Дополнительную информацию по PowerPoint можно получить по адресу http://www.intelliem.com/content/itproppt.htm.

ЭТО НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ КАЖДОМУ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ

СОВЕТ 1.
Никогда не применяйте сменные носители

Медленный процесс ввода/вывода и вероятность порчи данных делают невозможными продуктивную работу со сменными носителями в PowerPoint. Работайте локально, затем используйте мастер Pack and Go или скопируйте всю презентацию целиком во флэш-накопитель USB на завершающем этапе.

СОВЕТ 2.
Неизменно используйте мастер Pack and Go

При необходимости переместить презентацию из системы, на которой она была подготовлена, на другую систему, следует применить функцию Pack and Go, чтобы не потерять связанные объекты и уникальные шрифты. Меню «Файл» обеспечивает доступ к мастеру Pack and Go (PowerPoint 2002) или мастеру Package for CD (PowerPoint 2003).

СОВЕТ 3.
Подменю Grayscale из меню View

Очень часто пользователи копируют презентацию и настраивают ее параметры таким образом, чтобы ее удобно было печатать на черно-белом лазерном принтере. Лучше вместо этого использовать подменю Grayscale из меню View. Пользователи смогут увидеть, как выглядит презентация в черно-белом варианте, и щелкнуть правой кнопкой мыши на любом объекте в презентации, а затем вызвать меню Grayscale, чтобы поэкспериментировать с возможными изменениями во внешнем виде.

СОВЕТ 4.
Специализированные презентации

Пользователи формируют базовый набор слайдов, а затем меняют порядок их показа для различных аудиторий и получают множество версий презентации. С помощью функции Custom Shows можно подготовить различные варианты внутри одной презентации. Для этого достаточно выбрать функцию Custom Shows из меню Slide Show и следовать указаниям программы, чтобы создать новую презентацию, располагая подходящие слайды в нужном порядке.

СОВЕТ 5.
Оглавление

Пользователи часто интересуются, как обеспечить «ветвление» презентации. Можно подготовить слайд с оглавлением, в котором каждый пункт содержит гиперссылку на соответствующий слайд. Для создания гиперссылки требуется щелкнуть на меню Insert и выбрать пункт Hyperlink. В слайд-образце необходимо вставить кнопку или другую гиперссылку для возврата к слайду оглавления.

СОВЕТ 6.
Простой способ копирования и вставки слайдов между презентациями

Копировать и вставлять слайды из одной презентации в другую можно с помощью панели миниатюрных изображений в представлении Normal или представления Slide Sorter. В PowerPoint 2003 следует обратить внимание на кнопку Paste Options, которая появляется после выполнения операции вставки. Щелкнув на ней, можно активизировать режим Keep source formatting (на языке Microsof это означает «использовать шаблон исходной презентации для данного слайда»).

СОВЕТ 7.
Правильно используйте средства цветовой селекции

Нередко приходится сталкиваться с полным непониманием цветовых раскрывающихся меню. Пользователи должны выбрать подходящие цвета из правильных рядов этих меню. Например, щелкните на Format, Font и взгляните на раскрывающийся список Color. В первом ряду представлены краски цветовой схемы. Любой объект, в котором используется цвет из первого ряда, изменится после применения новой цветовой схемы или шаблона или если объект или слайд будет перенесен в другую презентацию с иной цветовой схемой или шаблоном. Цвета первого ряда следует использовать только с объектами, которые могут и должны изменять цвет: передний план (текст, заголовки, линии), фон, области сплошной закраски и др. Например, если графическое изображение солнца закрашено желтым цветом из первого цветового ряда, то цвет солнца будет меняться в зависимости от цветовой схемы. Лучше выбрать желтый цвет из ряда, расположенного ниже, или щелкнуть на кнопке More Colors и выбрать желтый.

СОВЕТ 8.
Уменьшение размеров файла презентации

Сжатие и преобразование: сжать фотографии можно с помощью команды Compress Pictures в панели инструментов Picture; для того чтобы преобразовать встроенные объекты в рисунки, нужно скопировать объект, активизировать функцию Paste Special, выбрать пункт As Picture и режим Enhanced Metafile (если он доступен).

ПОМОГАЕМ ДЕЛОМ

СОВЕТ 9.
Отключение режима AutoFit

Если пользователь работает в поле для подстановки текста и вводит лишнюю метку списка, PowerPoint автоматически изменяет размер шрифта и/или межстрочное расстояние, чтобы разместить метку. Но в результате презентация выглядит непрофессионально. Рекомендуется отключить параметры AutoFit на сервере с помощью Group Policy. Административные (.adm) шаблоны Group Policy для управления Office можно найти на Web-узле Microsoft.

СОВЕТ 10.
Отключение режима Allow Fast Saves

Allow Fast Saves — вредный режим, и он должен быть отключен. В этом режиме пользователи только присоединяют изменения, но не удаляют старый материал. Поэтому, например, рассчитанный на определенного потребителя и удаленный (как ошибочно полагал пользователь) контент в действительности остается в презентации, направленной другому потребителю. Это ли не пробел в системе информационной безопасности? С помощью .adm-шаблонов Office можно отключить режим Allow Fast Saves в PowerPoint на всех машинах домена; это один из очевидных случаев применения политик.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями