Причем сделать это надо так, чтобы никто из сотрудников таких изменений не заметил, а рабочий процесс не пострадал. Только вряд ли все получится, если не уделить должного внимания ИТ-составляющей переезда. Как упростить этот сложный комплексный процесс, как реализовать его без ущерба для компании и на что обратить внимание, рассказывается в данной статье.
Представьте ситуацию: организация переехала, и наступил первый рабочий день на новом месте — мебель расставлена, рабочие места подготовлены, компьютеры и принтеры настроены, электронная почта и Интернет работают без проблем. Одним словом, ничего не изменилось, кроме адреса здания. Идеально? Да, но главное, такой результат вполне реален. Как этого достичь? Рассмотрим подробнее.
.png)
УСПЕТЬ ЗА 48 ЧАСОВ
По сути, главная цель переезда — сделать все в срок, ничего не потерять по пути и не повредить, расставить мебель и оборудование по своим местам, создать комфортные условия для сотрудников. Желательно успеть завершить основные дела за 48 ч в течение выходных, чтобы не прерывать рабочий процесс.
Сроки сжатые, ресурсы ограниченные, и поэтому все чаще компании обращаются за помощью к профессиональным перевозчикам вещей, которые зачастую перевозят ИТ-оборудование точно так же, как мебель, что в корне неверно. Другая весьма распространенная ошибка: весь процесс ИТ-переезда поручают отделу информационных технологий или системному администратору. Поэтому прежде всего необходимо понять, какой результат важнее — «экономный и растянутый во времени» или «качественный и в срок».
При ИТ-переезде приходится планировать огромный блок работ, недобросовестное и неквалифицированное выполнение которых может привести к плачевным последствиям и создать проблемы в будущем. Перевезти серверную технику и специальное оборудование — это только полдела, хотя и здесь есть свои нюансы. В первую очередь необходимо осознать и принять во внимание риски, связанные с возможностью выхода из строя оборудования при его транспортировке. Это не мебель, а значит, необходимо учитывать различные функциональные особенности и не поручать не самую простую задачу транспортной компании.
Наиболее ответственная работа — качественное подключение всех устройств к сети передачи данных на новом месте. Двух дней выходных может и не хватить, если делать это самостоятельно, только силами сотрудников ИТ-отдела. Поскольку у них есть и другие задачи, подключение к портам, скорее всего, будет происходить по принципу «главное — успеть».
При такой спешке, как правило, возникает хаос: провода не организованы, не спрятаны, а значит, не застрахованы от повреждений. В дальнейшем, когда возникнет задача по переключению оборудования сотрудника с порта А на порт B, это может привести к определенным сложностям. Если в серверном шкафу царит беспорядок — нужные провода не так просто найти, а чем больше портов, тем больше времени уйдет на решение поставленной задачи.
Поэтому при переезде лучше привлечь в помощь ИТ-департаменту сотрудников специализированных компаний. Это обеспечит качественное и быстрое наведение порядка в серверной. Дополнительные профессиональные кадры могут понадобиться и в первый день после переезда, если нужно будет оперативно скорректировать какие-либо настройки.
.png)
ЛУЧШЕ ОДИН РАЗ ПРОВЕРИТЬ, ЧЕМ ДЕСЯТЬ РАЗ ПОЖАЛЕТЬ
Практически всегда при переезде происходит смена провайдера, а значит, все сетевые ресурсы и IP-адреса придется перенести в новую сетевую среду. ИТ-администратор должен заранее позаботиться о том, чтобы почтовые и FTP-сервисы, как и остальные корпоративные ресурсы, начали функционировать на новом месте в первый же рабочий день.
Для этого нужно заблаговременно запросить у оператора связи все сетевые реквизиты для настройки и заранее проверить работоспособность всех каналов. Только при таком условии удастся избежать неприятных сюрпризов в виде неработающего Интернета. Казалось бы, очевидные вещи, но на практике не все придерживаются этих правил, полагаясь на заверения оператора связи, что все в порядке. Лучше один раз проверить все параметры, чем потом исправлять ошибки и откладывать на неопределенное время полноценный запуск офиса.
Особое внимание следует обратить на кабельную систему. Как правило, офис уже имеет готовую инфраструктуру и нет необходимости прокладывать новую СКС. Тем не менее очень важно внести в план предварительных работ технический осмотр оборудования, провести тестирование системы, проверить все элементы на готовность к эксплуатации.
Наряду с проверкой СКС необходимо выяснить, какую максимальную нагрузку способна выдержать электросеть, чтобы избежать в дальнейшем сбоев в работе. При осмотре электропроводки следует удостовериться в соответствии размещения розеток плану подключения оборудования и рабочих мест. Заранее стоит поинтересоваться и возможностями расширения коммуникационных сетей.
Одним из наиболее частых упущений при переезде является то, что арендатор не проверяет доступность услуг, предоставляемых оператором связи в новом помещении. Одного лишь наличия актов о выполненных работах недостаточно. Случается, например, что при монтаже была допущена ошибка: перепутана пара проводов при установке розеток. Исправлять это, когда уже установлены мебель и компьютеры, намного сложнее и занимает больше времени.
При планировании переезда стоит загодя побеспокоиться о сохранении телефонных номеров. При использовании IP-телефонии эта задача не представляет проблемы. Если же речь идет о фиксированной связи, то необходимо подготовить перечень мероприятий, чтобы реализовать процесс смены номеров безболезненно для деятельности компании — в частности, своевременно оповестить всех клиентов и партнеров.
ЧТО ВЗЯТЬ С АДМИНИСТРАТОРА?
Резюмируя, хочется еще раз отметить, что не стоит идти по пути наименьшего сопротивления и пытаться сделать все самостоятельно. Отказ от профессиональной помощи может привести к снижению уровня надежности и функциональности всей ИТ-инфраструктуры. Возложение всей ответственности за переезд на плечи системного администратора чревато серьезными рисками: если вдруг возникнет неприятный инцидент, адекватной компенсации за повреждение оборудования ждать не от кого. Никакие административные штрафы не помогут, поскольку они не возместят полной стоимости вышедших из строя ИТ-систем. Когда переезд осуществляет специализированная компания, ответственность за риски несет именно она.
Виталий Кузнецов — управляющий партнер Office Anatomy.