В нашей работе очень много от свахи

Ольга Борисовна Сабинина — руководитель департамента рекрутинговой компании «Агентство Контакт»

Так говорит Ольга Сабинина, руководитель департамента рекрутинговой компании «Агентство Контакт». Несомненно, процесс выбора из нескольких кандидатов одного — глубоко личностный, и критерий, по которому работодатель производит окончательно этот выбор, часто иррационален. Поэтому и речь идет сегодня о том, как изменилась работа кадровой «свахи» с внедрением новых информационных технологий, что важно учитывать в первую очередь при построении информационной системы для кадрового агентства и каковы планы ее развития на будущее, что нового привнес в рекрутмент Internet. Беседу ведет научный редактор журнала «Мир ПК» Михаил Глинников.

— Весь спектр работ, связанных с поиском и подбором персонала, управлением им и его цивилизованным увольнением.

— Из чего состоит работа с кадрами в организации?

— Работа с кадрами в любой организации складывается из нескольких частей.

Первая часть — кадровый учет. Он ведется по требованию государства в соответствии с определенными нормативами, которые регулируются в законодательном порядке.

Следующая часть — поиск и подбор персонала. Эта задача стоит перед всеми организациями и решается ими по-разному.

Третья часть включает обучение, оценку, мотивацию персонала и ряд других действий руководителя. Одним словом — улучшение качества кадров и планирование карьеры конкретных работников. Сюда же относятся разного рода тренинги и аттестации, которые позволяют выявить, кого и чему надо учить.

— Если взять, к примеру, кадровый учет, то раньше он велся вручную, заполнялись бланки специальной формы. С развитием информационных технологий появился целый ряд программных продуктов, которые позволяют значительно повысить его эффективность. Обычно это отдельные модули единой системы финансово-управленческого учета. Такие модули есть и в зарубежных продуктах (R3, Scala, Platinum), и в отечественных («Босс-корпорация», «Галактика», «1С») и т.д.

— В настоящее время практикуются четыре метода подбора персонала — по личным контактам, путем размещения объявлений в газетах и журналах, с помощью Intrernet и с использованием услуг рекрутинговых агентств. Последний метод имеет ряд преимуществ при подборе руководителей и специалистов высокой квалификации.

— А какое место занимает Internet в подборе персонала?

— Три года назад говорить о подборе персонала через Сеть практически не имело смысла, разве что о поиске специалистов для рынка информационных технологий — и все. Сегодня же это огромный пласт информации, который непрерывно расширяется, и нужно учить людей ею пользоваться.

Я не готова поставить поиск персонала через Internet выше или ниже размещения объявлений о вакансиях в средствах массовой информации. Тем более что многие печатные издания имеют свою Internet-версию.

— Как шло внедрение информационных технологий в Вашем агентстве?

— Когда я пришла сюда работать в 1995 г., у нас была база данных о кандидатах, которая хранилась в специальной комнате в картотеке, и объем ее составлял уже около шести тысяч резюме. В конце 1995 г. мы создали первую собственную компьютерную базу данных, которая содержала информацию о десяти тысячах специалистов. Основу для нее написали на Access сторонние программисты по нашему заказу. Технология была такова: информацию в базу данных о кандидатах заносили операторы, перенося ее с бумажных анкет-резюме.

Резюме приходили к нам тогда в основном в бумажном виде, по почте или факсу. Объемы поступающей информации быстро росли, приходилось увеличивать число операторов. Для нас это было весьма ощутимо — в агентстве работало всего 40 человек, и шесть из них с утра до вечера занимались только тем, что заносили информацию о кандидатах в компьютер.

C ростом объемов поступающей информации возникла еще одна проблема. Часто анкеты заполнялись плохим почерком, да и сами операторы совершали ошибки. А в 1997 г. в базе уже хранились данные о 50 тыс. кандидатов, и каждый день мы получали порядка 300—500 новых резюме. При таком большом потоке выверить всю информацию было очень сложно.

— Да, но безуспешно. В те времена, а это был 1996 г., при всех наших попытках распознавать с помощью таких систем приходящие по факсу резюме процент ошибок оказывался слишком велик. И к тому же все равно эту информацию вручную нужно было разбивать по полям.

— Понятно. И все-таки Вам ведь удалось найти выход из этой ситуации?

— Мы организовали к 1998 г. новую базу данных, которая позволяла одновременно и обрабатывать, и хранить резюме в электронном виде. Большая их часть приходила к нам уже по электронной почте. Эта база данных создавалась нашими собственными разработчиками. В ней можно было строить множественные запросы по различным сочетаниям слов.

Кроме того, новая система включала средства для взаимодействия с клиентами, а не только с кандидатами, как предыдущая.

Это дало нам развитый инструмент, позволяющий фиксировать все контакты и вести историю взаимоотношений и с компаниями, и с конкретными кандидатами. С внедрением системы мы смогли автоматизировать свой производственный процесс и существенно повысить эффективность работы.

— В целом вся процедура сводится к следующему. К нам обращается заказчик, и информация о контакте с ним фиксируется в нашей базе данных. Затем происходит встреча с самим заказчиком, в результате чего появляется анкета-заявка, которая содержит большое число полей и тоже хранится в системе. На основе этой информации можно получать и анализировать такие жизненно важные для агентства параметры, как количество закрытых вакансий, cредняя стоимость вакансии, среднее время закрытия вакансии, число первичных и вторичных обращений и многое другое.

— Что же в итоге дало Вам внедрение системы?

— У нас появилась возможность оперативнее принимать решения в зависимости от складывающейся на кадровом рынке ситуации.

Весь документооборот, связанный с резюме, происходит теперь только в электронном виде, информация о кандидатах пересылается по электронной почте, отпала необходимость держать большой штат секретарей для отправки и получения факсов.

До внедрения системы в отделе работы с кандидатами у нас числилось двенадцать человек. Сейчас эту работу выполняют четыре сотрудника, хотя объем поступающей в обработку информации вырос за последние три года в два раза.

Более того, на основе своей системы мы создали некую внутреннюю классификацию, которая позволяет ускорить процесс выборки из базы данных. Каждому кандидату присваивается, условно говоря, «ярлык», причем одному и тому же человеку может быть присвоено несколько таких «ярлыков». И когда нужно найти кандидата на должность, например, системного программиста, по этим «ярлыкам» можно быстро отобрать и просмотреть все подходящие резюме. В частности, после просмотра поступившего резюме эксперт делает пометки — заносит в систему полезную для рекрутера информацию о кандидате — определенные цифровые коды. В следующий раз, когда другой эксперт выбирает из базы информацию о кандидатах с конкретными характеристиками, ему достаточно набрать требуемый код. Это значительно повышает эффективность работы.

— Никакую. Мы никогда не берем оплату от кандидата. Не брали, не берем и брать не будем. Это незыблемый принцип качественного рекрутмента. Только так можно нацелить работу агентства на цели компании — заказчика персонала. Наша цель — подобрать клиенту подходящего сотрудника, а не трудоустроить хорошего человека.

— Из каких источников Вы черпаете информацию о кандидатах?

— Первым является наша собственная база данных. И чем она будет полнее, чем шире станут ее возможности, тем более ценным окажется для нас этот источник.

Второй источник — Internet. Мы размещаем объявления на своем корпоративном сайте, а также используем электронные «доски объявлений» и «работные» сайты.

Есть еще один метод подбора кадров — прямой поиск. Он особенно эффективен в ситуации, когда вакансия предусматривает наличие у кандидатов каких-то специальных знаний. Таких специалистов мало, и мы составляем некоторый список компаний, где они могут работать. Далее наша задача — выйти на этих людей, которые, скорее всего, не ищут работу, и сделать им определенные предложения. Здесь нам Internet-технологии очень помогают. С появлением Сети стало гораздо проще отыскать информацию о подобного типа специалистах. На большинстве корпоративных сайтов компаний приводится информация о сотрудниках и о том, кто чем занимается. Можно получить также список фирм-партнеров конкретной компании, значительно расширив тем самым поле поиска. Имеются на сайтах компаний и списки сертифицированных специалистов по разным направлениям. Это весьма значимый ресурс для нашего агентства.

Работая с клиентами, я всегда предупреждаю их о том, что на сайте ни в коем случае нельзя размещать информацию, которая позволила бы рекрутеру «украсть» у нее лучших сотрудников.

— Трудно сказать. Все зависит от весомости позиций. Так, например, кандидатов на пост генерального директора мы подбираем с помощью прямого поиска. В то же время отличных специалистов по продажам, программистов можно найти в базе данных или с помощью Internet.

— И сколько у Вас сейчас кандидатов в базе данных?

— К концу января этого года в ней насчитывалось 86 530 человек.

— Сегодня у нас в штате числится около 60 человек и более чем две трети из них работают с кандидатами. Это специалисты отдела отбора кандидатов, ресёчеры (профессионалы по поиску кандидатов по четко сформулированным требованиям), консультанты-рекрутеры.

— Каков объем Вашего бизнеса?

— По нашим оценкам, на конец 2000 г. он превыcил 20% московского рынка рекрутмента в области информационных технологий и телекоммуникаций.

— Нет, нас знают на рынке. Наше агентство достаточно дорогое — мы берем с компании—заказчика персонала за услуги по подбору кандидата 25% его годового дохода. Причем 20% от суммы выплачивается по факту заключения договора, остальное — когда человек выходит на работу. Есть гарантийный испытательный срок. Если в течение его специалист уходит или его увольняют, агентство бесплатно делает замену.

Проблема в другом — на кадровом рынке России существует дефицит опытных и эффективных рекрутеров, способных работать в крупном агентстве.

— Cколько кандидатов подобрано за год и как часто случаются замены?

— За 2000 г. наше агентство трудоустроило 198 человек. А замена — это для нас ЧП и случается очень редко. Мы ведь как раз и берем деньги за то, что выполняем очень тщательный подбор кандидатов. Готовим обычно троих — предлагаем самого подходящего. Заказчик может сказать: «Нет, он нам не годится. Покажите других». Это естественное желание, особенно у тех, кто впервые с нами работает, посмотреть — а вдруг другой окажется лучше?

Нет, лучше не будет за те же деньги. Мы просмотрели если не 100%, то близко к тому всех возможных специалистов, потенциально способных занять вакантную должность.

— А если ни один из предложенных заказчику все же не подойдет?

— Тогда у нас собирается специальная комиссия, которая выясняет, почему не был подобран такой кандидат, который устроил бы руководителя. И дальше вопрос решается так — или мы отказываемся от заказа (ведь иногда и сам заказчик не понимает, что для него это лучший специалист), или наш клиент выдвигает дополнительные требования, которые, вообще говоря, он должен был сформулировать заранее, и процесс повторяется. Но это, как я уже говорила, бывает довольно редко.

— Разумеется. 17 июля 2000 г. мы запустили проект в Internet — kontakt.net.ru. Это e-крутмент, он позволяет автоматизировать работу по заказу персонала. Общая концепция данного проекта заключается в том, что заказчик сам приходит на сайт и заполняет очень подробную анкету, где фиксирует требования к специалисту, который ему нужен. После этого запрос автоматически попадает в соответствующий департамент «Агентства Контакт» и обрабатывается специалистами по поиску персонала. Заказчик получает подтверждение, и после фиксированной предоплаты в 500 руб. заказ принят и начинается собственно поиск персонала. В результате из традиционного процесса рекрутмента исключается очная консультация рекрутера. Процесс заказа автоматизирован, затраты cокращены, и если стоимость обычного рекрутмента составляет 20—30% от годового дохода кандидата, то в рамках этого Internet-проекта работа выполняется только за один его месячный оклад. Правда, таким способом целесообразно искать лишь типовые позиции, где набор функций, выполняемых кандидатом, достаточно понятен и почти одинаков. Речь идет о секретарях, переводчиках, офис-менеджерах, бухгалтерах, торговых агентах... То есть наш Internet-проект нацелен прежде всего на массовый рекрутмент.

— Статистика показывает, что клиент обычно лишь с третьего захода отправляет нам заявку. В первый раз заказчик знакомится с системой, изучает, как с ней работать, начинает отвечать на вопросы. Во второй — проходит по системе и доходит до большой анкеты. И только после этого он заполняет ее полностью. Таким образом, в процессе работы с нашей системой клиент cамообучается.

Ведь любое общение с рекрутером — это обучение. Приходит хороший рекрутер, и фактически идет консультация: работодателю объясняют, как надо подходить к поиску персонала, каким образом следует формулировать требования к тому сотруднику, которого он хочет нанять. Потому что часто в российских фирмах у работодателей требования к кандидату носят весьма расплывчатый характер.

Проект позволяет заказчику не оплачивать консультационную работу рекрутера, а идти путем самообучения. «Учебником» же является сама система kontakt.net.ru. Он составлен в виде опросника, где можно иногда посмотреть ответы и выбрать из них подходящие.

— По прогнозам руководителя Internet-проекта в 2001 г. число специалистов, которые найдут хорошую работу благодаря этой системе, превысит 50% от общего числа трудоустроенных нашим агентством.