Рассылка писем выбранным заказчикам

Я храню информацию о своих клиентах и о произведенных продажах в Access 7.0 и хочу разослать письма клиентам, не размещавшим заказы в течение последних шести месяцев. Следует ли мне подготовить письма в редакторе Microsoft Word или лучше воспользоваться средствами подготовки отчетов пакета Access.

Эл Джексон, г. Атланта

Вы справитесь с задачей быстрее, если подготовите письмо в редакторе Word, а затем добавите в него выбранные из базы данных адреса. Если для хранения данных вы используете Paradox, их можно включить в письмо, подготовленное в Word или WordPerfect. Средство Form Letters пакета Approach позволяет подготовить письмо вясреде Approach, а затем объединить его с выбранными записями. Я приведу порядок действий для всех трех программ.

Access. Для подготовки писем, находясь в среде Access, вы можете запустить Mail Merge Wizard ("Мастер слияний") редактора Word. Но сначала вам нужно создать запрос для выбора неактивных клиентов из общего списка. Откройте окно для подготовки нового запроса, выберите таблицу, содержащую информацию о клиентах, и укажите поля, которые намерены включить в письма. Кроме того, включите в запрос поле, которое позволит вам выбрать неактивных клиентов по критерию типа <= Date() - 180. Затем сохраните запрос под каким-либо именем.

В окне Database ("База данных") выберите закладку Queries ("Запросы") и выделите имя только что созданного запроса. Теперь запустите Word, щелкнув на кнопке с направленной вниз стрелкой, расположенной справа от кнопки OfficeLinks ("Связи с Office"), и выбрав в открывшемся меню функцию Merge It ("Слияние с MS Word"). (В версии Access 2.0 щелкните на кнопке Merge It.)

В редакторе Word наберите текст письма. Дойдя до того места, куда вы хотите вставить поле из запроса, поместите курсор в точку вставки, щелкните на кнопке Insert Merge Field ("Поле слияния") и выберите нужное поле в раскрывшемся списке. Закончив письмо, выберите Tools·MailMerge ("Сервис·Слияние"), а затем в двух последовательно открывающихся окнах щелкните на кнопке Merge ("Объединить"). Сохранив документ, вернитесь в Access.

Paradox. Merge Expert (Эксперт слияния) СУБД Paradox7 поможет подготовить письмо или иной документ вяредакторах Word и WordPerfect или непосредственно в среде Paradox. В более ранних версиях Paradox для Windows придется ограничиться средствами самой СУБД.

Если вы хотите составить письмо в WordPerfect, прежде чем вызвать Эксперт слияния, нужно сделать запрос для выборки записей с информацией о неактивных заказчиках. Результаты выполнения запроса следует переименовать и сохранить в виде таблицы, так как Эксперт не работает с запросом напрямую. Теперь вызовите Эксперт слияния (функция Merge Expert) и следуйте его указаниям. На третьем шаге в качестве источника используемой в письме информации укажите имя таблицы с результатами запроса.

Если вы используете Word, предварительно отбирать записи не нужно. Вызовите Эксперт слияния и на третьем шаге укажите имя таблицы с информацией о ваших заказчиках. В редакторе Word выберите Tools·Mail Merge ("Сервис·Слияние"), и на третьем шаге в выведенном Ассистентом слияния (Mail Merge Helper) диалоговом окне щелкните на кнопке Query Options ("Варианты запроса"). На странице Filter Records ("Фильтр записей") введите критерий отбора клиентов и щелкните на кнопке ОК. В окне Ассистента слияния щелкните на кнопке Merge ("Слияние").

В более ранних версиях Paradox для Windows для подготовки писем вы можете использовать средства самой СУБД, правда здесь нет Эксперта, который оказал бы вам помощь. Но нетрудно обойтись и без него. В режиме Design ("Создать") откройте новый отчет, основанный на результатах запроса информации о неактивных клиентах, и воспользуйтесь функцией Text ("Текст") для ввода текста письма. В тех местах, где вы хотите вставить поле из отобранных записей, нажмите клафишу . Paradox вставит в текст объект с неопределенным именем поля. Щелкните вне текстового объекта, а затем двойным щелчком выберите только что введенный объект с полем. Щелкните на нем правой кнопкой мыши, выберите функцию Define Field ("Определить поле") и укажите в списке нужное поле. Определить поле можно также через диалоговое окно Define Field Object.

Approach. В Approach 3.0 или Approach 96 выберите опции Create·Form Letter ("Создать·Составить письмо") и следуйте инструкциям представленного в виде окон с закладками Ассистента по подготовке писем (Form Letter Assistant). В окне Design введите текст письма, используя для вставки полей из базы данных опции Text·Insert·Field Value ("Текст·Вставка·Значение поля)(в Approach 3.0 - Text·Insert·Field).

Чтобы распечатать письма только для тех клиентов, которые давно не обращались в вашу фирму, щелкните на закладке с подготовленным письмом (под функцией SmartIcons), а затем на кнопке Find ("Найти").(В Approach 3.0 сначала войдите в режим Browse). Введите критерий отбора клиентов и нажмите клавишу . Approach напечатает письма, используя лишь отобранные записи.

783