной стала возможность отбора юридической информации из определенных архивов. Однако, если ожидается большое число запросов, потребуются расширенные возможности отбора, например создание нескольких перекрывающихся областей. Чтобы не удерживать данные сверх требований закона, информацию из некоторых архивов можно удалять по истечении определенного времени в соответствии с заданной политикой.

Поиск

Конечно, сохранение данных — лишь часть задачи. Важно своевременно находить требуемые данные. Запросы поиска электронной информации часто не ограничиваются только данными электронной почты; возможно, придется вести поиск во многих источниках данных, таких как общие сетевые ресурсы и библиотеки документов SharePoint. Многие поставщики решений архивации Exchange предлагают другие продукты для архивации подобных данных отдельно от данных Exchange, а также специальные продукты и модули расширения для обнаружения информации, которые соединяют поисковые операции во многих хранилищах. Поэтому, даже если в настоящее время требуется поиск лишь в архиве электронной почты, полезно узнать больше о других продуктах поставщика на случай расширения в будущем.

Еще одно преимущество, обеспечиваемое инструментами поиска электронной информации, — снижение нагрузки на ИТ-подразделение. Для многих компаний привлекательна возможность делегировать поисковые функции за пределы ИТ-подразделения, как считает Марта Фаренсбах, менеджер продукта в компании Sherpa Software. «ИТ-подразделения завалены запросами о юридическом раскрытии информации, и им очень хотелось бы, чтобы юридический отдел мог вести поиск самостоятельно», — уточняет Фаренсбах.

Сначала издержки, потом экономия

Многим приходилось слышать страшные истории о колоссальных затратах компаний на поиск электронной информации. Иногда дешевле просто заключить мировое соглашение, чем брать на себя хлопоты и издержки. Но внедрив полнофункциональный продукт архивации, можно успешно обслуживать любые запросы и получить экономию в долгосрочной перспективе.

Б. К. Уинстед (bwinstead@windowsitpro.com) — помощник редактора в Windows IT Pro и SQL Server Magazine

Архивация для поиска электронной информации

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF