Компания Microsoft продолжает пополнять свой Office новым содержимым, не объясняя его предназначения. Типичным примером может служить Microsoft Office InfoPath 2003. Технология InfoPath существует с момента появления Microsoft Office 2003, однако мало кто знает, для чего ее следует применять. В Office 2007 спрятан инструмент Microsoft Office Groove 2007, о преимуществах которого многие, возможно, не подозревают. Узнать больше о Groove и оценить интересные возможности программы можно на домашней странице Groove (http://office.microsoft.com/en-us/groove/fx100487641033.aspx ). Располагая минимальными знаниями, можно превратить Groove из бесполезного пункта меню в мощный инструмент поддержки коллективной работы. Начальный импульс могут дать приведенные ниже 10 рекомендаций.

  1. Создание учетной записи Groove. Первый шаг — создание учетной записи Groove. Эта учетная запись представляет собой файл, определяющий личность пользователя для Groove и устройства, на которых программа будет работать, а также обеспечивающий привязку к рабочим пространствам, которым принадлежит пользователь, и сохранение криптографической информации для защиты его данных.
  2. Создание рабочего пространства. Рабочее пространство — это область, коллективно используемая активными участниками проекта. Можно создавать рабочее пространство трех типов: через общий доступ к файлам, когда совместно используется содержимое папок всех систем; стандартный вариант — с помощью инструментов Files и Discussion; пользовательское пространство с включением инструментов по выбору. Можно иметь несколько рабочих пространств Groove, каждое из которых объединяет разных пользователей и включает различные инструменты. Управление рабочими пространствами Groove осуществляется с помощью Workspace Explorer.
  3. Приглашение пользователей в рабочее пространство. Для добавления пользователей в рабочее пространство применяется стартовая панель Groove Launchbar или Workspace Explorer. На панели Groove Launchbar следует щелкнуть правой клавишей мыши на рабочем пространстве, к которому требуется добавить пользователя, затем во всплывающем меню следует выбрать Invite to Workspace. Можно приглашать пользователей в рабочее пространство посредством электронной почты или IM.
  4. Добавление инструментов в рабочее пространство. В Groove имеется 11 инструментов, которые можно добавлять в рабочее пространство, в частности Calendar, Forms, Issue Tracking, Meetings и SharePoint Files. Кроме того, есть возможность поиграть в шахматы и что-то нарисовать.
  5. Общие файлы. После настройки рабочего пространства Groove все готово к его использованию. Совместная работа с документами — одна из наиболее распространенных задач, решаемых при помощи Groove. Настройка совместной работы с документами осуществляется с помощью инструмента Files. Нажмите клавишу Add Files и найдите файлы, которые требуется добавить в рабочее пространство. Можно открыть любой файл из списка в рабочем пространстве при условии наличия соответствующего приложения.
  6. Интерактивное общение (чат). Groove поддерживает функцию чата (мгновенного обмена сообщениями), что позволяет пользователям рабочего пространства общаться друг с другом в реальном времени. Помимо оперативной переписки, функцию чата также можно использовать для приглашения других пользователей Groove в рабочее пространство.
  7. Оповещения. Оповещения Groove информируют членов группы об изменениях элементов рабочего пространства. Оповещения являются настраиваемыми и могут рассылаться в виде текстовых блоков или звуковых сигналов. Настройка оповещений Groove осуществляется в проводнике Workspace Explorer щелчком клавишей мыши на раскрывающемся списке Workspaces, после чего выбирается нужное рабочее пространство и параметр Set Alerts.
  8. Автономная работа. Одна из наиболее мощных функций Groove — возможность работы как при наличии соединения, так и при его отсутствии. Учетную запись Groove, созданную, например, в настольной системе, можно скопировать на другую систему, например на ноутбук. Можно внести изменения в элементы рабочего пространства, после чего при повторной установке соединения Groove автоматически осуществляет синхронизацию изменений между двумя системами.
  9. Дискуссии и совещания. Groove упрощает проведение групповых дискуссий и совещаний. Инструмент Discussion позволяет членам группы создавать темы и обсуждать их друг с другом. Инструмент Groove Meetings поддерживает создание повестки дня и ведение протоколов совещаний.
  10. Коллективная работа с использованием SharePoint. Технология Groove полностью интегрирована с Windows SharePoint Services 3.0 благодаря инструменту SharePoint Files, что позволяет пользователям совместно работать с библиотеками документов. SharePoint обеспечивает эффективную организацию центрального хранилища в случае географической распределенности пользователей, вынужденных связываться через Internet.

Майкл Оти - редактор Windows IT Pro и президент компании TECA (Портленд, шт. Орегон), занимающейся разработкой программного обеспечения и консалтингом. mikeo@windowsitpro.com 

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF