Несколько лет назад редакция журнала Windows IT Pro получила от юридической фирмы запрос относительно переписки по электронной почте с одной компанией. Сотрудники подразделения ломали голову над тем, как в нужный срок отыскать эти сообщения, не говоря уже об их извлечении. К счастью, спустя несколько дней фирма сняла запрос, но происшествие заставило задуматься о возможных действиях в подобном случае.

Задача продуктов архивации электронной почты — облегчить выход из таких ситуаций. С помощью программ архивации администраторы систем обработки сообщений и даже обычные пользователи могут легко извлекать те или иные объекты электронной почты, в том числе сообщения, запланированные встречи и вложенные файлы на основе любого числа критериев. В данном обзоре представлены программные решения для архивации почтовых сообщений Microsoft Exchange Server. Многие продукты заслуживают внимания, поэтому остановимся на некоторых особенностях, которые необходимо учитывать при выборе. Не забудьте познакомиться с таблицей характеристик, чтобы сравнить достоинства различных программ архивации электронной почты.

Резервная копия — не архив

Большинство компаний регулярно выполняет резервное копирование всей сетевой инфраструктуры, в том числе сервера Exchange и всех баз данных. Такие резервные копии предназначены в основном для восстановления после аварий и обычно хранятся на магнитной ленте. Восстановление отдельных объектов из таких копий требует много времени, и подчас практически неприемлемо.

Преимущество архива электронной почты заключается в возможности восстановления любых объектов, от одного случайно удаленного сообщения до всей базы данных электронной почты. Традиционным резервным копиям такая гибкость не свойственна. Почтовый архив можно использовать для восстановления после аварии, но в первую очередь он предназначен для повышения производительности почтовых серверов и (очень важно) соответствия требованиям законодательства и ответа на запросы правоохранительных органов.

Спасение сервера

Следствие важности электронной почты для взаимодействия между компаниями — большая нагрузка на инфраструктуру, особенно почтовый сервер. Многие конечные пользователи рассматривают своих почтовых клиентов как универсальную картотеку. Если компания не вводит квоту на хранилище электронной почты, то пользователи, как правило, наполняют различные папки сообщениями до переполнения сервера.

Решение архивирования почты подобно радикальному медицинскому вмешательству с целью удаления инородных тел из дыхательных путей. Многие программные продукты архивации удаляют первоначальное сообщение из сервера Exchange, освобождая ценное пространство. Некоторые решения даже оставляют в почтовом ящике пользователя указатель с вступительной частью сообщения и ссылкой на полный текст в архиве; чтобы прочитать сообщение целиком, программа извлекает его по запросу пользователя.

Следует также принять во внимание, как обрабатываются вложенные файлы. Они должны быть частью почтового архива, но нужно ли индексировать их для поиска? Если в компании придается важное значение безопасности, то архив следует зашифровать. А экономные потребители предпочтут решение со сжатием и хранением единственного экземпляра.

Архивирование электронной почты может быть частью плана по обеспечению непрерывности производственной деятельности. Помимо очевидных случаев восстановления после аварии, следует подумать о ситуации, когда ведущий сотрудник внезапно покидает компанию. Корреспонденцию такого сотрудника можно извлечь из архива и убедиться, что с его уходом не будет потеряна важная информация.

Соответствие требованиям безопасности

Основной побудительный мотив для внедрения решения архивации у большинства организаций — требования законодательства или вероятность юридического расследования. Важно учесть, предусмотрены ли в программе правила сохранения определенных элементов, отменяющие обычный порядок записи в архив. Если же деятельность компании связана с риском судебных разбирательств, то требуется продукт, в котором можно назначать многочисленные перекрывающиеся правила для данных. Помимо сохранения, необходимо иметь возможность отыскивать данные по запросам, поэтому обратите внимание на функции поиска каждого решения.

Кроме того, в некоторых законодательных актах оговорены способы архивирования данных. Например, закон Сарбейнса-Оксли требует обеспечить целостность данных в течение всего периода хранения, а Правило 17a-4 комиссии по ценным бумагам требует хранить данные на неизменяемом носителе, например WORM, на который данные можно записать только один раз, но читать многократно.

Эти общие рекомендации и данные, приведенные в таблице, помогут подобрать оптимальную программу архивации электронной почты.

Б. К. Уинстед - помощник редактора в Windows IT Pro и SQL Server Magazine bwinstead@windowsitpro.com

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF