Простой способ навигации в больших документах
Отключение функции автоматического создания гиперссылок
Свет! Камера! Пуск!
Библиотека объектов на Web-узле компании Microsoft
Отслеживание изменений в документах в Word 97

Простой способ навигации в больших документах

Работали ли вы с большими документами, которые собирались распространять по сети, а не на бумаге? Вы можете упростить жизнь вашим читателям, добавив в документ специальные средства передвижения. Редакторы Word 97 и WordPerfect 7 и 8 предлагают простые инструменты для создания гипертекстовых ссылок, с помощью которых легко перейти в любое место документа.

Word 97. При работе над документом отмечайте заголовки, подзаголовки и другие важные фрагменты (участки) документа закладками. Установите курсор мыши в то место, в которое планируется вставить закладку, и выберите пункты меню "Вставка Закладка" (Insert Bookmark). В диалоговом окне "Закладка" (Bookmark) введите уникальное имя закладки, разделяя слова с помощью символа подчеркивания, и нажмите кнопку "Добавить" (Add).

После установки всех закладок можно создать для них гипертекстовые ссылки. Прежде всего выделите текст, который вы хотите использовать в качестве гиперссылки. Например, для ссылки непосредственно на главу 7 можно использовать слова "Глава 7". Выберите пункты меню "Вставка Гиперссылка" (Insert Hyperlink) или нажмите комбинацию клавиш +K. В диалоговом окне "Добавить гиперссылку" (Insert Hyperlink) нажмите расположенную в нижней части диалогового окна кнопку "Обзор" (Browse). В окне "Закладки" выберите необходимую закладку и для завершения процедуры дважды нажмите кнопку ОК. Выделенный текст будет подчеркнут и изменит цвет. Если необходимо, то повторите данную процедуру, чтобы создать ссылки на все закладки.

WordPerfect 7 и 8. При работе над документом отмечайте заголовки, подзаголовки и другие важные фрагменты (участки) документа закладками. Установите курсор в то место, в которое планируется поместить закладку. При работе в WordPerfect версии 8 выберите пункты меню Tools Bookmark (сервис закладки), а в версии 7 - Insert Bookmark (вставка закладки). Нажмите кнопку Create (создать), введите имя закладки и нажмите ОК.

Для создания гипертекстовых ссылок выделите текст, который вы хотите использовать в качестве такой ссылки, и выберите для версии 8 пункты меню Tools Hyperlink (сервис гиперссылка) или Tools Hypertext/Web Links (сервис гипертекст/ссылки сети) для версии 7. Чтобы создать ссылки в редакторе WordPerfect 8, в диалоговом окне Hyperlink Properties (свойства гиперссылки) щелкните мышью на ниспадающем списке Bookmark (закладка), выберите подходящее (соответствующее) имя закладки и нажмите кнопку ОК. Если вы работаете в редакторе WordPerfect 7, то нажмите на панели инструментов Hypertext (гипертекст) кнопку Create (создать). В диалоговом окне Create Hypertext Link (создать гипертекстовую ссылку) выберите Bookmark (закладка), а в появившемся списке - закладку. Чтобы использовать выделенный текст в качестве гипертекстовой ссылки, нажмите кнопку ОК.

Отключение функции автоматического создания гиперссылок

При работе с последними версиями текстовых редакторов можно быстро добавить ссылку на любой документ в Internet или во внутренней сети. В редакторах Word 97 и WordPerfect 8 при вводе адреса Internet гиперссылки создаются автоматически - щелкнув на ссылке, вы перейдете на другой документ в Сети. Но иногда функция автоматического создания гиперссылки может мешать. Для ее отключения нужно выполнить следующее.

Word 97. Выберите пункты меню "Сервис Автозамена" (Tools AutoCorrect). В диалоговом окне "Автозамена" (AutoCorrect) - закладку "Автоформат при вводе" (Autoformat As You Type). В секции "Заменять при вводе" отключите опцию "Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками" (Internet and network paths with hyperlinks) и нажмите кнопку ОК.

Для отключения (отмены) гиперссылки в редакторе Word 97 независимо от того, как она была создана, - вручную или автоматически, щелкните на ней правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите пункты "Гиперссылка Изменить гиперссылку" (Hyperlink Edit Hyperlink) и в открывшемся диалоговом окне "Изменение гиперссылки" (Edit Hyperlink) нажмите кнопку "Удалить ссылку" (Remove Link).

WordPerfect 8. Выберите пункты меню Tools QuickCorrect (сервис быстрая замена). В диалоговом окне QuickCorrect (быстрая замена) выберите закладку QuickLinks (быстрые ссылки). Выключите опцию Format words as hyperlinks when you type them (преобразовывать слова в гиперссылки при вводе) и нажмите кнопку OK.

Свет! Камера! Пуск!

Можно заметно повысить качество документа Word 97, добавив в него видео- или звуковой фрагмент. Для его просмотра (или прослушивания) требуется просто щелкнуть на соответствующем значке. Если при инсталляции редактора Word была установлена галерея иллюстраций (Clip Art Gallery), то добавить в документ подобные вставки несложно. Пользователи Word 95 могут проделать те же операции с помощью пунктов меню "Вставка Объект" (Insert Object).

1. Выберите пункты меню "Вставка Рисунок Картинки" (Insert Picture Clip Art). На экране появится диалоговое окно, в котором будет сказано, что для получения доступа к более обширной библиотеке клипов нужно вставить компакт-диск с дистрибутивом Office 97 в дисковод. Установите диск и нажмите кнопку ОК.

2. Выделите закладку "Звук" (Sounds) или "Видео" (Video) и в раскрывшемся окне выберите нужный вам звуковой или видеоклип.

3. Нажмите кнопку "Вставить" (Insert), и объект будет помещен в то место, где стоял курсор мыши.

Совет. При вставке видеоклипа в документе появится первый кадр. Для того чтобы преобразовать клип в значок, щелкните правой кнопкой мыши на изображении и выберите пункты "Объект Видеоклип Преобразовать" (Video Clip Object Convert). В диалоговом окне "Преобразование типа объекта" (Convert) включите опцию "В виде значка" (Display as icon) и нажмите кнопку ОК.

Библиотека объектов на Web-узле компании Microsoft

Вы не можете найти для вставки в свой документ, созданный с помощью Word 97, необходимые графические изображения, фотографии, звуковые или видеоклипы? Большое количество объектов подобного рода есть на Web-узле компании Microsoft (они доступны только для пользователей Office 97).

Если вы имеете доступ в Internet, то, работая над документом в редакторе Word 97, выберите пункты меню "Вставка Рисунок Картинки" (Insert Picture Clip Art). В диалоговом окне Microsoft Clip Gallery щелкните мышью по значку в виде земного шара "Подключение к Web для поиска дополнительных клипов" и в появившемся окне нажмите кнопку ОК. Запустится ваш браузер, и вы попадете в библиотеку объектов на Web-узле компании Microsoft (www.microsoft.com/clipgallerylive). Сначала выберите один из 37 наборов изображений, расположенных на левой половине Web-страницы, а затем найдите нужный вам объект на правой. Чтобы скопировать понравившееся изображение в библиотеку на свой компьютер, щелкните мышью на расположенном под изображением имени файла.

Замечание. Если на экране появилось диалоговое окно с вопросом о том, будете ли вы открывать файл или хотите сохранить его на диске, то для импортирования свойств файла необходимо выбрать опцию "Открыть" (Open). А если вы сохраните файл на диске, то использовать выбранное изображение будет нельзя.

Отслеживание изменений в документах в Word 97

Возможности Word 97 по обработке изменений одним или несколькими редакторами позволят упростить ведение проектов рабочей группы, однако сама эта процедура бывает довольно запутанной. Ниже приведено несколько советов, которые помогут использовать инструменты Word 97 гораздо лучше.

Защита документа паролем. Для того чтобы обеспечить возможность только той определенной группе людей, которая имеет на это право, вносить изменения в документ, необходимо защитить доступ к документу паролем. После создания документа выберите пункты меню "Сервис Установить защиту" (Tools Protect Document). В разделе "Запретить любые исправления, кроме" (Protect document for) диалогового окна "Защита документа" (Protect Document) включите следующие опции: "Записи исправлений" (Tracked changes) - для предотвращения несанкционированного доступа пользователей для принятия или отклонения изменений; "Вставки примечаний" (Comments) - для предоставления пользователям возможности вставлять комментарии без изменения содержимого документа; "Ввода данных в поля форм" (Forms) - для разрешения пользователям вносить изменения только в некоторые разделы документа. В поле "Пароль(необязателен)" введите пароль.

Сохраняйте все версии. Для большей уверенности в сохранности своего документа можно сделать так, чтобы редактор Word каждый раз при закрытии документа или по завершении своей работы сохранял версию данного документа. Это лучше делать после окончания работы над проектом документа.

Выберите пункты меню "Файл Версии" (File Versions). В появившемся диалоговом окне включите опцию "Автоматически сохранять версию при закрытии" (Automatically save a version on close) и нажмите кнопку "Сохранить" (Save Now). В диалоговом окне "Сохранение версии" (Save Version) добавьте требуемые комментарии и нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне "Сохранить как" (Save As) введите имя файла и нажмите кнопку ОК. Для просмотра или удаления прежней версии документа откройте его текущую версию, выберите пункты меню "Файл Версии" и задайте необходимую версию. Для просмотра данной версии документа нажмите кнопку "Открыть" (Open), а для ее удаления - кнопку "Удалить" (Delete).

Отключение отображения пометок в тексте. Чтобы отключить режим отображения удаленного текста (при этом документ легче просматривать), выберите пункты меню "Сервис Исправления Выделить исправления" (Tools Track Changes Highlight Changes). В диалоговом окне "Исправления" (Highlight Changes) выключите опцию "Отображать исправления на экране" (Highlight Changes on screen) и нажмите кнопку ОК.

Выберите упрощенную панель инструментов или диалоговое окно. При просмотре документа для поиска и корректировки внесенных изменений можно использовать панель инструментов "Рецензирование" (Reviewing). Для ее отображения на экране щелкните правой кнопкой мыши в любом месте на панели инструментов и выберите опцию "Рецензирование".

Достаточно сложно запомнить назначения значков на панели инструментов. Чтобы использовать более простое диалоговое окно, выберите пункты меню "Сервис Исправления Принять/отклонить исправления" (Tools Track changes Accept or Reject Changes). На экране появится диалоговое окно, в котором будут те же самые опции, что и опции, которые можно задавать с помощью панели инструментов. Как правило, разобраться в словах легче, чем в значках.

Выясните, кто и когда вносил изменения. Если поместить курсор мыши на пометке в тексте, то на экране должна появиться информация об имени пользователя, дате и времени внесения изменений в документ.

При отсутствии таковой выберите пункты меню "Сервис Параметры" (Tools Options), далее закладку "Вид" (View) и включите опцию "Всплывающие подсказки" (Screen Tips).

Выберите вид. Для того чтобы задать, как будут выделены внесенные исправления, выберите пункты меню "Сервис Параметры" (Tools Options), а затем закладку "Исправления" (Track Changes). Можно щелкнуть правой кнопкой мыши на поле "ИСПР" (Trk) строки состояния в нижней части экрана и выбрать пункт меню "Параметры" (Options). В диалоговом окне "Параметры" подберите цвет, определите способ выделения удаленного текста и отображения измененных строк на полях документа.

732