Едва ли не каждый пользователь знаком с возможностями Word для комбинирования текста и создания графика, это превосходный инструмент для генерации поиска по большому количеству писем и офисных документов, таких как заказы и счета. Тем не менее, возможностей Word может не хватать, если нужно создавать массовые отправки по почте для большого количества клиентов или служащих (вырезать и вставлять десятки или даже сотни названий и адресов в условиях, когда они быстро становятся неактуальными). То есть в тех случаях, когда интеграция Word 2007 и SQL Server становится легко управляемой. Тесная интеграция Word 2007 с SQL Server дает возможность создавать циркуляры и стандартные письма, когда управление данными происходит в базе данных SQL Server Express. Так можно очень быстро, даже быстрее, чем это необходимо, «вырезать и вставить» пару сотен различных имен и адресов. Можно создать документ для составления стандартных писем в Word, который может порождать рассылку, основанную на базе клиентов, базе служащих или любых других хранимых данных в одной из баз данных SQL Server Express.
Чтобы организовать автоматическое составление стандартных писем в Word 2007 и SQL Server Express, нужно открыть Word 2007 и щелкнуть по закладке Mailings, которая находится на панели инструментов, и выбрать опцию Start Mail Merge. Здесь будет предложено на выбор: создание рассылки стандартных писем базы данных Word, создание почтовых сообщений, создание конвертов, создание заметок или каталога. Все эти варианты имеют одни и те же возможности, но из-за того, что каждый тип немного отличается, шаги будут разные.
Чтобы создать конверт для составления стандартных писем, нужно отобразить документ «Конверт», выбрать параметр Envelopes и нажать OK. Word по умолчанию отобразит адрес. Затем щелкните на Select Recipients и выберите из всплывающего меню Use Existing List. Появится окно Select Data Source. Чтобы начать новое составление стандартных писем, щелкните на New Source - запустится мастер Office 2007 Data Connection. Из списка источников данных следует выбрать Microsoft SQL Server и щелкнуть на Next. В диалоговом окне Connect to Database Server нужно ввести SQLEXPRESS для указания имени сервера, если требуется соединение с экземпляром SQL Server Express на локальной системе. Если используется по умолчанию метод аутентификации SQL Server Express, выберите Use Windows Authentication. Далее нажмите Next, появится окно Select Database and Table. Чтобы выбрать базу данных, используйте верхний раскрывающийся список. В этом примере выберите Northwind, а затем в списке таблиц укажите Employees. Щелкните на Next, а затем для завершения сохраните Data Source. Далее установите курсор на документ письма, там, где нужно вставить соединенный текст, и затем выберите Insert Merge Field. Из поля Insert Merge Field выберите каждое поле базы данных, которое должно появиться на конверте и щелкните Insert. После выбора всех полей перейдите на панель инструментов и щелкните на Start Mail Merge. После того, как составление писем завершится, можно использовать Word 2007 для печати конвертов. Объединение Word 2007 и SQL Server Express поможет сэкономить много времени, когда нужно слить данные базы данных SQL server Express с текстом и графикой Word.