Network World, США

Очевидно, что компании, переключившиеся с бумажных на электронные методы ведения счетов, могут сэкономить на почтовых расходах. Но эксперты утверждают, что факторов экономии значительно больше

В компании Health Alliance Medical Plans, занимающейся медицинским страхованием, главный источник сокращения текущих затрат — ускорение согласования счетов. Поскольку Health Alliance выставляет счета корпоративным клиентам заранее, точно определить суммы почти невозможно. Клиенты нередко в процессе работы заявляют об изменении числа их служащих, которым выплачивается медицинская страховка. Прежде согласование таких изменений шло «вручную»: фирмы вписывали и вычеркивали людей из бумажных ведомостей, а отдел счетов Health Alliance регистрировал эту информацию и передавал ее в отдел пособий. «В результате возникала масса задержек с выплатами», — рассказывает директор по биллингу Health Alliance Трейси Клейнерт.

Теперь счета согласуются в онлайновом режиме с помощью комплекта BizCast от Avolent. Это программное обеспечение обобщает биллинговую историю и информацию о состоянии счетов клиентов. Последним предоставляется мгновенный доступ к их учетным записям, которые можно изменять. Кроме того, у них есть возможность одобрять выставляемые счета и прояснять спорные моменты.

С внедрением BizCast в Health Alliance сократились издержки на выставление счетов, число звонков клиентам и ускорился процесс проведения платежей. Компания возложила на клиентов ответственность за финансовые согласования. Программное обеспечение автоматически согласует общие суммы счетов при изменении числа служащих предприятий-клиентов, и последние могут самостоятельно оплатить вычисленную разницу. «Мы моментально видим, какую сумму перевели нам клиенты, и знаем, почему они это сделали», — говорит Клейнерт.

BizCast является образцом программного решения для электронного учета (биллинга), формально относящегося к технологиям электронного представления и оплаты счетов (EIPP). Продукты EIPP автоматизируют ведение и выставление счетов, оплату услуг посредством Web-инструментов, контроль над перечислением денег и согласование счетов между деловыми партнерами. Они не представляют собой новый сегмент рынка ПО. Компании, разрабатывающие платформы электронного биллинга, появились давно, но часть из них отошла от этой деятельности. Многие крупные игроки рынка ERP (такие как SAP) и производители оборудования (в частности, Ariba) предлагают в своих продуктах некоторую функциональность EIPP. «Чистых» разработчиков EIPP-систем практически не осталось, но Gartner квалифицирует рынок средств e-биллинга как развивающийся и ожидает, что к концу 2010 года его оборот вырастет до 500 млн долл.

Управление поступлением платежей, за которое отвечают системы EIPP, по сути, является функциональным ответвлением ERP-систем. Если технологии EIPP фокусируются на электронной отсылке и оплате счетов, ПО управления доходами нацелено на помощь компаниям в прогнозировании и сборе причитающихся им средств.

Компания Network Appliance внедряет ПО управления доходами и сопутствующими средствами, выпущенное Aceva Technologies. Этот производитель аппаратных систем хранения данных применяет технологию Aceva для оптимизации процессов сбора доходов, особенно прогнозирования поступления наличных сумм и онлайнового решения финансовых споров. ПО Aceva интегрируется с установленной в Network Appliance системой ERP; оно объединит данные по квотам клиентов, текущим счетам, заказам на покупки, отгрузке, а также платежные истории и сведения о наличии кредитов.

Обычно эта информация разбросана по множеству приложений, но подразделение сбора доходов и кредитования клиентов нуждается в ее доступности по первому же запросу. Только тогда можно оперативно принимать решения, скажем, выписать новый счет или сделать напоминающий звонок клиенту. «Aceva консолидирует необходимые нам сведения, — отмечает менеджер Network Appliance Давид Гондорф. — Представьте, что задерживается платеж на 1 млн долл. Чек уже находится в пути, но об этом знает лишь менеджер нашего офиса в Токио. Если подобная информация регистрируется в системе Aceva, дальнейшая работа осуществляется беспрепятственно».

Наряду с улучшением связи между офисами, расположенными по всему миру, и повышением прозрачности прохождения платежей Network Appliance добивается сокращения среднего времени между выставлением счета и его действительной оплатой. Устанавливая стандартные политики и процедуры сбора средств, Network Appliance сумела снизить значение этого показателя с 70 дней (как было пять лет назад) до 50. Через 1,5 года компания надеется довести его до 45 дней.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями