Средства обмена сообщениями прошли долгий путь — от приложений, отображавших тексты на зеленых экранах систем 80-х годов, до новейшего поколения решений обработки сообщений, предоставляемых в виде службы. Но дело в том, что сменяющие друг друга технологии нередко сосуществуют, поэтому выбрать систему обмена сообщениями или комбинацию методов порой бывает сложнее, чем может показаться. Рассмотрим решение последнего поколения, известное как хостирование серверов сообщений (hosted e-mail) или использование услуг серверов сообщений провайдера (e-mail as a service), а также вопрос о том, в каком направлении может развиваться имеющаяся система обмена сообщениями. Кроме того, я расскажу о тех соображениях, которые необходимо учитывать при составлении плана развертывания средств обмена сообщениями.

Три возможности

Новые возможности развития средств обмена сообщениями открываются с появлением новых парадигм обработки. Если исходить из того, какой, возможно, ситуация будет через пять лет, представляется, что мы стоим перед выбором из трех практически осуществимых вариантов:

  • использование для обмена сообщениями внутрикорпоративной платформы, такой как Microsoft Exchange или IBM Lotus Notes;
  • использование службы обмена сообщениями, когда поставщик этой службы предоставляет необходимые вычислительные мощности, средства хранения данных и логику приложений через среду Web (иногда такую услугу называют delivery via the cloud);
  • использование гибридного метода: пользователям, которым требуется широкий набор функциональных возможностей, предоставляются собственные средства обмена сообщениями, а тем пользователям, которые применяют лишь функции отправки и получения сообщений, предоставляется услуга обмена сообщениями средствами внешнего провайдера.

На каком варианте остановиться той или иной организации? Ответ на этот вопрос зависит от нынешней инфраструктуры, от готовности идти на риск, от числа пользователей и важности сохранения конфиденциальности данных, а также от других потребностей. В частности, от того, сколь большие средства компания готова вложить в предоставление пользователям услуг обмена сообщениями, и от того, какие инвестиции вложены в инфраструктуру систем электронной почты, которая будет затронута в процессе перехода на новую платформу. К примеру, во многих крупных компаниях наряду с Exchange или Lotus Notes развернут продукт BlackBerry Enterprise Server от Research in Motion (RIM) или созданы приложения на основе общих папок Exchange либо маршрутизация почты Lotus Notes. Трудно перейти на новую платформу, если она не обеспечивает столь же богатых функциональных возможностей. На других соображениях, влияющих на принятие решения, я остановлюсь несколько позже. А пока давайте рассмотрим новейшую схему обмена сообщениями — электронная почта на сервере провайдера или электронная почта в виде службы.

Электронная почта в виде службы

Этот вариант имеет отношение к модели распределения «программное обеспечение как услуга» (software as a service, SaaS). В соответствии с данной моделью клиенты по соединениям с Internet обращаются к приложениям, функционирующим на оборудовании поставщика службы. Как правило, схемой «электронная почта как услуга» компании пользуются в значительной степени из соображений экономии. Услуга по фиксированной невысокой цене весьма привлекательна, если учесть все расходы (на серверы, устройства хранения данных, сети, программные лицензии и содержание службы технической поддержки), которые компании приходится нести при организации обмена сообщениями своими силами.

В качестве собственного решения категории «электронная почта в виде службы» Microsoft предлагает службу Microsoft Exchange Online, основу которой составляют системы Exchange 2007. Часть службы Microsoft Online Services — набор распространяемых по подписке и размещаемых на оборудовании Microsoft программных решений класса предприятия Exchange Online — должен появиться на рынке к концу 2008 года; этот набор будет предоставляться в стандартной и специализированной версиях. Дополнительные сведения о Microsoft Online Services и Exchange Online можно найти по адресу www.microsoft.com/online. Стандартная версия обеспечивает инфраструктуру для размещения почтовых ящиков многих компаний. Специализированная версия предназначена для компаний с числом пользователей свыше 5000: Microsoft создает серверную среду для обслуживания ожидаемой нагрузки. Обе версии базируются в центрах обработки данных Microsoft и оснащаются почтовыми ящиками вместимостью по 1 Гбайт, обеспечивают взаимодействие с мобильными устройствами Windows, через Outlook Web Access (OWA), наделены средствами для борьбы с вирусами и спамом и имеют коэффициент готовности 99,9% (последнее заявление требует подтверждения практикой на протяжении длительного времени).

Специализированная версия имеет ряд дополнительных функций, таких как архивирование, поддержка устройств RIM BlackBerry, а также средства миграции данных с существующей системы обмена сообщениями. Клиенты, использующие службу Active Directory (AD), могут настроить единую процедуру регистрации через отношения доверия.

Компания Google предлагает услугу Google Apps, куда входят средства обмена сообщениями Gmail с почтовым ящиком на 25 Гбайт, календарь Google Calendar, а также набор приложений Google Docs (включающий, к примеру, текстовый процессор, презентационное приложение и электронные таблицы). Gmail — вполне приемлемая система обмена сообщениями для тех, кто готов пользоваться Web или IMAP-клиентом (включая Microsoft Office Outlook) и довольствоваться менее тесной, чем обеспечивает комбинация Outlook-Exchange, интеграцией между компонентами. Пакет Google, в который входят разработанные дочерней компанией Postini средства для борьбы со спамом и вирусами, обеспечивает дополнительные функции архивирования, защиты и выполнения требований регламентирующих органов.

Переход на систему Gmail не составляет труда, если вы намереваетесь пользоваться только базовыми функциями, такими как отправка и получение сообщений (Send и Receive). В частности, этот процесс пройдет легко в компаниях, применяющих при работе с электронной почтой протоколы POP3/IMAP4 и такие серверы, как Sun Microsystems iPlanet. С другой стороны, у компаний, которые сейчас используют внутрикорпоративные системы обмена сообщениями, в ходе миграции возникнут проблемы, связанные с привычкой сотрудников к тем или иным клиентам, а также с совместимостью. Возможно, они обнаружат, что необходимость предоставлять электронные документы, выполнять требования регулирующих инстанций и осуществлять точную настройку вызывает дополнительные осложнения. К примеру, согласно принятым в некоторых отраслях регулятивным нормам, все исходящие сообщения (включая те, что были направлены с мобильных устройств) должны иметь отметку с текстом заявления об отсутствии гарантий. Для тех, кто пользуется службой Gmail, это серьезная проблема, тогда как пользователям Exchange 2007 для ее решения достаточно указать относительно простое транспортное правило. В дальнейшем компания Google будет, по всей вероятности, расширять набор функций Gmail, усовершенствует реализованные в этом почтовом сервере средства поддержки клиентов, таких, как Outlook, и разработает утилиты, повышающие уровень интероперабельности Gmail.

Кстати, о поддержке. Существует еще один вопрос, который предстоит разрешить специалистам Google. Крупным компаниям необходима ежедневная круглосуточная поддержка приложений, и эти компании хотели бы получать в равной степени высокое качество обслуживания в любой стране, где они ведут дела. У компании Google нет опыта предоставления такого рода поддержки. И хотя она, вероятно, разработает средства поддержки в ближайшие несколько лет, всем администраторам, рассматривающим возможность использования Gmail в масштабах предприятия, следует иметь в виду это обстоятельство.

Корпорация Microsoft объявила справочные цены на свою стандартную услугу в июле 2008 года: Exchange обойдется потребителю в 20 долл. в расчете на почтовый ящик или в 15 долл. за комплект Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (Exchange, SharePoint, Office Communications Server и Live Meeting). Ежегодный взнос за пользование Exchange Online выше, чем взнос за Gmail компании Google: версия premier edition пакета Google Apps обходится в 50 долларов за пользователя в год (www.google.com/a/help/intl/en/admins/editions.html), но это, возможно, объясняется более широкими возможностями, которые открываются перед пользователями. Exchange Online не поддерживает возможности Unified Messaging, возможно, из-за сложности интегрирования стандартной службы с различными вариантами офисных АТС и телефонных потоков. Справочные цены Microsoft и Google служат ориентирами и зависят от числа рабочих мест, их местонахождения, от используемых служб, продолжительности контракта, от варианта поддержки службы, а также от масштабов сотрудничества компании с поставщиком на протяжении длительного времени.

Почтовая служба Microsoft, вероятно, изменится в течение ближайших лет: в ней будет реализована новая технология, и эта служба выйдет на уровень Google. Компания вкладывает большие средства в развертывание Exchange в качестве службы и вносит изменения в базовый код; надо полагать, что многие из этих изменений будут реализованы в Exchange 14, который должен появиться на рынке в 2009 году.

В отличие от Google, корпорации Microsoft придется, выходя на просторы Internet, следить за сохранением баланса. Эта компания не заинтересована в том, чтобы ее традиционный рынок растащили по частям, и, поскольку пока еще не все программные средства Microsoft могут выполняться в среде Web, корпорация не планирует форсировать переход своих клиентов на Internet-службы, поскольку в этом случае у них появится искушение рассмотреть варианты, не связанные с Microsoft. Если Microsoft удастся решить эту задачу, онлайновые службы станут новым компонентом ее глобального рынка. Если нет — мы можем стать свидетелями начала дорогостоящей ликвидации ее франшизы Office.

Внутрикорпоративная почта

Набор функциональных возможностей продуктов Exchange и Lotus Notes формировался годами, и эти серверы могут удовлетворять потребности крупных предприятий в полной мере, в отличие от решений для домашних пользователей. К примеру, многие компании настраивают шаблоны отображения Exchange таким образом, чтобы показывались детали объектов, извлеченных из AD. Можно добавлять новые поля, удалять существующие, а также отображать текст, измененный в соответствии с запросами компании. Глобальный список адресов Global Address List (GAL), дополненный организационными данными, — это весьма полезное средство для каждого пользователя, которому нужно ориентироваться в структуре организации. Мне могут возразить, что такой уровень детализации легко компенсируется значительно более низкими эксплуатационными расходами, но сравните доступ к каталогу LDAP с помощью любого выбранного по усмотрению пользователя интерфейса и Gmail. Хотя поиск по протоколу LDAP осуществляется нормально, он не столь удобен для пользователей, а издержки при этом вполне могут вырасти вследствие снижения производительности труда и дополнительных обращений в службу поддержки.

Следует рассмотреть еще один фактор — состояние экосистемы, возникшей вокруг успешных продуктов, таких как Exchange и Lotus Notes. Компания Google прилагает большие усилия к тому, чтобы побудить разработчиков писать программы для Google Apps, и со временем ей, несомненно, удастся добиться этой цели. В самом деле, компания предложила для разработки приложений модель быстрой итерации, и это значит, что новые решения появляются постоянно. Однако, по состоянию на сегодня, при использовании платформы Gmail разработчикам, возможно, придется искать новые решения проблем, которые уже были решены на платформе Exchange. Кроме того, многие компании создали завершенные среды для совместной работы, основанные на технологии Microsoft (в частности, на Exchange, SharePoint и Office Collaboration Server). Наверное, заменить реализованные во внутрикорпоративной системе обмена сообщениями функции обмена сообщениями нетрудно (для этого достаточно стать абонентом электронной почты как службы), но ведь нельзя забывать и о среде для совместной работы пользователей. К примеру, клиенты, работающие с SharePoint Online, не могут надеяться, что корпорация Microsoft разрешит им применять специализированные Web-компоненты в совместно используемой инфраструктуре Microsoft.

Очень важно решить вопрос о клиентских программах, ведь степень удовлетворенности пользователей (и количество звонков в службу поддержки) во многом определяется взаимодействием пользователя с сервером через клиентскую программу. Стандартный пользовательский Web-интерфейс Gmail прост и добротен, но, возможно, он покажется привлекательным только самим разработчикам. Самое серьезное потрясение для пользователей, ранее не имевших дела с Gmail, состоит в том, что в пользовательском интерфейсе этой платформы не предусмотрены традиционные папки, используемые для организации электронной почты. Позиция Google такова: в этом деле папки вообще не нужны, так как пользователь может организовать поиск и очень быстро найти нужное сообщение. Однако на то, чтобы понять, как работать с системой Gmail, у пользователей уходит какое-то время.

Gmail поддерживает доступ по протоколам POP3 и IMAP4, поэтому, если вам не нравится Web-интерфейс, можете обращаться к платформе с других клиентов, включая Outlook 2007, Outlook 2003 и Outlook Express. Я предпочитаю подключаться к Gmail через клиент Windows Mail под управлением Windows Vista. Решение функционирует хорошо, хотя время от времени возникает ошибка, в результате которой сервер теряет учетные данные клиента.

Комбинированный подход

Возможно, ваших пользователей больше всего устроит комбинированное решение. Это значит, что те пользователи, которым нужен полный набор функций, получат доступ к внутрикорпоративной системе, а тем, кому требуется только возможность отправлять и получать сообщения, а также пользоваться календарем, будет предоставлена услуга электронной почты. Впрочем, решая этот вопрос, вам придется принять во внимание столько же факторов, сколько учитывается при переходе от одной системы обмена сообщениями к другой.

Интероперабельность. Пользователь Google Docs с учетной записью Gmail должен иметь возможность открывать и просматривать вложения в формате Microsoft Word, отправленные пользователем Exchange, вносить изменения во вложенные таблицы, сохраняя при этом заданный формат, и направлять их обратно пользователю Exchange.

Миграция. Администратор должен иметь возможность перемещать данные пользователя из одной среды в другую. Это, в частности, относится и к перемещению данных из устаревшей системы обмена сообщениями.

Переносимость. Администратор должен иметь возможность перемещать почтовые ящики пользователей между различными системами электронной почты, развернутыми на предприятии (включая устаревшие системы), без потери данных. В идеале речь должна идти о перемещении почтовых ящиков в ходе процессов с высоким коэффициентом автоматизации.

Выполнение требований регулирующих органов. Пользователи, которые обязаны выполнять требования законодательных или регулирующих органов, должны работать со службой электронной почты, обеспечивающей удовлетворение этой потребности. Обмен информацией между обеими службами электронной почты должен выполняться в соответствии с этими предписаниями.

Обследование электронных документов (e-discovery). Для выполнения требований, связанных с обследованием электронных документов, администратор должен организовать ввод и архивирование сообщений, передаваемых друг другу различными службами электронной почты.

Безопасность. Две системы обмена сообщениями должны поддерживать одинаковые методы подписи и шифрования сообщений. Каталог. Системы обмена сообщениями должны иметь общий каталог, с помощью которого сотрудники могут проверять электронные адреса, получать данные по организациям и т. д. Должны быть также созданы общие списки (группы) рассылки.

Управление обслуживанием. Соблюдать соглашения об уровне обслуживания Service Level Agreement (SLA) относительно просто в таких системах обмена сообщениями, которые управляются специалистами компании, но гораздо труднее — если ответственность за доставку и готовность службы передается провайдеру услуг через Internet. Ну, а если вы используете несколько почтовых служб, которыми управляют различные провайдеры, дело еще более осложняется. Вполне возможно, что если сейчас в сети компании доступ к электронной почте осуществляется преимущественно через внутренние почтовые серверы, то для перевода трафика исключительно на внешние серверы по каналам Internet или для использования комбинации из двух систем компании придется обновлять средства доступа к Internet.

Хостинг на оборудовании независимых провайдеров

Переложив хостинг на внешнего провайдера, клиент поручает ему выполнение почтовых приложений в его собственном центре обработки данных. Так, если вы выберете систему Exchange, клиенты Outlook будут работать с электронной почтой по каналам Internet по протоколу RPC over HTTPS (известному еще как функция Outlook AnyWhere в Exchange 2007), а сетевые провайдеры будут направлять клиентский трафик из сети заказчика через Internet в центр обработки данных провайдера услуг обмена сообщениями. Преимущество аутсорсинга состоит в том, что вы приобретаете почтовую службу по известной цене в расчете на столько почтовых ящиков, сколько вам нужно. Вам не приходится забивать себе голову такими проблемами, как администрирование систем, обновление программных и аппаратных компонентов, планирование мощности, управление или мониторинг, а также беспокоиться по поводу всех остальных работ, которые следует выполнять для обеспечения бесперебойного функционирования системы обмена сообщениями. Кроме того, основанное на аутсорсинге почтовой системы решение может предусматривать функционирование гибридных систем и обеспечивать как полнофункциональные, так и базовые средства обмена сообщениями для различных сообществ пользователей внутри одной и той же компании.

Приобретение почтовых услуг у провайдера через Internet может обеспечить снижение издержек, но грозит потенциальной утратой некоторых функциональных возможностей. Однако существует возможность сокращения издержек при сохранении функциональности за счет аутсорсинга службы провайдеру, который предлагает доставку по каналам Internet полнофункциональных продуктов (т. е. почты Exchange) по предсказуемой цене. Многие провайдеры услуг предлагают хостинг систем Exchange — главным образом для предприятий малого и среднего бизнеса; при этом они, как правило, используют такую же инфраструктуру, какую Microsoft создала для своего решения «электронная почта как услуга». Разница состоит в сочетании аутсорсинга службы с Internet-доступом. При использовании традиционной схемы аутсорсинга такие приложения, как электронная почта, выполняются как часть инфраструктуры заказчика или в центре обработки данных поставщика с выделенным сетевым доступом для клиентов, желающих подключиться к службе. Поскольку Exchange 2007 — это более гибкая система по сравнению с предшествующими версиями, хостинг на основе этой платформы является стандартным для прибегающих к аутсорсингу компаний, использующих платформу Microsoft.

Как действовать вашей компании?

Появление электронной почты в виде службы — еще одно явление, которое необходимо принимать во внимание, рассматривая вопрос о том, как электронная почта будет доставляться пользователям в дальнейшем. Простое руководство из пяти пунктов поможет правильно подойти к обсуждению проблемы электронной почты и найти рациональное сочетание потребностей разных групп пользователей в компании. К примеру, пользователи обычно хотят, чтобы их почтовые ящики были как можно вместительнее, а руководитель информационной службы настаивает на ограничении издержек на развертывание, эксплуатацию и поддержку систем.

  1. Не поддавайтесь панике. Если система, используемая в вашей организации, основана на устаревшем программном обеспечении, которое в дальнейшем не будет поддерживаться изготовителем, значит, пришло время рассмотреть варианты и составить план действий. С другой стороны, если вы недавно модернизировали программное и аппаратное обеспечение до уровня последних версий, значит, надо получить отдачу от сделанных вложений и в ближайшее время ничего не менять.
  2. Получите представление о том, чем вы располагаете на сегодня. Выясните, какова текущая инфраструктура электронной почты в организации — от базовых программных и аппаратных компонентов до клиентов и дополнительных продуктов. Оцените достоинства и недостатки существующей системы обмена сообщениями и сопоставьте их с потенциальными достоинствами новой системы электронной почты. Кроме того, придется разобраться с тем, как именно сейчас используется система обмена сообщениями, включая такие аспекты, как объем трафика, схема использования (соотношение внутренних и внешних адресов, ежедневные пики, загруженность в выходные дни), типы пользователей — мобильные, сотрудники офисов, руководители, обычные пользователи, а также оценить зависимость от других частей инфраструктуры, таких как служба каталога предприятия.
  3. Определите стоимость планируемого изменения. Даже обновление используемой ныне системы обмена сообщениями до уровня новой версии будет стоить каких-то денег. Необходимо понять, какие объемы краткосрочных и долгосрочных инвестиций требуются для изменения системы. Важно учитывать следующие категории затрат:
  • переход — какую работу необходимо выполнить для перехода от одной системы обмена сообщениями к другой?
  • миграция пользовательских данных, системных данных и приложений;
  • эксплуатация и мониторинг;
  • возможная потребность в новых программных и аппаратных средствах;
  • поддержка (клиенты и сервер);
  • сеть — ваша нынешняя сеть, возможно, рассчитана на нагрузки, создаваемые клиентами при их взаимодействии с внутренними серверами, но сможет ли она обеспечить связь, если вы перейдете на услуги через Internet?
  • дополнительные продукты, такие как средства борьбы со спамом и вирусами, мобильные устройства, а также факс-коннекторы.
  1. Привлекайте к обсуждению пользователей. Если вы решите, что стоит перейти на новую услугу, дайте группе сотрудников возможность поработать в новых условиях. Пусть они сами разберутся в преимуществах и недостатках перехода. Проанализируйте их впечатления. Вполне возможно, что какая-нибудь предполагающая использование нескольких календарей функция, ничего не значащая с вашей точки зрения, имеет для них жизненно важное значение.
  2. Составьте «План Б». Перед тем как приступать к реализации кардинального изменения в стратегии организации почтовой службы, нужно понять, что вы будете делать в случае, если изменение «не пойдет». Предположим, к примеру, что вы планируете перевести 10% сотрудников на использование электронной почты в виде службы. Подготовьте план действий на случай, если пользователи будут жаловаться на отсутствие важных функций, задержки в сети, на интерфейсы клиентских программ или на что-то еще. План может предусматривать отказ от новой системы или действия по совершенствованию системы так, чтобы она соответствовала ожиданиям пользователей.

Принятие решения

Благодаря модели SaaS облегчается процесс приобретения и использования таких служб, как, например, электронная почта. Но эта модель не облегчает процесс принятия решений. Более того, бывает, что он даже осложняется. Но теперь, вооружившись знаниями, вы сможете составлять планы развития службы электронной почты, руководствуясь не эмоциями, а объективными данными.

Тони Редмонд (exchguru@windowitpro.com) — редактор журнала Windows IT Pro, старший технический редактор Exchange & Outlook Administrator, вице-президент и главный технолог HP Services

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF