.

В первой и второй части данной статьи было описано, как запустить синхронизацию, выбрав нужный список SharePoint или библиотеку документов и щелкнув пункт Connect to Outlook в меню Actions. Связь, установленную между контактами SharePoint и Outlook, можно использовать для синхронизации всех атрибутов контактов Outlook с SharePoint, хотя в стандартном представлении SharePoint видны не все атрибуты. Если добавить информацию к полю контакта, даже не отображаемому в списке контактов SharePoint, или внести любые другие изменения в Outlook, список SharePoint обновляется таким образом, что все другие члены сайта получают текущую информацию о контактах. Кроме того, благодаря связыванию папки контактов SharePoint с адресной книгой Outlook можно обрабатывать адреса электронной почты в новых сообщениях. Этот режим можно изменить вручную, сняв флажок Show the folder as an email Address Book на вкладке Outlook Address Book в свойствах папки контактов. Существенное ограничение данного метода -- невозможность синхронизировать папки контактов SharePoint с устройством PDA, чтобы обращаться к ним во время командировок.

Особенно полезная функция -- автономное управление контактами. Если контакт изменен автономно, то список SharePoint обновляется в следующем сеансе связи. Контакты SharePoint легко обновить, перетаскивая элементы мышью из локальной папки контактов и общих папок, или с помощью функции Import программы Outlook. Еще одно преимущество управления контактами из Outlook состоит в том, что управлять контактами может каждый член группы; внесение изменений не ограничивается одним лицом. В каждом контакте есть сведения о дате и пользователе, который внес последнее изменение.

К сожалению, MOSS и WSS 3.0 не поддерживают списки рассылки Outlook. Если попытаться синхронизировать списки рассылки, ничего не получится, и элемент будет перемещен в папку Sync IssuesLocal Failures в SharePoint Lists PST. Чтобы обойти это препятствие, можно подготовить в SharePoint папки контактов, представляющие каждый список рассылки, и выделить каждый контакт в этой папке, отправляя в список сообщение электронной почты. Однако при таком подходе могут появиться дублированные элементы контактов для одного лица, поэтому следует тщательно продумать, подходит ли данный вариант для конкретного сайта. Будем надеяться, что компания Microsoft устранит этот недостаток в следующей версии SharePoint.

Могут возникнуть и другие ошибки синхронизации. SharePoint проверяет правильность формата каждого элемента контакта. Например, если в поле Web page address находится что-то, отличное от действительного URL-адреса, его не удастся синхронизировать с SharePoint; элемент будет перемещен в папку Local Failures. Для диагностики неполадок обратитесь к файлу журнала синхронизации WSS, в котором приведены коды ошибок SharePoint. По умолчанию файл находится в папке Temp на локальном диске. Перед названием файла указывается номер текущей версии журнала; файл с самым большим номером -- самый свежий (например, 11-wss-sync-log.htm).

Как дополнить контакты SharePoint изображениями? Для этого необходимо загрузить изображение, размеры которого не должны превосходить определенной величины, так как SharePoint не корректирует размеры, затем привязать его к контакту -- весьма трудоемкая процедура! Гораздо проще использовать Outlook: достаточно открыть контакт и добавить Contact Picture. Изображение автоматически привязывается к контакту в SharePoint и может быть показано в списке контактов при ручной привязке в качестве фотографии. Конечно, фотографии коллег будут отображаться вместе с сообщениями, полученными от них в Outlook.

Когда пользователь открывает контакт SharePoint, в Outlook появляются две новые кнопки, одна из которых позволяет копировать контакт в локальную папку контактов, а другая -- открыть контакт на сайте SharePoint. Если добавить контакты к локальным контактам (например, для PDA), то следует убедиться, что папка контактов SharePoint находится выше обычных контактов в адресной книге. Иначе не удастся увидеть изображения в сообщениях электронной почты. Чтобы назначить порядок, нужно перейти в меню Tools, Options в адресной книге, а затем упорядочить списки адресов с помощью клавиш со стрелками.

Итак, можно смело переместить контакты из общих папок в SharePoint. Благодаря множеству способов обновления содержимого в SharePoint, эта задача не вызовет трудностей. В следующей статье о SharePoint и Outlook речь пойдет об особенностях календарей SharePoint.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF