Отказ от общих папок не должен застигнуть врасплох администратора предприятия

В начале 2006 г. компания Microsoft выпустила новую версию PFDAVAdmin, средства администрирования на базе Exchange Server Public Folder Distributed Authoring and Versioning (DAV). В долгосрочной перспективе компания Microsoft намерена сместить акцент с общих папок в Exchange Server 2007 (выпуск запланирован на начало 2007 г.) и заменить их другим репозитарием. Следовательно, администратору предстоит организовать миграцию ценных данных из общих папок, и PFDAVAdmin поможет найти общие папки, удалить которые можно безотлагательно.

Важный инструмент администрирования

В отличие от диспетчера Exchange System Manager (ESM), который не сообщает сведений об общих папках, PFDAVAdmin позволяет собирать подробные данные и выполнять множество других задач, в том числе определять используемые и незадействованные общие папки. Инструмент построен на основе DAV — расширения HTTP, которое используется компанией Microsoft для работы с документами в почтовых ящиках Microsoft Outlook Web Access (OWA) и общих папках.

PFDAVAdmin можно загрузить по адресу http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=635BE792-D8AD-49E3-ADA4-E2422C0AB424. Следует распаковать загружаемый файл в подходящий каталог на системе Windows Server 2003, Windows XP или Windows 2000 с инсталлированной инфраструктурой Microsoft .NET Framework 1.1 или более поздней и консолью ESM. Запускать pfdavadmin.exe можно интерактивно, как показано на экране, либо в пакетном режиме. Быстродействие утилиты достаточно велико — данные из 94 488 папок в инфраструктуре Exchange компании HP были собраны менее чем за час. Подробности о способах запуска и использовании PFDAVAdmin приведены в файле PFDavAdmin.doc.

Экран. Интерактивный запуск PFDAVAdmin

Exchange автоматически реплицирует иерархию общих папок (но не данные из этих папок) на другие серверы общих папок, поэтому запускать PFDAVAdmin следует только на сервере, на котором размещены копии исследуемых общих папок. Копии содержат данные, которые требуется анализировать; инструмент выдает нулевой результат для всех папок, данные в которых не реплицированы.

Поиск в папках

Первым шагом к отказу от общих папок может стать создание отчета PFDAVAdmin об их содержимом. Инструмент генерирует файл с разделением символами табуляции, который можно загрузить в электронную таблицу для анализа. Данные можно сортировать по размеру, чтобы обнаружить пустые папки (явные кандида ты на удаление), или по дате создания в поисках неактивных папок. Следует помнить, что инструменты подготовки отчетов, индексации или анализа могут изменить дату доступа к папке и придать неактивной папке активный вид.

Наводим порядок

После того как будут выбраны папки для удаления, требуется решить, что с ними делать. После анализа отчета о содержимом папок следует:

  • оповестить владельцев папки. Прежде чем удалить общую папку или ее содержимое, необходимо известить владельца папки о предполагаемой дате удаления и подождать ответа. Обычно папку можно удалить, если владелец не откликается примерно в течение недели;
  • составить план действий в отношении неактивных папок. Необходимо решить, что делать с папками, которые не принадлежат действующим сотрудникам;
  • определить архивную политику. Прежде чем удалять папки, нужно выяснить, следует ли архивировать информацию из них в соответствии с требованиями законодательства. Рекомендуется архивировать данные в файле PST, особенно если папки немногочисленны и малы, или использовать специальную программу архивирования;
  • установить ограничения для хранения элементов папок. Если установить ограничения на хранение элементов для сохраняемых папок, то Exchange автоматически удалит старые данные в ходе регулярных операций по обслуживанию хранилищ данных.
  • составить расписание. Необходимо определить периодичность запуска PFDAVAdmin для обнаружения и удаления лишних папок в будущем.

После удаления устаревших общих папок предстоит принять решение об остающихся. Некоторые администраторы предпочитают оставить существующие папки на месте до тех пор, пока не появится возможность удалить их. При этом сотрудникам не рекомендуется использовать старые общие папки и запрещается создавать новые.

Более активный подход — выбрать новый репозитарий, такой как Windows SharePoint Services или Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Функциональность этих продуктов различается, но при правильном развертывании и управлении любой из них может заменить разные аспекты общих папок.

Компания Microsoft рекомендует пользователям форм на основе общих папок перейти на формы Microsoft Office Infopath 2003. При таком подходе в конечном итоге придется переработать существующие формы и логику приложений (но не данные) и переместить данные из общих папок в новый репозитарий.

И наконец, возможно, придется по-новому организовать доступ пользователей к данным и приложениям через сеть. Цель репликации общих папок — разместить данные и приложения удобным для пользователя образом. Но в таких решениях, как SharePoint Portal Server, нет функции репликации, поэтому пользователям, скорее всего, придется обращаться к данным и программам на центральном сервере через протяженные сетевые каналы. Современные сетевые соединения отличаются высоким быстродействием и пропускной способностью, но пользователи в конечных точках сети с топологией типа «звезда» все же испытывают задержки.

Готовимся к переменам

Как и любая утилита, PFDAVAdmin — не волшебная палочка, но с ее помощью можно расчистить нагромождения общих папок, определяя дальнейшие пути развития предприятия.

Тони Редмонд - Редактор Windows IT Pro, старший технический редактор Exchange & Outlook Administrator, вице-президент и главный технолог HP Services, автор книги Microsoft Exchange Server 2003 with SP1 (издательство Digital Press). exchguru@windowsitpro.com

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями