Если вы хотите избежать появления гигантских залежей бумажных документов, обратите внимание на FormFlow 2.0.

FormFlow - это Windows-ориентированное приложение, которое позволяет создавать многостраничные формы электронных документов, заполнять и отправлять их по сети организации согласованно с другими документами. Специальные средства обеспечат защиту от посторонних глаз информации в заданных полях документа. Программный пакет также предлагает средства для обмена информацией между формами и различными базами данных. Он обеспечивает средства доступа в Internet со встроенной поддержкой функции пересылки формы на Web-сервер для заполнения ее пользователем.

FormFlow - очень эффективная программа для автоматизации документооборота офиса. Пожалуй, одним из немногих ее недостатков является отсутствие 32-битной версии для Windows 95 или NT, что обеспечило бы более высокую скорость работы и другие преимущества 32-битного доступа.

В состав FormFlow входят пять отдельных модулей. Несколько громоздкие модули Designer и Filler позволяют создавать и заполнять разнообразные формы документов, в то время как оставшиеся три модуля (Routing Designer - конструктор маршрутов, Security Administrator - администратор защиты, Application Designer - конструктор приложений) обеспечивают необходимую гибкость для решения основных задач документооборота.

Routing Designer позволяет отображать в графическом виде схему следования документов в масштабе всего предприятия и автоматизировать этот процесс. Работая в графической среде, вы назначаете правила, или условия, которые определяют, как и когда формы будут переходить от одной стадии обработки к другой. Модуль Security Administrator устанавливает пароли для конечных пользователей, дает возможность перед отправкой формы шифровать ее и устанавливать защиту от изменения определенных полей. Модуль Application Designer позволяет настраивать среду работы в соответствии с требованиями конкретного пользователя. Например, можно создать для всех пользователей единообразный графический интерфейс в виде набора инструментальных линеек, полей, макрокоманд и "горячих" клавиш для любого модуля FormFlow.

Для маршрутизации документов FormFlow использует систему электронной почты вашей организации. Поддерживаются такие системы электронной почты, как MS Mail и Exchange компании Microsoft, Notes и cc:Mail компании Lotus Development, Message Handling Service (MHS) и GroupWise компании Novell, Mail Access Plus компании AT&T и Intelligent Messaging III компании Banyan Systems. FormFlow также может работать с программой факсимильной связи WinFax компании Symantec, давая возможность пользователям обмениваться формами FormFlow (правда, без маршрутизации документов) путем передачи двоичных файлов.

Работа с FormFlow начинается с проектирования форм. Удобный и гибкий модуль Designer предлагает целую палитру разнообразных элементов для построения форм. Он позволяет создавать простые и многостраничные формы, вставлять в них штрих-код и графические элементы, задавать порядок заполнения формы пользователем и устанавливать связь с базами данных.

Когда форма создана, ее можно послать вместе с присоединенными к ней файлами тем пользователям, которые будут с ней работать. Модуль Filler дает возможность осуществлять в заданной последовательности рассылку нескольким адресатам пакета, включающего в себя форму, данные и, возможно, необходимые графические элементы. FormFlow позволяет рассылать формы как одновременно нескольким пользователям, так и последовательно, по заданному маршруту.

Если вам требуются более широкие возможности по организации документооборота, вам пригодится модуль Routing Designer, который позволяет задавать схемы маршрутов и автоматизировать движение документов. Например, можно создать графическую схему для формы по возмещению затрат сотрудникам, которая будет проходить через несколько последовательных стадий с обязательным получением подтверждения на каждой из стадий, без которого форма не будет послана далее. Можно также задать определенные условия (например, превышение определенного уровня затрат), при которых форма будет автоматически направлена вышестоящему руководителю.

В схеме движения формы могут задаваться не только конкретные имена пользователей, но и их должностные функции. Например, вы создали схему маршрута, в которую включены бухгалтер, региональный менеджер и вице-президент компании. Далее можно задать в базе данных FormFlow конкретные имена сотрудников, соответствующих каждой из указанных должностей. Если по каким-либо причинам должность сотрудника изменится, вам достаточно будет обновить свою базу данных, не трогая при этом саму схему маршрута.

В том случае если программное обеспечение, которое использует получатель формы, не поддерживает подключаемые к сообщению файлы, FormFlow имеет возможность послать форму в виде последовательности текстовых строк в формате ASCII.

Графическая схема маршрутизации строится из связей и этапов. Этапы представляют собой пункты, в которых над формой или пакетом производят определенные действия. Связи - это физические пути, по которым следует форма. Связи между пунктами формируются путем программирования функций участников процесса обработки документов. Для выполнения каждой функции назначается определенный сотрудник, чье имя заменяется адресом электронной почты, по которому следует посылать форму на соответствующем этапе. Такое назначение может осуществляться и при помощи более сложной операции, например извлечения информации из внешней базы данных.

После составления маршрутной схемы она заносится в базу данных, которая будет автоматически обновляться в процессе прохождении формой заданных этапов. Эта база данных служит для внутреннего аудита, позволяя контролировать весь процесс документооборота. Администратор FormFlow может по информации этой базы данных определить инициатора каждого потока документов, проверить, были ли выполнены некоторые специфические требования, находится ли процесс в активной стадии или в состоянии ожидания. В случае обнаружения "затора" или какого-либо несоответствия схеме администратор может удалить одно или несколько заданий из маршрутной схемы. Он также может контролировать весь процесс документооборота, в то время как пользователь будет контролировать только ту часть документооборота, которую он инициировал или в работе с которой принимает участие.

Для того чтобы воспользоваться возможностями составления более сложных форм, которые предлагает FormFlow, необходимо освоить язык программирования FormBasic, который заменил язык Intelligent Forms Language, использовавшийся в более ранних версиях FormFlow. Для тех, кто знаком с языком Basic, это не составит особого труда.

В заключение необходимо отметить, что FormFlow является хорошо масштабируемым комплектом, работающим в среде клиент-сервер.


Стюарт Мельницкий (Stewart Melnitsky) - независимый консультант по сетевым вопросам и аналитик компании Arlington. С ним можно связаться по адресу sm@world.std.com.

Результаты тестирования FormFlow 2.0

Документооборот и маршрутизация (25%)
9
Проектирование и использование форм (25%)
8
Работа с базами данных (20%)
8
Защита (20%)
8
Инсталляция и документация (10%)
8
Итоговая оценка
8,3

Примечания. Оценки выставлялись по 10-балльной шкале. При определении итоговой оценки учитывались соответствующие весовые коэффициенты.


Коротко о продукте

FormFlow 2.0

Производитель: JetForm;
тел.: (703) 448-9544;
www.jetform.com

Достоинства: хорошие возможности управления документооборотом; Гибкий дизайнер форм; хорошие возможности работы с базами данных.

Недостатки: нет 32-битной версии для Windows 95 и NT.

Цена: комплект начального уровня, включающий в себя модули Form Designer, Application Designer, Routing Designer, три модуля Security Administrator и три модуля Filler, стоит 399 дол. Каждый дополнительный модуль Filler стоит 129 дол.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями