Как упорядочить документооборот в Intranet.

После того как утихла шумиха в прессе, технологии Intranet заняли свое специфическое место в корпоративных решениях. Одни организации реализуют «тотальный Intranet», другие интегрируют технологии Web в более традиционные решения — бум спал, началась работа. Одной из основных составляющих этой работы является преобразование в формат Intranet разнородных электронных документов, ежедневно рождающихся в недрах организаций. Подчас это может стать нелегкой задачей.

АВТОМАТОМ В INTRANET

Корпоративный документооборот в Intranet помогают организовать такие средства, как HTML Transit компании InfoAccess (http://www.infoaccess.com). Это ПО позволяет определить основные шаблоны представления документов различных форматов (Microsoft Office, других популярных офисных приложений, ряда основных текстовых и графических форматов, а также документов PDF и HTML). Параметры и настройки шаблонов задаются через диалоговые окна, а также при помощи мастера. Отметим, что для достижения наилучших результатов при оформлении исходных документов следует придерживаться определенных правил — в первую очередь это касается стилей заголовков и списков, разбиения на абзацы и страницы и т. д. Однако, поскольку внедрение HTML Transit и так требует некоторой модификации корпоративного документооборота, это обстоятельство не должно представлять значительных неудобств.

Конвейер в Intranet. Потратив некоторое время на определение стилей и шаблонов, весь документооборот можно поставить на поток.

Документы можно объединять в проекты, при этом компоненты проекта могут находиться как на локальных файловых серверах, так и на удаленных (или, опять же, локальных) серверах Web и ftp. В рамках проекта документы иерархически группируются по главам и разделам, при желании программа автоматически генерирует файл оглавления проекта. Весьма полезным дополнительным элементом стиля проекта является кнопка печати, нажатие на которую в документе HTML приводит к появлению дерева проекта, откуда можно выбрать разделы для печати. Транслированный проект может быть помещен на серверы различного типа, причем общие элементы стиля (если проекты используют одни и те же шаблоны) могут храниться на стандартном URL, таким образом экономя дисковое пространство. HTML Transit позволяет отслеживать изменения в оригиналах документов и транслировать (и обновлять на серверах) проекты для обеспечения актуальности информации. Очевидно, что одному человеку по силам обслуживать достаточно большое количество проектов (по крайней мере в том, что касается редактирования шаблонов), но все-таки сам по себе HTML Transit — приложение уровня подразделения (это соответствует и его цене — около 400 долларов за рабочее место).

Однако при очень большом количестве проектов и документов одному или даже нескольким работникам оказывается не под силу обеспечивать актуальность данных. В этом случае разработчик предлагает использовать приложение Transit Central. Оно берет на себя периодическое обновление всех доступных проектов. Периодичность задается с помощью разнообразных правил (привязка к конкретному временному диапазону и дню недели или указание частоты обновлений). Давать задания серверу можно как с консоли, так и из окна HTML Transit. Теоретически одна копия Transit Central способна обслуживать все корпоративные ресурсы, о чем говорит и его цена — около 4000 долларов. Впрочем, в сети может быть несколько серверов Transit Central, а тот сервер, с которым предполагается работать, можно выбрать с консоли (или из HTML Transit).

Семейство Transit не предназначено для замены имеющихся популярных платформ документооборота, оно скорее дополняет их. Это выражается, в частности, в том, что InfoAccess предлагает две версии Transit Central Enterprise Edition для интеграции продукции компании с такими лидерами рынка, как PC DOCS и Lotus Domino.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

HTML Transit — средство, безусловно, полезное, так как оно позволяет внедрить в Intranet корпоративные стандарты для документооборота как на стили и шаблоны, так и на саму процедуру переноса документов на серверы Web. Transit Central — это приложение уровня предприятия, оно наиболее полезно, когда число источников документов и серверов Web исчисляется десятками. Еще раз напомним, что оба этих приложения рассчитаны исключительно на корпоративный сектор и представляют собой нечто большее, чем простая условно-бесплатная утилита для Internet.

Александр Авдуевский — редактор журнала LAN. С ним можно связаться по адресу: shura@lanmag.ru.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями