Часть 4. Программы для менеджера.

В прошлой статье я представил программы для секретарей. Следующими в списке офисных работников идет самая многочисленная прослойка — менеджеры. Давайте для начала определимся, кто они такие. Не секрет, что эта должность в постсоветском пространстве имеет очень расплывчатые формы. Об этом свидетельствует и современный сленг — люди часто называют их «манагерами», а известный анекдот гласит, что уборщица — это менеджер по дезинфекции, гигиене и очистке. Мы же примем более узкое определение, учитывая, что все-таки наиболее многочисленная часть этих сотрудников — менеджеры по работе с мелкими и крупными клиентами.

Век информации...

Для эффективной работы менеджеру необходимо иметь под рукой полную контактную и рабочую информацию по клиентам и фирмам, с которыми налажено сотрудничество. Конечно, соответствующую базу данных можно организовать в привычном Microsoft Access... Но это требует значительного времени на первоначальную настройку, да и стоимость Access, мягко говоря, кусается. Между тем на рынке ПО существует ряд программ для создания необходимых баз данных, часто русскоязычных и даже бесплатных.

«База клиентов 1.1» специально создана для ведения базы данных клиентов, но может служить и для хранения информации по другим организациям. Программа проста, пользователь вводит по каждому из клиентов и организаций название, контактную информацию, имена представителей, банковскую информацию и проч. На основании этих данных составляется таблица. При выборе одной из строк таблицы в нижней части окна более подробно выводится информация по искомой фирме или клиенту.

«База клиентов»: все как на ладони

Менеджеры, которые ранее вели базу данных средствами Microsoft Excel, смогут перенести свои данные в «Базу клиентов» без потерь, с минимальной адаптацией. Для этого выбирается исходный XLS-файл и прописывается соответствие полей программы колонкам в файле. Поддерживается также экспорт данных из программы в Excel.

Единственным серьезным недостатком программы я считаю то, что при распечатке базы на лист выводятся лишь те колонки, что могут разместиться на нем. Остальные не печатаются даже на следующих страницах.

«Базу клиентов» можно порекомендовать пользователям, не нуждающимся в дополнительных функциях.

Manager 1.5plus имеет значительно больше возможностей, нежели «База клиентов». Эту программу уже можно считать неким универсальным инструментом для менеджера, что и отражается в названии. Так, по каждому из предприятий, внесенных в базу, можно вести не только контактную информацию, но и следующую:

  • учет продаж товара предприятию с возможностью отслеживать динамику по дням;
  • планирование событий и дел, связанных с конкретной фирмой;
  • отдельные папки с различными документами, жестко привязанными к предприятию.

Кроме того, в программе существует адресная книга сотрудников предприятий с возможностью ввода как стандартных анкетных и контактных данных, так и различной дополнительной информации (характеристика, личные качества и проч.). Непосредственно из программы возможна печать адресов на конвертах для выбранных контактов. Это бывает очень полезно при рассылке приглашений, прайс-листов, поздравлений и т.д.

Программа ориентирована на работу нескольких менеджеров с ведением подробной отдельной статистики продаж и дел по каждому из сотрудников, для любого из которых может быть создан отчет. Для совместной работы менеджеров в одной программе предусмотрена функция обмена сообщениями. В подобном случае естественно наличие сетевого режима. При этом база данных устанавливается на сервер, а менеджеры работают с ней по сети.

Manager — условно-бесплатная программа, незарегистрированная версия позволяет занести в базу не более 50 предприятий и 100 контактов. Другие ограничения отсутствуют.

И швец, и жнец, и на дуде игрец...

Другой категорией программ для менеджера являются универсальные. Их создатели позиционируют каждое свое творение как основную (если не единственную) необходимую менеджеру программу. Можно поспорить о степени их универсальности и самодостаточности, но они стоят внимания пользователя.

Программа «Менеджер Плюс 1.5» удовлетворяет потребности работы «правильного» менеджера, к задачам которого относится управление проектами, распределение заданий между сотрудниками, контроль исполнения и проч. Программа позволяет создавать неограниченное количество проектов, разделенных на отдельные задания, назначать ответственных сотрудников, выводить напоминания. По завершении очередного этапа проекта менеджер делает соответствующую отметку в программе. При этом по каждому из внесенных в базу сотрудников ведется статистика исполнения заданий, включающая общее количество контролируемых заданий и проектов, число просроченных и текущих задач. «Менеджер Плюс» поддерживает многопользовательский режим работы, поэтому к программе могут обращаться также и ответственные работники, за которыми закреплены те или иные проекты и задания. Сотрудникам выдаются ограниченные права доступа, в программе они видят лишь описания задач, к которым имеют отношение.

Бесплатная, незарегистрированная версия имеет одно существенное ограничение — отсутствует возможность добавлять в базу новых сотрудников.

Программа Info.Express Information System 2.51.20 более универсальна и рассчитана на углубленную работу. Она ориентирована скорее на организацию собственной работы менеджера, чем на контроль за другими сотрудниками.

Система Info.Express универсальна

Например, большинству людей (не только менеджеров) не раз приходилось сталкиваться с проблемой организации ссылок на самые различные файлы с комментариями к каждому. Да еще и с группировкой по темам. Конечно, можно создавать отдельные папки для текстовых документов, особую папку в «Избранном» для веб-ссылок и проч. Однако это не будет способствовать организации информации. В Info.Express ссылки и целые документы, сохраненные веб-страницы объединяются в один большой раздел-проект. При этом нет никаких ограничений на тип файла. Это может быть даже аудио- или видеозапись относящегося к делу разговора или события. Следует учесть, что в программе сохраняются только ссылки на выбранные файлы, их местоположение на диске не меняется.

В Info.Express есть своя база для контактов, возможность создания малых заметок и т.д. Казалось бы, это функции, общие для любого органайзера, но здесь делается упор на часто используемые поля, например в заметках. Наряду с общим описанием отдельно указываются телефон, адрес электронной почты или сайта, дата создания заметки и рейтинг.

Учитывая, что менеджер любой фирмы так или иначе управляет распространением продукции, в Info. Express ведется каталог товаров.

Особую роль в программе играет ее «сотрудничество» с Интернетом. Не выходя из программы, можно просматривать новости крупных деловых и новостных проектов (ForUm, Korrespondent.Net, РБК и др.). Украинским (и не только) пользователям также будет интересен раздел «Бизнес-объявления-Украина» с возможностью размещения своих деловых предложений на крупных досках объявлений и в деловых порталах УАнета.

Возможно размещение в виде локального информационного центра своих прайс-листов, базы данных контактов в формате Info.Express.

Англоязычная программа PlanBee 2.0c предназначена как для менеджеров, так и для руководителей проектов. Она в чем-то может конкурировать даже с известной и дорогостоящей Microsoft Project.

На гистограмме — график заданий во времени

PlanBee работает только с созданием проектов и контролем за их выполнением, но эти функции реализованы в программе в полной мере. Я приведу лишь несколько примеров:

  • выставление минимальных и максимальных сроков начала и завершения проекта (Early Start, Late Start, Early Finish и Late Finish);
  • автоматическое построение гистограммы, показывающей пересечение во времени заданий и стадий проекта с отображением процента выполнения каждого задания;
  • планирование проекта с учетом выделенных на каждый из этапов денежных ресурсов.

Единственный недостаток программы — отсутствие поддержки русского языка. При попытке ввода русских названий проектов и заданий отображаются нечитаемые символы.

Программа является условно-бесплатной и работает без видимых ограничений в течение 30 дней после установки. PlanBee имеет «деловой» интерфейс, удобна, хотя размер шрифта в надписях на кнопках программы очень мал.

А также...

Помимо упомянутых выше можно порекомендовать следующие дополнительные программы.

DealOngo Lite (http://www.dealongo.com/rus/) — подспорье для настоящих «мобильных» менеджеров: бесплатная программа для КПК, имеющая базу данных поставщиков и клиентов, автоматический подсчет сумм, налогов и скидок.

«Прайс Аналитик» (http://soft.aws.ru) позволяет анализировать и выбирать наиболее выгодные позиции в прайс-листах различных фирм. Она генерирует сводный прайс-лист, где каждой позиции соответствует несколько цен от разных поставщиков. Программа будет удобна для торговых фирм различных сфер деятельности.

Active Document Keeper (http://www.orionsoftlab.com/rus/adk) предназначена для создания архива документов в различных форматах файлов. Архив имеет древовидную структуру и поддерживает документы Word, Excel, Adobe Acrobat, Powerpoint и др.

* * *

Следующая часть серии статей «Офисный ПК: ничего лишнего» будет посвящена программам для кадровых работников. Все предложения и пожелания по сериалу направляйте по электронной почте: krava@krava.com.ua.


Включение сетевого режима программы

Для сетевого режима работы необходимо на сервере создать папку Manager и поместить в нее файл базы данных manager.mdb. После этого программа устанавливается на каждом компьютере и в настройках указывается путь к этому файлу.


База клиентов 1.1

Оценка: ****

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 1,1 Мбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: бесплатно

Разработчик: Flashlight Software, http://soft.flashlight.ru/


Manager 1.5plus

Оценка: ****1/2*

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 1,3 Мбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: условно-бесплатно

Цена: 1000 руб. за одно рабочее место

Разработчик: Андриянов Максим Геннадьевич, http://manager-crm.narod.ru


Менеджер Плюс 1.5

Оценка: ****1/2*

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 5,1 Мбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: условно-бесплатно

Цена: 320 руб. — регистрация, 160 руб. — лицензия на одного пользователя

Разработчик: «ДНКсофт», http://www.dnksoft.ru

Info.Express Information System 2.51.20

Оценка: *****

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 438 Кбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: бесплатно

Разработчик: E-infosystem.com http://www.e-infosystem.com


PlanBee 2.0c

Оценка: *****

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 1 Мбайт

Языки интерфейса: английский

Условия распространения: условно-бесплатно

Цена: 29,98 долл. (69,98 долл. за версию Pro)

Разработчик: Guy Software, http://www.guysoftware.com/planbee.htm

735