Выбор решения для управления документами

Как и при работе над большинством проектов, время, потраченное на подготовку и планирование, приносит неоценимую пользу при выборе оптимального решения для конкретных условий. Как говорит Джоэл Олесон, старший менеджер продукта в компании Quest Software, первый шаг — сопоставить цели компании с проектом управления документами.

«Многие действия зависят от плана компании, — полагает Олесон. — Некоторые руководители отделов ИТ видят в SharePoint лишь способ избавиться от сетевых ресурсов и общих папок. Но с помощью SharePoint можно сделать и многое другое».

Контрольный список для управления документами

Приступая к проекту управления документами на основе SharePoint, необходимо сделать следующее.

1. Прогнозируйте потребности в хранении данных. Хранилище какого размера потребуется для архивации и управления документами? «Чрезвычайно важно иметь надежную сеть хранения данных (SAN) для управления документами, — подчеркивает Рон Камерон, президент компании KnowledgeLake, поставщика программных продуктов SharePoint. — Кроме того, следует подумать о расширении функций управления документами с использованием вычислительного облака на платформе Microsoft Azure или Amazon S3».

2. Прогнозируйте взаимодействие. Будет ли решение SharePoint применяться совместно с другими продуктами для управления документами, такими как EMC Documentum или Autonomy Meridio? Камерон предупреждает, что дублирование решений приводит к необходимости «управлять двумя платформами и платить двум поставщикам».

3. Установите процедуры и поощряйте применение. Уровень успеха решения часто можно определить по количеству использующих его сотрудников компании. «Такие решения должны быть доступны всем работникам, — говорит Камерон. — Если системой управления документами пользуется только 10 человек, это явно перечеркивает ее достоинства».

4. Резервное копирование. Любой ИТ-профессионал, заслуживающий полномочий администратора, понимает важность надежной стратегии резервного копирования, и система управления документами должна иметь высокий приоритет в плане резервного копирования. Ценность внутренних корпоративных записей и ресурсов знаний для компании часто бывает выше, чем ценность производимой ею продукции, это следует учесть при подготовке стратегии резервного копирования.

5. Безопасность. Камерон подчеркивает, что любая система управления документами должна быть доступной и использоваться всеми сотрудниками компании. Он рекомендует ИТ-специалистам применить строгую схему безопасности. «Необходимо убедиться, что все данные защищены с помощью надежной модели безопасности, — считает Камерон. — Всем сотрудникам компании требуется доступ, но необходимо фильтровать доступ к документам, назначая права безопасности ролям пользователей».

У каждой компании — свои требования к управлению документами, и цель данного обзора — помочь выбрать оптимальный инструментарий управления документами SharePoint для конкретных обстоятельств. Некоторые компании могут с успехом использовать стандартный экземпляр MOSS 2007 с программой сканирования документов от стороннего поставщика, другим потребуется полноценная платформа управления с возможностями сканирования, архивации, классификации документов, планирования документооборота, мощными функциями поиска, редактирования и подготовки документов к публикации.

«Платформа SharePoint — сама по себе отличное решение для управления документами, — убежден Камерон. — В сочетании с подходящим средством сканирования она полностью удовлетворит нужды многих потребителей».

Джефф Джеймс (jjames@windowsitpro.com) — старший редактор журналов Windows IT Pro и SQL Server Magazine. Специализируется на виртуализации и терминальных службах


Таблица

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF