Как управлять делопроизводством? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно прежде всего понять, что делопроизводство - это накопление, регистрация и движение документов, создание на предприятии информационных потоков и организация четкого взаимодействия между различными подразделениями. На практике все заканчивается тоннами бумаги, литрами чернил и мозолями на курьерских ногах. Правда, появление персональной вычислительной техники и компьютерных сетей внесло свою лепту в облегчение процесса делопроизводства, но не слишком значительную. Простое перебрасывание файлов, лишенное стратегии, не способно согласовать работу подразделений предприятия.
Все изменилось в тот момент, когда на сцену вышли продукты, специально предназначенные для управления документооборотом (document workflow), что позволило сделать действительно огромный шаг к безбумажному делопроизводству, формируя и переправляя документы по заданному маршруту. Но, как показал опыт, эффективным решение в делопроизводстве может быть лишь в том случае, если создание и обработка документов происходят по установленному технологическому циклу с учетом уже созданных ранее документов.
Среди доступных в России разработок особо хотелось бы отметить комплексную систему формирования документов и организации конфиденциального документооборота OPTIMA - WorkFlow, которая обладает всеми необходимыми для управления свойствами. Это даже не простая система ведения документооборота, а комплекс автоматизации бизнес-процессов, для которого управление документооборотом лишь частный случай применения. Этот продукт полностью выполнен на базе продуктов компании Microsoft, которые занимают самую большую долю рынка настольного программного обеспечения и легко объединяются между собой, позволяя формировать комплекты для решения любых задач.
Базовыми компонентами OPTIMA - WorkFlow являются такие программы, как Microsoft Exchange Server, Microsoft SQL Server из семейства Microsoft BackOffice, Microsoft Office 95 (для Windows 95 и Windows NT), программное обеспечение SecretNet. Они образуют архитектуру "клиент-сервер", устанавливая устойчивое взаимодействие с ресурсами вычислительной сети и операционной системы. Такого рода решение может масштабироваться до любых размеров распределенных сетей предприятия.
В состав системы входят пять программных модулей, каждый из которых может быть установлен на клиентских рабочих станциях или на серверах. Стратегия их установки зависит от конкретного документооборота, принятого на предприятии, и числа рабочих станций. Открытая модульная структура системы обеспечивает ее гибкость и приспосабливаемость к условиям заказчика.
Кратко рассмотрим модули, входящие в OPTIMA - WorkFlow.
Модуль администрирования системы
В него включены средства создания, ведения и систематизации иерархической структуры мест хранения и обработки документов, их синхронизация с папками общего доступа, организованными MS Exchange Server. Этот модуль выполняет следующие функции:
Редактор маршрутных схем
Графический редактор разрабатывает маршрутные схемы документооборота. К тому же, он позволяет изменять настройки экранных форм, их прокрутку и масштабирование. С помощью этого модуля выполняются следующие функции:
Клиентское рабочее место пользователя
Автоматически обновляемая опись версий документов, поступивших на обработку в хранилища, ведется на клиентском рабочем месте. Если у пользователя есть достаточные полномочия, он может создать новый технологический процесс обработки документов по некоторой маршрутной схеме. Этим модулем выполняются следующие функции:
Модуль мониторинга подключений к системе
Любая система, выполняющаяся в сетевой среде, требует отслеживания происходящих процессов, например подключений к системе или фиксирования сведений о пользователях, работающих в системе в текущий момент и запускающих приложения. Для такого рода операций в OPTIMA - WorkFlow имеется модуль мониторинга подключений, выполняющий кроме основной некоторые дополнительные функции:
Модуль диспетчеризации технологических процессов документооборота
Данный модуль существует в системе для контроля за выполнением технологический процессов, определения места обработки документов, фактического времени обработки документов а также отставаний от планируемой длительности работ. Помимо этого, модуль диспетчеризации позволяет выявлять "узкие места" в маршрутной схеме и оптимально выстроить хронологическое дерево событий технологического процесса.
Существенным моментом для пользователя системы OPTIMA - WorkFlow является возможность ее интеграции с известными специализированными архивными системами типа DOCS Open. Это действительно важно, поскольку позволяет не ограничиваться выбором дорогостоящих зарубежных программных продуктов. А это один из главных критериев выбора. Предусмотрена также возможность подключения средств шифрования и электронной подписи, что при необходимости обеспечит конфиденциальность документов.
Преимущества описываемой системы были оценены по достоинству: Госкомстат выбрал пакет OPTIMA - WorkFlow в качестве внутреннего программного продукта для контроля за исполнением поручений. Все-таки приятно, что российские программисты сумели добиться признания и выйти на рынок "тяжелых" прикладных систем.
Дополнительную информацию вы можете получить, обратившись на Web-сервер http://www.optima.ru или по телефонам (095) 263-99-16 и (095) 263-99-46.