Таким образом, в импортируемом файле может возникнуть несколько строк с данными об одном и том же человеке. Такие дубликаты лучше выявлять и выполнять их слияние до проведения импорта в систему CRM. Но возможен и другой вариант появления дубликатов в системе. Он связан с тем, что производится импорт данных, которые уже существуют в системе. Об удалении таких дубликатов и пойдет речь в заключительной статье про импорт данных в Microsoft CRM.

Зачастую компании не обращают особого внимания на дубликаты, не придавая значения ущербу, который те приносят бизнесу. Появление дубликатов нежелательно, так как это влечет за собой потребление лишних ресурсов памяти, приводит к разрозненному хранению информации о клиентах и обслуживанию одного и того же клиента несколькими менеджерами. Представьте себе ситуацию: клиенту звонит сотрудник вашей компании по какому-либо вопросу, а через 30 минут ему же звонит другой представитель компании с тем же вопросом. Большинству клиентов это вряд ли понравится. Они могут усомниться в компетентности вашей компании, и вы рискуете потерять их навсегда.

Запуск обнаружения

После загрузки данных в систему необходимо убедиться, что база данных не содержит дубликатов записей. В системе Microsoft CRM поддерживать целостность данных позволяет специальная функция обнаружения дубликатов, которая состоит из трех компонентов: настройка обнаружения дубликатов, правила обнаружения дубликатов, задания на обнаружение дубликатов. Перечисленные компоненты находятся в разделе «Параметры», «Управление данными» (экран 1).

Экран 1. Функция обнаружения дубликатов

Помимо того, что Microsoft CRM позволяет активировать и деактивировать функцию обнаружения дубликатов в системе, она дает возможность определять, когда система должна выполнять проверку на наличие дубликатов. Так, пользователь может выбрать выполнение проверки на появление дубликатов при создании и обновлении записи, при переходе CRM для Outlook из автономного режима в режим оперативный, во время импорта данных. Можно включить обнаружение дубликатов для некоторых или всех перечисленных выше ситуаций. Только, к сожалению, нельзя выборочно применять эти параметры к тем или иным сущностям; то есть если пользователь задал определенный набор параметров для определения дубликатов, данный набор будет применяться ко всем сущностям системы. Рассмотрим на примере, как выполняется настройка обнаружения дубликатов. Для этого запускаем систему CRM, заходим в раздел «Параметры», далее «Управление данными» и выбираем «Параметры обнаружения повторяющихся записей» (экран 2).

Экран 2. Параметры обнаружения повторяющихся записей

Для того чтобы активировать функцию обнаружения данных, нужно поставить галочку в поле «Включить поиск повторяющихся данных», задать соответствующие параметры для выполнения поиска дубликатов и нажать кнопку «OK».

Правила поиска

После настройки параметров обнаружения записей выполняется настройка правил обнаружения. Система CRM дает возможность настраивать собственные правила обнаружения дубликатов, которые соответствуют конкретным бизнес-требованиям компании. Рассмотрим на примере, как строится правило обнаружения. Заходим в раздел «Параметры», «Управление данными» и выбираем «Правила обнаружения повторяющихся записей»; в открывшемся окне нажимаем «Создать», и перед нами открывается окно создания правила. В поле «Имя» необходимо задать название поиска, в поле «Описание» кратко описано, по каким данным будет осуществляться поиск дубликатов, для чего предназначено правило и т. д. В разделе «Условия правила обнаружения повторяющихся данных» происходит непосредственно формирование самого правила. Для того чтобы сформировать правило, необходимо в полях «Тип базовой функции» и «Соответствующий тип записей» выбрать сущности, которые будут сравниваться на наличие одинаковых записей. То есть если необходимо выполнить поиск дубликатов в сущности «Контакт», требуется выбрать ее в обоих полях. А если мы выполняем поиск записей из сущности «Контакт» в сущности «Конкурент», то в поле «Тип базовой функции» выбираем «Контакт», а в поле «Соответствующий тип записей» — «Конкурент». Такое правило настроено на перекрестный поиск в сущностях. Также поиск можно настроить, чтобы он был чувствителен к регистру символов.

Выполним поиск дубликатов в сущности «Контакт». Будем искать контакты, у которых совпадают первые пять символов фамилии и полностью совпадают адреса электронной почты. Для этого щелкаем в столбце «Атрибут» по ссылке «Выбрать», выбираем из раскрывающегося списка атрибут «Фамилия», в столбце «Условия» выбираем «Одинаковые первые знаки», в столбце «Число символов» ставим 5. Далее в столбце «Атрибут» выбираем «Электронная почта», в столбце «Условия» выбираем «Точное совпадение» (экран 3), щелкаем «Сохранить». Для того чтобы правило начало работать, его необходимо опубликовать, нажав кнопку «Опубликовать» на панели инструментов.

Экран 3. Формирование правила обнаружения дубликатов

В отличие от инструмента «Расширенный поиск», в правиле обнаружения дубликатов нельзя устанавливать условие типа «ИЛИ», но можно задать несколько правил для одной сущности. В нашем примере задано два правила, первое по фамилии, второе — по электронной почте. При формировании правил следует помнить о том, что каждый атрибут, добавляемый в правило обнаружения дубликатов, увеличивает длину кода соответствия. В Microsoft CRM максимальная длина кода соответствия равна 450. После создания и публикации правила обнаружения дубликатов система CRM создает код соответствия для каждой записи, которая была создана и обновлена за последние 5 минут. Процесс соответствия выполняется в фоновом режиме каждые 5 минут, как для активных, так и для неактивных записей.

Создадим новый контакт. Для этого следует зайти в список контактов и нажать кнопку «Создать». На открывшейся странице необходимо заполнить поля «Фамилия», «Электронная почта» и сохранить запись. Далее в списке контактов нужно нажать кнопку «Создать», в полях «Фамилия» и «Электронная почта» ввести значения, которые были введены при создании предыдущего контакта соответственно и нажать кнопку «Сохранить». Система выдаст окно, в котором показано, что для данной записи в системе существуют дубликаты (экран 4). На открывшейся странице пользователь может удалить найденный дубликат, изменить его, сделать дубликат активным или неактивным, в зависимости от его статуса. Также пользователь может проигнорировать сообщение о дублировании записи и сохранить запись в системе или, наоборот, отменить операцию создания.

Экран 4. Обнаружение дубликатов в системе

К минусам данной функции относится то, что нельзя осуществить слияние новой или обновляемой записи с одним из дубликатов, обнаруженных CRM. Также к недостаткам можно отнести процесс проверки кода соответствия, который выполняется каждые 5 минут. Таким образом, при интенсивном создании и обновлении CRM не может сразу выделить эти записи как дубликаты, поэтому для корректной проверки на наличие дубликатов необходимо использовать задание на поиск дубликатов.

Задание на удаление

Задание на поиск дубликатов выполняется через установленный интервал времени. Для создания нового задания необходимо зайти в раздел «Параметры», «Управление данными», «Задания обнаружения повторяющихся записей» и нажать кнопку «Создать». Следует отметить, что для создания задания необходимо хотя бы одно опубликованное правило обнаружения дубликатов. Перед пользователем откроется окно «Мастер поиска повторяющихся данных», в котором следует нажать кнопку «Далее». Затем откроется окно «Выбор записей» (см. экран 5).

Экран 5. Выбор записей для задания поиска дубликатов

Для каждого задания обнаружения дубликатов с помощью интерфейса расширенного поиска можно создать набор записей, которые следует проверять на наличие дубликатов. Также система позволяет назначать повторное выполнение задания на обнаружение дубликатов через установленный промежуток времени. Рассмотрим пример. В поле «Искать» выбираем «Контакт», в поле «Исп. сохраненное представление» выбираем «Активные контакты». В интерфейсе расширенного поиска выбираем «Фамилия» далее задаем «Содержит», в поле «Введите значение» пишем первые три символа значения поля «Фамилия» (экран 6) в созданном выше клиенте, нажимаем кнопку «Далее» (экран 7).

Экран 6. Задания поиска дубликатов

Экран 7. Определение параметров задания по поиску дубликатов

В открывшемся окне пользователь может задать время начала поиска, повторное выполнение поиска, выбрать пользователей, которым необходимо отправлять уведомления о результатах поиска дубликатов. После задания параметров следует нажать кнопку «Далее», а затем «Готово». Для того чтобы просмотреть список найденных дубликатов, требуется зайти в раздел «Параметры», «Управление данными», «Задания обнаружения повторяющихся записей» и в списке открыть нужную запись. В открывшемся окне с левой стороны нужно выбрать «Просмотр дубликатов», после чего откроется новое окно со списком найденных дубликатов (экран 8).

Экран 8. Список найденных дубликатов

В данном окне пользователь может произвести слияние записи с дубликатом. Следует отметить, что одновременно можно выполнить слияние записи только с одним дубликатом. Для этого требуется в верхней части выбрать запись, в нижней — найденный дубликат записи, с которым будет происходить слияние, после чего нажать кнопку «Слияние» и выбрать в раскрывающемся списке «Выберите главный». Далее откроется окно, где указывается главный объект и выбираются приоритетные поля в записях (см. экран 9). Данные значения полей будут сохранены в новом объекте, причем приоритетные поля могут быть выбраны как в главной записи, так и в ее дубликате.

Экран 9. Определение главной записи и выбор полей

После указания главной записи и выбора актуальных полей необходимо нажать кнопку «OK». Система выдаст сообщение: «Выбранные записи объединяются, и подчиненная запись становится неактивной». То есть дубликат не удаляется системой, а переводится в неактивное состояние. Если дубликат все же необходимо удалить, это можно сделать вручную, в списке неактивных контактов.

Подводя итог

CRM позволяет осуществлять поиск дубликатов при создании и обновлении объектов, при переходе из автоматического режима в оперативный режим, во время импорта данных. Функция обнаружения дубликатов включает три основных шага: настройка обнаружения, правила обнаружения, задания обнаружения дубликатов. Активное использование и грамотная настройка инструментов для поиска дубликатов позволяют исключить случаи повтора данных в системе.

Анастасия Сипко (sakra@bk.ru) — программист, имеет сертификат Microsoft Certified (Technology Specialist)

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF