Авторы бухгалтерских программ единодушны во мнении, что пользователь должен получить продукт, который будет отвечать общим требованиям учета на день продажи и который можно адаптировать к условиям конкретного предприятия. Кроме того, он должен поддерживать трудно прогнозируемые требования законодателей.

С технической точки зрения самыми сложными являются проблемы, связанные с сохранностью возрастающих объемов данных, скоростью их обработки и обеспечения связи с различными принтерами и кассовыми аппаратами.

Поскольку преемственность версий ПО для многих пользователей вопрос далеко не второстепенный, при выборе программного обеспечения они должны правильно определить общие принципы их функционирования и оценить возможности системы в целом.

Практически все бухгалтерские приложения, лидирующие на рынке, относятся к инструментальным средствам разработки учетных систем. Они, как правило, предназначены для решения следующих пользовательских задач:

  • ввод начальных данных учета при старте системы;
  • ввод новой информации и сведений об изменении имеющейся;
  • обработка и трансформация данных;
  • вывод результатов.

Естественно, бухгалтерское ПО с ними справляется, но вопрос в том, каким образом? Достаточно ли система доступна для своего круга пользователей. Насколько легко можно привносить в нее собственные построения? Имеются ли средства анализа быстродействия отдельных алгоритмов в разрезе модулей и функций? Все это весьма важно для таких продуктов.

Первая задача по вводу начальных данных для неопытных пользователей кажется само собой разумеющейся, но рассматривается более детально специалистами, которые уже имеют опыт работы с бухгалтерскими программами, т. к. переносить данные вручную трудоемко.

Таким образом, рассматривая предложенные средства по вводу данных, нужно обратить внимание на возможности импорта данных и полноту механизмов управления в процессе ручного ввода в расчете на бухгалтера, работавшего с подобными программами.

Вторая задача по поводу данных во времени, т. е. создание связанной последовательности хозяйственных событий, представляет для пользователей наибольший интерес, так как на практике постоянно необходимо вносить изменения в прошлые данные. От результатов этих изменений зависит принятие дальнейших решений. Поэтому пользователь должен оценить, насколько система по своей природе реактивна по отношению к подобным действиям. Причем либо она сама автоматически производит перерасчет, либо контроль за актуальным состоянием возлагается на пользователя.

От скорости обработки информации зависит то, насколько быстро можно построить разные отчеты. А при значительных объемах введенных сведений некоторые системы обрабатывают их довольно медленно, вяло, что побудит пользователей искать более «шустрые».

Возможность трансформации введенных данных бывает востребована довольно редко, поскольку бухгалтерская система сама регламентирует принятый порядок учета в течение отчетного года, а вопросы автоматического перестроения проводок достаточно специфичны и требуют индивидуального подхода.

Высокая скорость вывода, а также возможности получения бумажных копий, редактирования существующих и построения новых отчетов очень важны для большинства пользователей, так как они хотят иметь систему учета, позволяющую избавиться от дублирования ввода первичных документов и использовать в ней отработанные формы документов.

В каждом известном бухгалтерском пакете имеется модуль генерации отчетов, который связывает расчетные или контекстные данные с полями, прописывающимися в форме отчета или первичного документа, представляющей собой, как правило, бланк установленного образца.

Работая с автоматизированной бухгалтерией, зачастую приходится сталкиваться с тем, что «законодатели» либо выдумывают новые отчетные формы или формы первичных документов, либо вносят изменения в уже существующие. Из-за этого разработчики ПО или сами пользователи вынуждены тратить свое время, чтобы с помощью имеющихся инструментальных средств генераторов отчетов (иногда эффективных, а иногда и устаревших) воспроизводить эти формы и выстраивать связи.

В бухгалтерском ПО генераторы отчетов либо автономны (1С. 6.0, БЕСТ, «Дебет+», «Парус»), либо интегрированы с Excel («Суперменеджер» и 1С 7.5), либо осуществляют полный экспорт в Word с помощью макросов Word («ДелоПРО»), либо непосредственно выдают отчеты в rtf-формате («Отчет»), но в этом случае требуется вмешательство производителя ПО или квалифицированного настройщика.

Рассмотрение имеющихся бухгалтерских систем позволит сделать вывод, что, к сожалению, возможностей инструментария генераторов отчетов пока еще недостаточно для того, чтобы удовлетворить требования к оформлению документов (в частности, при впечатывании данных в бланки строгой отчетности должна обеспечиваться точность позиционирования различных фрагментов). Кроме того, бухгалтерское ПО не систематизировано, каждая программа имеет свои оригинальные надписи и пиктограммы, что затрудняет их изучение.

В настоящее время самым распространенным текстовым редактором является Word 97, и потому большинство документов подготовлено с расширением .doc. Также отметим, что сейчас, практически во всех пакетах, связанных с обработкой текстов, предусмотрен их экспорт в формат Word 97 (например, FineReаder). Следовательно, возможность автоматического заполнения форм в этом формате будет полезна многим пользователям, которым хоть раз требовалось многократно воспроизводить документы, внося в них определенные изменения. В Word 97 можно реализовать заполнение данными готовых форм документов, но организовать это, обеспечивая требуемую логику и последовательность операций в бухгалтерском учетном приложении, довольно сложно.

Помочь в этом может независимый модуль, реализованный по методу гипертекстового редактирования, который практически мгновенно сгенерирует готовый документ из имеющегося бланка с метками и файла соответствий меток их фактическим значениям и запустит Word 97 для просмотра и дальнейшей работы с ним.

Поскольку многие инструментальные бухгалтерские программы могут запускать внешние модули и создавать текстовые файлы, такая утилита позволит легко увязать расчетные данные этих приложений с формами документов, созданными в Word 97.

Поэтому наша фирма реализовала процесс создания документов на бланках. Отныне нашим пользователям не нужно готовить формы каких-либо документов урезанными средствами доморощенных генераторов отчетов. Теперь будет довольно просто подготовить в Word 97 формы для отчетов в любом виде, даже с импортом графического изображения бланка. Естественно, при этом файл формы будет иметь немалый объем, но с этим справятся конвертеры.

Подробнее о работе и устройстве утилиты FWP_WORD можно прочесть в специальной статье «HTM или все-таки RTF» по адресу в Internet: http://hdru.com/wwwboard/messages/1139.htm

Утилита FWP_WORD применяется в следующих случаях:
  • для визуализации выходных документов, подготовленных и распечатанных в Word 97;
  • для электронной стандартизации форм и упрощения отчетности;
  • для упрощения модулей генераторов отчетов бухгалтерских программ;
  • для упрощения обучения пользователей.

Утилиту можно получить по адресу: http://www.ln.com.ua/~superpan/fwp_w_r.zip. Она была применена при разработке настроек на базе последних версий программы «Финансы без проблем», появившейся на рынке бухгалтерского ПО еще в 1991 г. Эта программа позволяет без использования в своей среде стандартных СУБД и технологии SQL-серверов путем добавления новых оригинальных механизмов анализировать эффективность реализации тех или иных алгоритмов. Этим она отличается от других инструментальных средств проведения бухгалтерского учета.

Фирма «Хакерс Дизайн» начала развивать собственную клиент-серверную технологию в 1995 г. О возможностях и сравнительных тестах можно почитать на открытом для всех переговорном пункте обмена мнениями дилеров и пользователей программы «Финансы без проблем» фирмы «Хакерс Дизайн» в Internet.

По моему мнению, компьютерная программа по учету должна обеспечить администратора-настройщика системы набором средств, позволяющих быстро построить собственную учетную среду на базе простых примеров в предложенной типовой настройке и легко реагировать на новые внешние и внутренние задачи, которые, конечно же, постоянно возникают.

На практике нередко приходится подстраивать или существенно дополнять предложенное типовое решение, и чем доходчивее будут продемонстрированы элементы настройки, тем проще владельцы смогут развивать свои cобственные дополнения. А мощный универсальный инструмент, который сразу может «все», во-первых, стоит гораздо дороже, чем простая утилита, во-вторых, более сложен в изучении и, в-третьих, самому пользователю его трудно дополнять и изменять и приходится прибегать к помощи фирмы-поставщика. C такими проблемами достаточно часто сталкиваются самые разные организации, решившие автоматизировать учетную сферу своей деятельности.

ОБ АВТОРЕ

С Борисом Евгеньевичем Степаненко можно связаться по тел.: (044) 245-66-44.

588