Ключевую роль играет пригодность имеющегося решения к его дальнейшей интеграции (см. Рисунок 1).

Требование архивирования электронной переписки содержится в целом ряде законодательных предписаний и постановлений (Compliance). Так, согласно немецкому торговому кодексу и налоговому законодательству, корпоративные электронные письма являются деловой перепиской и должны храниться в упорядоченном виде не менее шести лет. Нормативные акты «Принципы надлежащего бухгалтерского учета с применением средств электронной обработки данных» (GoBS) и «Принципы доступа к данным и контроля пригодности документов в цифровой форме» (GDPdU) обязывают сохранять цифровые сообщения в исходном виде на протяжении десяти лет и обеспечить доступ для автоматизированного поиска данных, если они имеют отношение к налогообложению. Помимо названных существует множество нормативов и законов для отдельных отраслей или функций, где содержатся требования к архивированию электронных писем. Поэтому отделу ИТ стоит по крайней мере попытаться при внедрении решения для архивирования электронной почты выполнить все базовые положения законодательных и нормативных актов, касающиеся архивирования электронных писем.

Для соответствия законодательным требованиям желательно осуществлять сплошное архивирование всех сообщений, приходящих по электронной почте, однако это противоречит немецкому закону о телекоммуникациях, согласно которому запрещается архивирование и обработка частной переписки. Поэтому рекомендуется начать с отложенного архивирования, суть которого заключается в следующем: в почтовых ящиках создаются папки, содержимое которых не архивируется, а пользователям предоставляется определенный промежуток времени, в течение которого они могут переместить личные письма в эти папки или стереть их. В хорошо продуманных системах архивирования электронной почты подобные правила заданы заранее.

Архивирование электронной почты серьезно разгружает почтовую систему, освобождая ее от электронных писем, к которым пользователи обращаются очень редко или не используют никогда. В результате объем хранящейся почты значительно сокращается, что заметно снижает расходы на резервное копирование.

ТРЕБОВАНИЯ

При архивировании электронной почты должен обеспечиваться быстрый и простой доступ к старым письмам. Решение должно обладать развитыми функциями поиска и анализа и быть простым
в управлении.

Современные системы для архивирования электронной почты позволяют осуществлять автоматизированную классификацию электронных писем на основе заданных правил. Электронное письмо классифицируется еще до его получения адресатом. Особое значение приобретает возможность задавать широкий спектр критериев, в числе которых — информация об отправителе и о получателе, а также оценка содержания электронного письма. Предприятия могут, к примеру, задать параметры для архивирования электронной переписки и указать более продолжительные сроки хранения для отдельных групп писем.

Управление сроком хранения документов (Retention Management) играет важную роль. Сведения, содержащиеся в электронных письмах, попадают в различные корпоративные системы и привязываются к другой информации, поэтому электронные письма необходимо включить в общекорпоративную систему управления жизненным циклом документов. Служба преобразования содержания (Rendition) отвечает за создание эквивалентных по содержанию копий в форматах, пригодных для длительного хранения, таких как PDF/A или TIFF. Этот процесс затрагивает не только текст письма, но и возможные вложения.

Еще одна важная функция – определение ключевых слов и индексация электронных писем и вложений. Практика показывает, что и эти действия должны осуществляться автоматически. В настоящее время уже немало систем поддерживают автоматическую индексацию и полноценный поиск по электронным письмам и вложениям, однако многие архивы электронной почты не позволяют включить в полнотекстовый поиск отсканированные документы OCR, что зачастую требуется для обеспечения соответствия законодательным требованиям. Если договорная документация или важная корпоративная информация отправляется по электронной почте в виде скана OCR, то поддержка функции распознавания текста (OCR Services) и его извлечения является необходимой. Передовые решения могут выполнять индексацию для сотен форматов данных, включая OCR с извлечением текста.

Современные решения архивирования электронной почты сохраняют электронные письма и вложения всего один раз и каждый раз ссылаются на этот единственный файл (Single Instancing). Нередко таким образом предприятиям удается добиться сокращения объема хранимой информации на 60-80%.

На протяжении стандартного десятилетнего периода архивирования технологии хранения переживают три смены поколений, поэтому в случае приобретения решения для архивирования следует обратить внимание на наличие службы хранения и миграции (Storage and Migration Service), которая обеспечивает полную независимость архивированных данных от применяемых сред и технологий хранения и поддерживает миграцию архивов из одной среды хранения в другую.

СПОСОБНОСТЬ К ИНТЕГРАЦИИ

При выборе решения для архивирования электронной почты следует обратить внимание на возможность его дальнейшего расширения. При этом желательно, чтобы архив поддерживал все популярные системы электронной почты, это гарантирует, что, к примеру, при поглощении компании другим предприятием будет возможна интеграция почтовых систем.

Итак, при выборе систем архивирования необходимо избегать островных решений. По оценкам всех экспертов, будущее за едиными общекорпоративными инфраструктурами архивирования, охватывающими все потребности предприятия в архивировании. Эта концепция называется «единое архивирование» — Unified Archiving.

Бернд Хьок – менеджер по маркетингу в регионе EMEA в компании GFT Inboxx.


Рисунок 1. Один из решающих критериев — пригодность решения к интеграции.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF