Где используется CyberDOCS
Как это работает?

Бурное развитие сетевых технологий, наблюдаемое в последние годы, обусловило широкое внедрение крупных информационных систем, основанных на территориально-распределенных корпоративных сетях. Сегодня такие сети все больше интегрируются с глобальной сетью Internet, что требует стандартизации сетевых служб и протоколов. Фактически, объединение становится необходимым условием для оперативного обмена данными и эффективного управления.

Создаваемые на основе стандартов Internet системы отличаются относительной простотой настройки и низкой стоимостью (как самих систем, так и их эксплуатации). Подобные системы легко администрировать и обслуживать (например, проводить модернизацию), а унифицированный и понятный интерфейс браузера существенно ускоряет их освоение конечными пользователями. Кроме того, системы, основанные на стандартах Internet, по определению характеризуются прекрасной масштабируемостью и поддержкой распределенной обработки информации. Они позволяют существенно снизить сетевой трафик в пределах локальных сетей, поскольку от сервера фактически передаются только HTML-формы (или аплеты Java), определяющие интерфейс "тонких" клиентов.

Для крупных организаций и предприятий со сложной, рассредоточенной по большой территории структурой, особенно для тех, которые имеют филиалы или представительства в различных городах и странах, использование сетевой инфраструктуры Internet является практически единственным решением для построения распределенной корпоративной информационной системы. Особенно важен тот факт, что применение современных сетевых технологий позволяет строить универсальные системы, которые с равным успехом можно использовать и в корпоративных сетях, и в Internet. Кроме того, существующие стандарты и протоколы Internet образуют, пожалуй, самый открытый программный интерфейс, и построенная на их базе система также характеризуется открытостью.

Внедрение Internet-технологий не было бы столь успешным, если бы производители ПО не поддержали их своими новыми разработками. В первую очередь, это относится к классам наиболее часто используемых в автоматизации делопроизводства систем управления документами (СУД).

Picture 1.

Рисунок 1.
Архитектура CyberDOCS 2.0

Где используется CyberDOCS

Американская компания PC DOCS - один из наиболее известных в мире производителей СУД - уже несколько лет назад выпустила первую версию ПО CyberDOCS, формирующего Internet-интерфейс для системы управления документами корпоративного масштаба DOCS Open.

Программные продукты фирмы PC DOCS обеспечивают значительное повышение эффективности делового процесса путем преобразования разрозненных (неупорядоченных) наборов документов в прекрасно организованные и легко доступные электронные библиотеки. Система DOCS Open позволяет создавать крупные распределенные архивы документов различных форматов и типов. Быстрый и эффективный поиск по реквизитам и полнотекстовой поиск, а также тесная интеграция с подавляющим большинством офисных пакетов и прикладных программ делают DOCS Open простым и в то же время мощным инструментом, органично встраиваемым в автоматизированные рабочие места.

Следует отметить, что на территории России продвижением продуктов фирмы PC DOCS, в том числе системы CyberDOCS, занимается компания "ВЕСТЬ АО" - один из старейших отечественных разработчиков программных продуктов и комплексных решений в области автоматизации делопроизводства. Созданная "ВЕСТЬ АО" система управления деловыми процессами WorkRoute завоевала международное признание, после того как была лицензирована фирмой PC DOCS и стала распространяться за рубежом в составе комплекса DOCS Open. Эта система позволяет дополнить СУД функциями коллективной работы над документами, организации документооборота, оперативного контроля и управления предприятием.

В начале 1998 г. вышла в свет вторая версия CyberDOCS, которая расширила систему DOCS Open новыми возможностями работы с электронным архивом через локальные и глобальные сети с помощью обычного браузера. С точки зрения пользователя, CyberDOCS является новым, "тонким", клиентом DOCS Open, поддерживающим все основные функции стандартного клиентского места этой СУД.

Например, создание документов с применением браузера теперь практически ничем не отличается от аналогичной процедуры в стандартном клиентском месте DOCS Open - нужно просто заполнить электронную карточку документа с реквизитами и указать исходный файл. В результате документ попадает в стандартное хранилище DOCS Open и становится доступным для просмотра, редактирования, печати и прочих операций в соответствии с установленными для пользователя правами доступа.

Другие пользователи могут найти этот документ, используя функцию поиска, встроенную в CyberDOCS, причем поиск проводится либо по всем известным в контексте конкретного пользователя библиотекам (их состав определяет администратор), либо по их произвольному набору. Параметры каждого запроса могут сохраняться для последующего быстрого извлечения и применения (в DOCS Open и CyberDOCS этот инструмент называется "быстрым поиском"). Кроме того, документы особым образом объединяются в проекты (коллекции), отражающие тематику материалов, с которыми работает сотрудник.

CyberDOCS позволяет быстро получить список недавно редактировавшихся и выписанных документов. Дело в том, что документ, извлеченный для редактирования, автоматически блокируется в библиотеке и становится доступным для остальных пользователей только с целью просмотра либо копирования. По завершении работы с документом пользователь возвращает его в библиотеку (кстати, необходимое для редактирования документа приложение, например MS Word или MS Excel, вызывается автоматически). Таким образом, CyberDOCS предлагает полноценную возможность работы с репозитариями DOCS Open прямо из браузера, включая выполнение таких функций, как заполнение атрибутов документа, задание прав доступа, полнотекстовая индексация, контроль версий и аудит.

Дополнительно CyberDOCS дает возможность настройки внешнего вида и логики поведения "тонкого" клиента в окне браузера, например выбора числа и содержимого колонок на страницах с быстрым поиском, количества возвращаемых (в ответ на запрос) результатов поиска, формата отображения даты и времени, а также способов открытия документов. Последний параметр, в частности, позволяет открыть документ, используя активизацию по месту (т. е. непосредственно в окне браузера, кадре или новом экземпляре браузера) соответствующей программы редактирования (если она поддерживает этот механизм). Поскольку большинство современных программных продуктов реализуют технологии OLE, работа с документами посредством CyberDOCS становится довольно "прозрачной".

Существующие в версии CyberDOCS 2.0 возможности интеграции с внешними приложениями пока не очень удобны, так как основываются на использовании ActiveX-объектов соответствующих программ (например, MS Word). Однако следует заметить, что многие современные Web-ориентированные системы поддержки электронных архивов не имеют даже такой возможности и ограничиваются только просмотром материалов. Кроме того, информационные системы на базе CyberDOCS скоро (а точнее, в версии 2.1, разработка которой уже ведется совместными силами фирмы PC DOCS и компании "ВЕСТЬ АО") получат усовершенствованные средства интеграции с самым широким спектром прикладных программ. Это обеспечит решение специфических задач предприятия, таких как обработка заказов, первичный складской или бухгалтерский учет и др.

Как уже говорилось, в состав CyberDOCS входит система свободной маршрутизации и контроля за исполнением заданий и документов CyberRouting, которая позволяет автоматизировать управление деловыми процессами. Она представляет собой облегченный вариант WorkRoute I, реализующий принцип свободной маршрутизации с возможностью задания параллельных и последовательных процедур.

Среди основных возможностей CyberRouting следует отметить формирование производственных заданий и контроль за их исполнением с возможностью прикрепления к ним документов, что позволяет организовать распределенную систему документооборота. Система CyberRouting способна извещать исполнителей заданий о приближении контрольного срока, уведомлять руководителей о нарушении сроков и предоставлять общую информацию о ходе выполнения заданий.

Для создания сложных workflow-приложений, реализующих бизнес-логику предприятия, возможна интеграция CyberDOCS с системами автоматизации деловых процессов - в первую очередь, с системой WorkRoute, которая также имеет расширение на базе технологий Internet.

Как это работает?

Прежде чем рассматривать технические аспекты системы CyberDOCS, скажем несколько слов о платформе, на которой она функционирует. В декабре прошлого года фирма PC DOCS объявила, что в качестве приоритетной платформы для CyberDOCS 2.0 ею выбран Microsoft BackOffice Server 4.0. Это не означает, что CyberDOCS не сможет работать в гетерогенных сетевых средах (об этом - чуть ниже). Но, в соответствии с заявлениями представителей PC DOCS, благодаря органичному сочетанию компонентов BackOffice является единственным на сегодняшний день "коробочным" решением для документоориентированных intranet-приложений; тесная интеграция с продуктами BackOffice позволяет быстро конструировать и гибко настраивать intranet-системы для ведения архивов документов.

Кроме того, по данным PC DOCS, большинство корпоративных пользователей, работающих с документоориентированными средами, используют продукты Microsoft. Именно поэтому при разработке CyberDOCS 2.0 было решено оптимизировать данный продукт для платформы BackOffice, что во многом определило его технические характеристики и архитектуру.

Вместе с тем, возможно применение CyberDOCS в корпоративных информационных системах, построенных на основе других сетевых ОС (NetWare, UNIX). Не надо забывать, что СУД DOCS Open славится своей переносимостью и масштабируемостью, поскольку способна работать практически на всех современных сетевых ОС и использовать большинство промышленных СУБД.

Функционирование клиентов CyberDOCS обеспечивает сервер DOCSFusion, который представляет собой третье звено в клиент-серверной архитектуре новых, готовящихся к выпуску, версий DOCS Open. DOCSFusion реализует централизованное выполнение бизнес-правил и позволяет разгрузить клиентские места от наиболее ресурсоемких операций обработки данных.

В системе CyberDOCS 2.0 DOCSFusion выступает в роли шлюза между традиционными репозитариями DOCS Open и Web-сервером. Благодаря такой архитектуре внедрение CyberDOCS не требует дополнительной репликации и синхронизации данных, поскольку в качестве архивов CyberDOCS используются традиционные распределенные библиотеки DOCS Open. Это существенно снижает затраты на администрирование Web-ориентированной части системы управления документами. Кроме того, примененный подход означает, что документы по-прежнему надежно и безопасно хранятся в репозитариях DOCS Open, причем средства контроля доступа не ограничиваются исключительно возможностями сетевых ОС. Так, для Windows NT система DOCS Open имеет специальный модуль DOCS Open Document Sentry Agent (DSA), выполняющий функции брандмауэра при операциях с накопителями.

Чисто технически DOCSFusion реализован в виде набора модулей, выполняющихся в качестве служб Windows NT, которые предоставляют DCOM-интерфейсы для другой части модулей CyberDOCS, работающих в контексте HTTP-сервера. Это, с одной стороны, обеспечивает безопасность сетевых соединений, а с другой, позволяет модифицировать и расширять функциональные возможности CyberDOCS с помощью объектных компонентов, в том числе интегрировать CyberDOCS с прикладным ПО. Кроме того, применение DCOM обеспечивает высокий уровень абстрагирования от сетевой инфраструктуры, что, в частности, дает возможность строить распределенные Web-ориентированные СУД на базе CyberDOCS без проработки деталей на уровне сетевых протоколов.

HTTP-сервер фактически выступает в роли клиента по отношению к серверу DOCSFusion. Располагающиеся на нем модули CyberDOCS, в отличие от CGI-сценариев, представляют собой полноценные многопоточные приложения, соединяющие в себе высокую производительность и гибкость поддерживаемой технологии ASP. Последняя, как известно, позволяет оптимальным образом объединить целый ряд технологий (в том числе HTML, DHTML, CSS, сценарии, Java-аплеты) и, таким образом, допускает настройку системы в соответствии с требованиями заказчика на нескольких уровнях.

Первый, самый простой из них, - модификация стандартных поставляемых с CyberDOCS HTML-страниц и форм (в поставку входят формы для правительственных учреждений, финансовых и юридических институтов).

Второй - изменение файлов ASP, которые генерируют HTML-страницы, реализующие стандартный пользовательский интерфейс (в частности, страницы результатов поиска, реквизитов документа, быстрого поиска, проектов, выбора библиотек и справочные страницы).

Третий уровень подразумевает настройку сценариев, которые подразделяются на два набора - выполняющиеся в контексте HTTP-сервера либо браузера. При использовании в качестве сервера Microsoft IIS CyberDOCS генерирует ASP- и HTML-страницы, содержащие код на JavaScript. Интересно, что разработка собственных ASP-страниц позволяет, например, интегрировать в одной форме поиск по библиотекам DOCS Open и репозитариям Lotus Notes. Что же касается клиентских сценариев, то они, как обычно, расширяют стандартные функции браузера. Например, с их помощью можно реализовать вывод сообщения о необходимости вернуть в библиотеку выписанные документы.

Наконец, четвертый уровень - разработка либо установка уже готовых аплетов Java. Надо сказать, что по умолчанию CyberDOCS в целях оптимизации скорости загрузки прикладной части "тонкого" клиента сводит до минимума использование аплетов, но, в зависимости от качества сетевого соединения, структура и логика работы CyberDOCS могут быть переопределены администратором. Аплеты применяются в CyberDOCS, например, при заполнении поисковых форм, назначении прав доступа к документам и переносе на сервер отредактированных документов - если эту функцию не поддерживает сам браузер.

Таким образом, мы видим, что CyberDOCS дает администратору полный контроль над пользовательским интерфейсом, включая способы навигации, доступ к библиотекам DOCS Open и возможность выполнения тех или иных действий. В интерфейс CyberDOCS могут быть добавлены специфичные для конкретной организации ссылки для навигации к другим ее информационным ресурсам. Интерпретатор Java позволяет работать с формами, для стандартного клиента DOCS Open, в результате чего интерфейс СУД разрабатывается централизованно (и выглядит практически одинаково) как для пользователей клиент-серверных систем DOCS Open, так и для пользователей браузеров.

Следует отметить: как и в DOCS Open, особенности интерфейса CyberDOCS (например, внешний вид поисковой формы) могут определяться на уровне библиотек документов, групп пользователей, отдельного пользователя, а также их комбинаций.

CyberDOCS работает на платформе Windows NT 3.51 или более поздних версий и требует 32 Мбайт оперативной памяти. Также необходимо наличие сервера DOCS Open версии 3.0 и выше, сервера DOCSFusion и HTTP-сервера (Microsoft Internet Information Server или Netscape). DOCS Open может функционировать на Microsoft Windows NT, Novell NetWare, UNIX (SCO Unix, Solaris, HP-UX, IBM AIX, Digital Unix), LAN Manager версий 2.1 и выше, Banyan Vines, DEC PathWorks.

Более подробную информацию о СУД DOCS Open (CyberDOCS) и создании на ее основе комплексных решений по автоматизации делопроизводства можно получить на Web-сервере компании "ВЕСТЬ АО": http://www.vest.msk.ru. Систему CyberDOCS можно испытать на деле если набрать адрес: http://www.vest.msk.ru/cyberDocs2/cyberdocs.asp.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями