Часть 3. Свободу секретарю

В предыдущей статье цикла были рассмотрены программы для главы компании. Выйдем из кабинета директора. Качество выполнения секретарских обязанностей (разве что кроме заваривания кофе для шефа ) напрямую зависит от соответствующего ПО. Тем не менее во многих фирмах большинство задач решаются по старинке, вручную. Использование программ позволяет значительно экономить время и повышать эффективность работы.

«Опись, протокол, сдал-принял, отпечатки пальцев»...

Одна из обязанностей секретаря — обработка и регистрация входящих и исходящих документов. Для этого существует несколько программ, различных по функциональности.

Программа для регистрации входящих и исходящих документов имеет широкий набор функций. Для ее эффективной работы секретарю необходимо сначала ввести данные для дальнейшего выбора из списка. Например, в пункт меню «На чье имя» добавляются имена и должности сотрудников, в пункт «Тема» — наиболее частые темы документов, в пункт «От кого» — перечень организаций и частных лиц, от которых в основном поступают документы, и т.д. При добавлении каждого документа секретарь указывает один из пунктов меню в предварительном списке, а также делает вольным стилем пометки — «Краткое описание и резолюция» и др.

Помимо основных функций учета документов программа имеет и дополнительные:

  • проверка выполнения предписанного документом действия с помощью установки контрольных сроков;
  • печать карточек для ведения бумажной картотеки;
  • архивация по отчетным периодам;
  • создание резервной копии и т.п.

Возможны создание отчетов и просмотр статистики по введенным в базу документам. Из недостатков программы отмечу невозможность просмотра всех документов в виде обычной таблицы (без создания отчетов и проч.) и невыразительность кнопок программы (эффективность работы в первое время будет довольно низкой). В незарегистрированной версии отсутствует экспорт данных в Word, Excel и гипертекстовый формат (HTML), сохранение локальных настроек программы и ряд менее значительных функций.

Информация о документах наглядно представляется в виде таблицы

Допустима установка программы как на один ПК, так и на сервер локальной сети с возможностью обращения с других компьютеров.

Более удобна программа «Документооборот», имеющая несколько иную структуру. Верхняя часть окна отведена под кнопки управления, в нижней отображается информация о зарегистрированных документах в виде таблицы. С помощью вкладок документы разбиты на входящие, исходящие и внутренние (в пределах компании).

Информационные разделы для документов заполнять несколько проще, чем в предыдущей программе, — за счет большей наглядности и ввода данных в пределах одного окна.

Облегчает начальную стадию работы то, что значительная часть документов (заявление, акт, договор и др.) уже введена в систему. Удачно сделан список адресатов-исполнителей по документам: кроме имени можно ввести в базу название отдела и номер офиса. Генерация отчетов по документам проста.

Ложкой дегтя можно считать лишь то, что в незарегистрированной версии возможен ввод в базу только 40 документов.

Досье и контакты...

По каждому юридическому лицу можно внести большое количество реквизитов и контактов

Другой основной функцией секретаря-референта является создание и поддержание актуальной базы контактной информации клиентов, сотрудников, поставщиков и других организаций и физических лиц. Для этого также существует несколько программ.

Программа «Контакты» позволяет вести довольно сложную базу информации по юридическим и физическим лицам. Она имеет вложенную структуру ведения информации, т.е. по каждой организации можно ввести сведения о неограниченном количестве сотрудников с отдельными контактными данными. Записи в базе контактов можно группировать по категориям, а наиболее часто используемые из них уже заданы в программе («Клиент новый», «Клиент постоянный», «Должник», «Посредник», «Поставщик» и др.). Есть отдельные графы и пункты для ввода банковских реквизитов, интернет-ссылок, вольных заметок по каждой записи.

Программа тесно связана с Windows, возможен набор телефонного номера или отправка письма по электронной почте одним щелчком мыши в программе.

Предусмотрено импортирование в программу информации из базы данных Access, файлов контактной информации VCF (vCard) и файлов CSV (текст, разделенный запятыми), а также экспорт записей в файлы VCF (vCard).

Из введенной контактной информации программа автоматически генерирует телефонный и адресный справочники, список электронных адресов и интернет-ссылок. На основании базы предусмотрена печать адресов на конвертах, этикеток, а кроме того, писем указанным в базе физическим и юридическим лицам.

Дополнительные функции: ведение списка задач с учетом приоритета, степени готовности и т.д., калькулятор валют.

Программа является условно-бесплатной и имеет ограничение — количество введенных записей не должно превышать 50.

Такая программа ведения контактов может быть использована в качестве бесплатной в маленькой фирме и на полную мощность в крупной организации.

EasyClients — чуть более простая программа с подобными функциями. Предназначена она для ведения базы клиентов компании, но в ней можно без труда вести любую контактную базу.

Пошаговый ввод информации в документ облегчает работу с Blitz Document

Из особых функций можно отметить:

  • возможность персональной рассылки новостей и информации по всем (или выбранным) контактам базы данных;
  • импорт и экспорт данных в формат CSV (текст, разделенный запятыми), поддерживаемый Microsoft Excel;
  • в сетевой версии программы возможно добавление и редактирование записей несколькими пользователями.

Локальная версия EasyClients является условно-бесплатной, незарегистрированный вариант видимых ограничений не имеет. Сетевая версия программы распространяется только при условии покупки.

Самым нетребовательным пользователям порекомендую простую программу «Телефонная книга». Она не требует установки, имеет минимум функций. Допускается добавление лишь физических лиц, для их сортировки по организациям необходимо создание специальных групп. Помимо основных функций возможно напоминание о днях рождениях и экспорт-импорт в файл формата CSV.

Предъявите документы!

Подготовка типовых документов (договоры, акты, доверенности и проч.) занимает значительное время работы секретаря-референта. Их создание можно ускорить с помощью шаблонов в Microsoft Office. Однако значительно удобнее их создавать в специальной программе.

Blitz Document имеет свою (правда, довольно скудную) базу типовых шаблонов и позволяет на их основе быстро создать необходимый документ. При этом еще одной полезной функцией является ведение архива документов, что помогает легко в них ориентироваться.

При создании нового документа секретарь выбирает необходимый шаблон, в виде пошаговой инструкции вводит в документ изменяемые данные (номер, место создания, реквизиты, количество товара и др.). Затем возможна его распечатка, сохранение в архиве, перенос в Microsoft Word и т.д.

Текст любого документа представляется как ряд изменяемых элементов, что позволяет группировать из них необходимый шаблон.

Следует отметить, что в незарегистрированной версии предусмотрено только сохранение документов в архиве. Для экспортирования и печати необходимо приобретение лицензии.

Упрощенной версией является «БЛИЦ Договор» — программа для создания только договоров и контрактов.

Всего понемножку...

При наличии на компьютере пакета Microsoft Office возможна установка универсальной программы Sekretar, которая представляет собой надстройку на основе пакета баз данных Access. Программа позволяет вести базу входящих и исходящих документов, контактной информации по сотрудникам фирмы, список задач, составлять черновики документов и проч.

Предельная простота на основе Microsoft Access — универсальная программа Sekretar

Программа очень проста и незатейлива и может быть рекомендована только небольшим фирмам. Sekretar распространяется бесплатно.

На всякий пожарный...

DoxRefs — программа для каталогизации и сортировки документов. Позволяет сохранять один и тот же документ в виде текста и изображения (полезно для подписанных и утвержденных документов, а также с ручными пометками). Предусмотрено создание связей между документами. http://doxrefs.netfirms.com

Сотрудники предприятия — база данных о сотрудниках фирмы с возможностью печати персональных карточек сотрудников, экспортирования в Excel и Word. http://www.araxgroup.ru/buy7.htm

Фотоархив документов ДОКА — программа для хранения информации о документах. Для каждого документа в базе автоматически или вручную составляется описание, помещаемое в отдельную карточку. ДОКА позволяет вести «интеллектуальный» поиск по документам. http://www.br-a-vo.ru

Tera Any Report — программа для создания отчетов на основе различных данных из текстовых и табличных файлов, баз данных Access. http://www.terasoft.ru/ru/pages/anyreport.phtml

* * *

В следующий раз я расскажу о программах для менеджеров различных уровней и ведущими проектов. Все пожелания, замечания и рекомендации по этой теме прошу присылать по адресу: krava@krava.com.ua.

Регистрация входящих и исходящих документов 2.6b

Оценка: ****

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 4,7 Мбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: условно-бесплатно

Цена: 15 долл.

Разработчик: http://alpha13.by.ru/

Документооборот 2.0.4.1

Оценка: *****

Поддерживаемые ОС: Windows 98/2000/XP

Размер дистрибутива: 7,2 Мбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: условно-бесплатно

Цена: 500 руб.

Разработчик: Д.О. Манаков, http://uszn93.krosline.ru/mdo/

Контакты 1.0

Оценка: *****

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 1,3 Мбайт

Языки интерфейса: русский, английский, немецкий

Условия распространения: условно-бесплатно

Цена: 590 руб.

Разработчик: Semantica Inc., http://www.semantica.ru/products.htm

EasyClients 2.5

Оценка: ****1/2*

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 1,05 Мбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: условно-бесплатно

Цена: 250 руб. локальная версия, от 700 руб. сетевая

Разработчик: www.EasyPrograms.com

Blitz Document 3.2

Оценка: ****

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 1,8 Мбайт

Языки интерфейса: русский, английский

Условия распространения: условно-бесплатно

Цена: 480 руб. (при покупке нескольких копий предоставляется скидка)

Разработчик: Blitz Soft, http://www.blitz-doc.ru/

Телефонная книга 1.3.5.1

Оценка: ****1/2*

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 365 Кбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: бесплатно

Разработчик: www.EasyPrograms.com

Sekretar

Оценка: ****

Поддерживаемые ОС: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

Размер дистрибутива: 860 Кбайт

Языки интерфейса: русский

Условия распространения: бесплатно

Разработчик: С.Е. Карасев, dolphin9999@mail.ru


Продолжение. Начало см. в №8,9

1858