В прошлом году фирма «1С» — ведущий разработчик бухгалтерских программ и систем автоматизации торговой деятельности — приобрела фирму «ИСТ», специализировавшуюся в области автоматизации торговли еще с 1992 г. Но это не означает, что одна фирма поглотила другую: «ИСТ» продолжает существовать как отдельное юридическое лицо и поддерживать свою торговую систему «Аспект»; совсем недавно вышла новая редакция «Аспекта 4.5», в которой корректно решена «проблема 2000 года» и учтен налог с продаж.

Однако предпринята и попытка объединить то лучшее, что есть в разработках той и другой фирмы. Ее результатом стал пакет «1С:Аспект. Компактная торговая система», знаменующий собой... Впрочем, не будем раньше времени кричать об эпохальном событии и вообще напрасно сотрясать бумагу. Разберемся не спеша (пусть не обижается редактор) и без рекламы (пусть не обижаются разработчики).

Пакет представляет собой полнофункциональный продукт, содержащий в готовом виде все необходимое для автоматизации торгово-складского учета

на оптовом или мелкооптовом предприятии, и при этом недорогой — рекомендованная цена 90 долл. Он состоит из исполняющей программы системы «1С:Предприятие» и «конфигурации», т. е. собственно «1С:Аспекта», написанной программистами «ИСТ» на встроенном языке «1С:Предприятия», и происходит, таким образом, сразу от двух «родителей» (хотя и трудно сказать, кто из них является отцом, а кто матерью) — систем «Аспект 4.5» и «1C:Предприятие».

На кого же он похож?

«1С:Аспект» оформлен в соответствии с единым стилем «1С:Предприятия» и поэтому более соответствует привычным стандартам Windows, чем «Аспект 4.5», написанный на FoxPro 2.6. Он обладает многодокументным интерфейсом, т. е. внутри окна программы можно открывать дочерние окна для различных документов и справочников и переходить из одного окна в другое.

«1С:Аспект» — программа с многодокументным интерфейсом

Что же касается функциональных возможностей, то за основу взят их набор из «Аспекта 4.5» и в него внесены некоторые полезные дополнения (например, среди способов оплаты предусмотрен бартер, которого нет ни в «Аспекте 4.5», ни в типовой «1С:Торговле»).

Поэтому, хотя все окна «1С:Аспекта» выглядят как в «1С:Предприятии», некоторые черты «Аспекта 4.5» все же проглядывают. Например, в карточках документов имеются кнопки «Документы» и «Основание»: первая открывает журнал подчиненных документов, вторая — карточку документа-основания (или позволяет выбрать его).

В отличие как от «1C:Торговли» в типовой конфигурации, так и от «Аспекта 4.5», «1С:Аспект» предназначен в основном для небольших торговых предприятий и поэтому имеет только однопользовательскую версию, а с информационной базой в каждый момент времени может работать только один оператор.

Кнопки «Документы» и «Основание» в карточке документа происходят из «Аспекта 4.5»

Чтобы описать все возможности программы, мне пришлось бы воспроизвести Руководство пользователя — более 300 страниц формата А5. Я попытаюсь выделить наиболее важные и интересные детали.

Подробности

Многоликое предприятие и многоликие контрагенты

Поскольку «1С:Аспект» — программа небольшая и однопользовательская, учет торговых операций она ведет для фирмы (предприятия) в целом. Однако и сама фирма, и любой из ее контрагентов (т. е. поставщиков или покупателей) может иметь множество юридических лиц, реквизиты которых используются при оформлении документов. Новинка — отдельный справочник юридических лиц — позволяет, сохраняя схему взаиморасчетов, оформлять платежи через третьих лиц. Кто хоть однажды сталкивался с взаиморасчетами между пятью контрагентами, поймет, насколько это существенно.

Количество количеству рознь

«1С:Аспект», как и «Аспект 4.5», обеспечивает учет и анализ по товарам, находящимся в различном состоянии. Для любого товара в любой момент времени можно определить, какое его количество имеется в наличии, зарезервировано, находится на реализации, ожидается к поступлению и т. д. и с учетом этой информации автоматически формировать заказы на товар.

Документы-хамелеоны и нехитрые журналы

Торговые операции сопровождаются оформлением множества различных документов: счетов, накладных, счетов-фактур, актов возврата, кассовых ордеров и платежных поручений, других документов. Интересной новой особенностью «1С:Аспекта» является объединение ряда типов документов. Например, в любой момент можно изменить статус накладной, установив или сняв признак «Реализация» или «Бартер», и все данные будут корректно рассчитаны заново.

Средства отбора документов в «1С:Аспекте» унаследованы от «1С:Предприятия». Они не так изощренны, как имеющиеся в «Аспекте 4.5», но для небольшого предприятия их вполне достаточно: во всех журналах документов предусмотрен интервальный фильтр по дате документа, а в общем журнале, кроме того, отбор по заданному признаку: контрагенту, складу, сотруднику, аналитическому признаку и т. д. Зато документы «1С:Аспекта» можно группировать в проекты (о них еще поговорим), а среди отчетов есть «аспектовый» реестр всех документов, с успехом заменяющий любой журнал документов. Он снабжен широким набором фильтров, которые позволяют выбрать вид (или виды) документов, отображаемых в отчете (например, накладные на отпуск и накладные отпуска на реализацию), и задать их признаки. А из выходной формы отчета, которая в данном случае имеет вид списка документов, можно вызвать любой документ для просмотра и редактирования, что в основном и требуется от журнала документов.

Товарный состав на новой платформе

Товарным составом (в терминологии «1С:Предприятия» — спецификацией) документа называется список включенных в документ товаров с указанием их количества, цены и прочих параметров. Оказалось, что товарный состав «Аспекта 4.5» вполне подходит к платформе «1С:Предприятия». Одно из достоинств, унаследованных «1С:Аспектом» от «Аспекта 4.5», состоит в том, что товарный состав может заполняться в любых документах, в том числе и в платежных, так что можно указывать, за какие товары идет оплата. Как и в «Аспекте 4.5», допускается групповое изменение в товарном составе ценовых и количественных характеристик товаров.

Бесконечное разнообразие цен

Цены на товары в «1С:Аспекте», в отличие от «Аспекта 4.5» и «1С:Торговли», хранятся в прайс-листах. Это весьма полезное усовершенствование — ведь можно работать с любым количеством прайс-листов в разных валютах, в то время как и в «Аспекте 4.5», и в типовой конфигурации «1С:Торговли» число цен ограничено.

Товарный состав «Аспекта 4.5» вполне подходит к платформе «1С:Предприятия»

Для каждого контрагента можно отдельно назначить цены товаров, установив ему прайс-лист по умолчанию. При оформлении документов цены на товар могут заполняться из любого прайс-листа по выбору (в новом документе это по умолчанию прайс-лист того контрагента, на которого оформляется документ). При этом в документ можно добавить одновременно все товары из группы (товары в прайс-листе, и в справочнике товаров, можно группировать, причем дерево групп в каждом прайс-листе не зависит ни от справочника товаров, ни от других прайс-листов).

Цены из прайс-листа автоматически пересчитываются в нужную валюту по тому курсу, который задан для данного документа. Программа позволяет вносить в прайс-лист товары с ценами из товарного состава документа. Таким путем можно сформировать прайс-лист поставщика и в дальнейшем использовать его для быстрого заполнения документов приема товара от этого поставщика. А скопировав новый прайс-лист с существующего и затем переоценив товары, вы легко превратите, скажем, прайс-лист поставщика в прайс-лист для покупателей.

Взаимопомощь документов

В «1С:Аспекте» есть уникальная возможность объединять документы с общей темой в проекты (группы, папки — как файлы в каталогах). Это облегчает поиск документов и вдобавок сильно ускоряет работу по их оформлению, потому что в проектах документы взаимодействуют.

Поддерживается автоматическое заполнение товарного состава (спецификации) документа с учетом ранее оформленных — например, внесение в новую накладную на отпуск уже оплаченных, но пока не отпущенных в рамках проекта товаров. (Если кому-то неясно, зачем это нужно, пусть вручную перелопатит документы об оплате заказанных товаров, составит список оплаченных, потом сравнит его со списком отпущенных товаров, составленным с теми же усилиями по документам об отпуске, внесет необходимые коррективы и, наконец, вручную же заполнит накладные на отпуск.)

В оформленном ранее документе тоже можно в любой момент автоматически заполнить спецификацию (например, для накладной — всеми товарами, которые оплатил данный контрагент), нажав кнопку «Заполнить».

По каждому проекту ведется отдельный учет количества и стоимости товаров. Документ можно в любой момент перенести из одного проекта в другой, просто выбрав проект в карточке документа. Итоги по обоим проектам при этом будут автоматически пересчитаны с учетом новой ситуации.

Потоки учета

Еще одно важное усовершенствование «1С:Аспекта» состоит в том, что в нем можно разделить учет товаров и денег на несколько потоков по аналитическим признакам документов: например, в один поток (в терминологии «1С:Предприятия» —«управленческий») попадут документы, предназначенные для отображения в бухгалтерском учете, в другой («финансовый») — документы чисто оперативного учета, не подлежащие такому отображению.

Аналитические признаки разрешается присваивать не только документам, но и товарам, контрагентам, складам, сотрудникам, что позволяет, например, при формировании отчетов вводить дополнительную группировку объектов, не зависящую от основной. Так, в товарных справочниках чаще всего применяют группировку по качественным характеристикам товаров, которая помогает быстро найти нужный товар при заполнении товарного состава документа. С другой стороны, при формировании отчетов гораздо более важной может оказаться группировка, скажем, по поставщикам (регионам поставщиков), по торговым операциям, в которых товары участвуют, — да мало ли что еще!

Аналогом этого мощного механизма учета в «Аспекте 4.5» являются метки, однако, перефразируя классика, можно сказать, что супротив аналитического классификатора «1С:Аспекта» они что счеты супротив компьютера.

Программа отчитывается

Отчеты служат для получения различной информации, подобранной по определенным критериям. В торговых программах они применяются для анализа товародвижения (складская справка, оборотная ведомость по товарам) и прибылей (торговый баланс), а также для взаиморасчетов с контрагентами (расчеты с контрагентами, отчет по реализаторам).

В «1С:Аспекте» предусмотрены такие разновидности отчета, как книга продаж и книга покупок. Алгоритм их формирования можно задать в настройках программы, отбирая документы, относящиеся к определенному проекту, имеющие определенный аналитический классификатор и т. д. Все отчеты «1С:Аспекта», подобно уже упоминавшемуся реестру документов, имеют такие же богатые возможности фильтрации, как и отчеты «Аспекта 4.5».

Как во всякой программе «1С:Предприятия», текущие значения параметров отчета можно сохранить в файле и впоследствии восстановить оттуда. Таких наборов параметров может быть много. Благодаря специальному конвертеру, позволяющему сохранять отчеты программ «1С:Предприятия» в формате MS Excel, из «1С:Аспекта» удобнее выводить отчеты в Excel, чем из «Аспекта 4.5». (Конвертер не включен в состав пакета, но его можно бесплатно получить с сервера 1С.)

И еще одна возможность, общая для всех пакетов системы «1С:Предприятие», — это так называемая расшифровка, или детализация: если в сформированной выходной таблице отчета значится какой-либо товар или документ, его карточку можно вызвать на просмотр и редактирование прямо из этой таблицы, не разыскивая в справочнике товаров или в журнале документов.

Разные разности

«1С:Аспект» обеспечивает многовалютный учет и учет налога с продаж, проведение операций с товарами по нескольким единицам измерения — упаковкам, настраиваемый контроль наличия товара при выписке документов, резервирование товара на складах и на предприятии в целом, выбор шаблона для печати документа или вывода отчета. По всем контрагентам (поставщикам и покупателям) отслеживается сальдо (результат операций) в выбранной для каждого контрагента валюте.

Саму программу изменять нельзя, но можно подсоединять к ней собственные выходные формы документов и отчетов (создавая их, например, на основе поставляемых с программой выходных форм). Как программа «1С:Предприятия», «1С:Аспект» позволяет настраивать внешний вид панелей инструментов и содержит встроенные функции калькулятора (можно заносить в память, вычитать и складывать числа в формах и таблицах, вычислять сложные выражения с помощью формульного калькулятора или табло; текущее значение памяти выводится в формульном калькуляторе).

Переход и перенос

«1С:Аспект» создан по технологии базовых версий семейства «1С:Предприятие», т. е. обеспечиваются те же функциональные возможности, что у однопользовательской профессиональной версии, за исключением изменения конфигурации.

В конфигурации жестко задана структура справочников, набор, формы и алгоритмы проведения документов, вид журналов и отчетов. Если что-то из этого потребуется изменить, можно будет перейти на профессиональную версию «1С:Предприятия», сохранив все ранее введенные данные.

Таким образом, если вас удовлетворяет конфигурация «1С:Аспекта», можно обойтись дешевой программой, если же вы «захотите странного», за это придется платить. Правда, при приобретении профессиональной версии стоимость «1С:Аспекта» засчитывается.

Что же касается «Аспекта 4.5», то цена у него существенно выше, чем у «1С:Аспекта», а возможностей настройки примерно столько же, и этого, как рассчитывают разработчики, должно хватить для большинства пользователей, которым они адресуют свой новый продукт. Верны ли их расчеты, оценят покупатели.

Для пользователей «Аспекта 4.5» в «1С:Аспекте» предусмотрена утилита переноса данных, однако переносить непосредственно документы нецелесообразно, поскольку их система в двух «Аспектах» имеет различную структуру. Специалисты «ИСТ» утверждают, что такой перенос возможен только при индивидуальном подходе. Впрочем, необходимость в нем возникает редко — ведь переход на новую программу учета совершается обычно на границе отчетных периодов, когда достаточно перенести остатки товаров, себестоимости, сальдо контрагентов, денег в кассе и на счетах.

Итак, коротко: «1С:Аспект» — он хоть и маленький, но сделан, как большие.

Длиннее: «1С:Аспект» предназначен для небольших оптовых и мелкооптовых торговых предприятий, т. е. для довольно ограниченного круга пользователей, однако умеет примерно столько же, сколько его широкомасштабные родители. В каких-то отношениях он им уступает, в каких-то — превосходит их, в большинстве же случаев, если так можно выразиться, силы равны.

Этот пакет можно рекомендовать тем организациям, которые:

  • располагают ограниченными средствами на автоматизацию торговли (времена, как известно, не выбирают, но программу, соответствующую времени, выбрать можно!);
  • не имеют большого опыта работы с программами: при любом уровне подготовки они получат готовое к работе полнофункциональное решение, основанное на семилетнем опыте выпуска серии «Аспект»;
  • хотят с чего-то начать, но сомневаются в выборе: они смогут сразу приступить к работе, затратив минимум денег, а если затем потребуются изменения в программе, — перейти на профессиональную версию «1С:Предприятия», сохранив все ранее введенные данные и не потеряв средства, вложенные в «1С:Аспект» (при приобретении профессиональной версии засчитывается стоимость возвращаемой программы);
  • собираются перейти с «Аспекта 4.5» на «1С:Предприятие», но хотели бы предварительно оценить его: для таких клиентов цена «1С:Аспекта» снижена вдвое.

Успехов вам, предприятия небольшие оптовые и мелкооптовые! И в частности, в аспекте автоматизации...

1694