Модуль администрирования системы
Редактор маршрутных схем
Клиентское рабочее место пользователя
Модуль мониторинга подключений к системе
Модуль диспетчеризации технологических процессов документооборота

Как управлять делопроизводством? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно прежде всего понять, что делопроизводство - это накопление, регистрация и движение документов, создание на предприятии информационных потоков и организация четкого взаимодействия между различными подразделениями. На практике все заканчивается тоннами бумаги, литрами чернил и мозолями на курьерских ногах. Правда, появление персональной вычислительной техники и компьютерных сетей внесло свою лепту в облегчение процесса делопроизводства, но не слишком значительную. Простое перебрасывание файлов, лишенное стратегии, не способно согласовать работу подразделений предприятия.

Все изменилось в тот момент, когда на сцену вышли продукты, специально предназначенные для управления документооборотом (document workflow), что позволило сделать действительно огромный шаг к безбумажному делопроизводству, формируя и переправляя документы по заданному маршруту. Но, как показал опыт, эффективным решение в делопроизводстве может быть лишь в том случае, если создание и обработка документов происходят по установленному технологическому циклу с учетом уже созданных ранее документов.

Среди доступных в России разработок особо хотелось бы отметить комплексную систему формирования документов и организации конфиденциального документооборота OPTIMA - WorkFlow, которая обладает всеми необходимыми для управления свойствами. Это даже не простая система ведения документооборота, а комплекс автоматизации бизнес-процессов, для которого управление документооборотом лишь частный случай применения. Этот продукт полностью выполнен на базе продуктов компании Microsoft, которые занимают самую большую долю рынка настольного программного обеспечения и легко объединяются между собой, позволяя формировать комплекты для решения любых задач.

Базовыми компонентами OPTIMA - WorkFlow являются такие программы, как Microsoft Exchange Server, Microsoft SQL Server из семейства Microsoft BackOffice, Microsoft Office 95 (для Windows 95 и Windows NT), программное обеспечение SecretNet. Они образуют архитектуру "клиент-сервер", устанавливая устойчивое взаимодействие с ресурсами вычислительной сети и операционной системы. Такого рода решение может масштабироваться до любых размеров распределенных сетей предприятия.

В состав системы входят пять программных модулей, каждый из которых может быть установлен на клиентских рабочих станциях или на серверах. Стратегия их установки зависит от конкретного документооборота, принятого на предприятии, и числа рабочих станций. Открытая модульная структура системы обеспечивает ее гибкость и приспосабливаемость к условиям заказчика.

Кратко рассмотрим модули, входящие в OPTIMA - WorkFlow.

Модуль администрирования системы

В него включены средства создания, ведения и систематизации иерархической структуры мест хранения и обработки документов, их синхронизация с папками общего доступа, организованными MS Exchange Server. Этот модуль выполняет следующие функции:

  • ведение списка пользователей системы и определение уровня их полномочий при обработке документов;
  • настройки для функционирования системы и ее взаимодействия с Exchange Server;
  • инвентаризация документов, вовлеченных в документооборот, их архивация и очистка хранилищ;
  • управление маршрутными технологическими схемами и техпроцессами.
  • Редактор маршрутных схем

    Графический редактор разрабатывает маршрутные схемы документооборота. К тому же, он позволяет изменять настройки экранных форм, их прокрутку и масштабирование. С помощью этого модуля выполняются следующие функции:

  • формирование и модификация характеристик маршрутных схем, параметров технологических этапов и взаимосвязей между ними;
  • формирование календарных планов и управление ими;
  • задание длительности обработки документа на технологических этапах маршрутной схемы, других характеристик работ и способов их автоматизации;
  • выявление "критического пути" следования документа от одного этапа маршрута к другому;
  • автоматическая проверка правильности и полноты внесенных в маршрутную схему сведений и выдача протокола.
  • Клиентское рабочее место пользователя

    Автоматически обновляемая опись версий документов, поступивших на обработку в хранилища, ведется на клиентском рабочем месте. Если у пользователя есть достаточные полномочия, он может создать новый технологический процесс обработки документов по некоторой маршрутной схеме. Этим модулем выполняются следующие функции:

  • обработка любой версии документа приложением-обработчиком, заданным на пользовательской машине;
  • создание "подшивок" логически связанных документов;
  • создание ссылок на пользовательские приложения, которые будут автоматически запущены на этапах маршрутной схемы;
  • автоматическое сохранение версии документа после обработки в хранилище Exchange Server;
  • автоматизация процесса рассылки документов: на следующий этап или их возврат на шаг назад для доработки согласно маршрутной схеме;
  • задание пользователем рассылки документа, которая не была задана маршрутной схемой;
  • оповещение пользователя о поступивших на обработку документах;
  • настройка детализации описи документов;
  • создание библиотеки фильтров выборки необходимых документов;
  • исправление рассогласований с Exchange Server, которые могут возникнуть при сбоях компьютера.
  • Модуль мониторинга подключений к системе

    Любая система, выполняющаяся в сетевой среде, требует отслеживания происходящих процессов, например подключений к системе или фиксирования сведений о пользователях, работающих в системе в текущий момент и запускающих приложения. Для такого рода операций в OPTIMA - WorkFlow имеется модуль мониторинга подключений, выполняющий кроме основной некоторые дополнительные функции:

  • исправление последствий сбоев, незавершенных транзакций и других аварийных ситуаций на пользовательских компьютерах;
  • ведение журнала регистрации событий в системе;
  • накопление статистики о времени подключений и выполнении заданий пользователями системы.
  • Модуль диспетчеризации технологических процессов документооборота

    Данный модуль существует в системе для контроля за выполнением технологический процессов, определения места обработки документов, фактического времени обработки документов а также отставаний от планируемой длительности работ. Помимо этого, модуль диспетчеризации позволяет выявлять "узкие места" в маршрутной схеме и оптимально выстроить хронологическое дерево событий технологического процесса.

    Существенным моментом для пользователя системы OPTIMA - WorkFlow является возможность ее интеграции с известными специализированными архивными системами типа DOCS Open. Это действительно важно, поскольку позволяет не ограничиваться выбором дорогостоящих зарубежных программных продуктов. А это один из главных критериев выбора. Предусмотрена также возможность подключения средств шифрования и электронной подписи, что при необходимости обеспечит конфиденциальность документов.

    Преимущества описываемой системы были оценены по достоинству: Госкомстат выбрал пакет OPTIMA - WorkFlow в качестве внутреннего программного продукта для контроля за исполнением поручений. Все-таки приятно, что российские программисты сумели добиться признания и выйти на рынок "тяжелых" прикладных систем.

    Дополнительную информацию вы можете получить, обратившись на Web-сервер http://www.optima.ru или по телефонам (095) 263-99-16 и (095) 263-99-46.

    863