Факсимильная связь по сети

Новые разработки в области технологий факсимильной связи расширяют возможности компаний по управлению обменом факсов и контролю затрат на него.

"Зачем нужны факсы, если есть электронная почта?" "Как насчет безбумажного офиса?" "У нас есть Internet, зачем нам еще и факсимильный аппарат?"

Вам, вероятно, приходилось слышать вопросы, подобные этим. И в самом деле, многие отраслевые эксперты предсказывали факсимильной связи скорую кончину. Но несмотря на все прогнозы она продолжает процветать.

Совместный обзор, подготовленный Gallup и Institute for the Future, свидетельствует, что работники интеллектуального труда прочитывают в неделю в среднем 178 сообщений, 42 из которых отправлены по факсу. International Data Corp. предсказывает ежегодное увеличение числа факсимильных страниц на 22%, в результате чего общее их число в 2001 году достигнет 1 триллиона. (Продажи факс-аппаратов, однако, останутся на прежнем уровне.)

С ростом факсимильного трафика компании начинают искать более эффективные и экономически оправданные способы его передачи. IP-телефония, в которой речь передается с помощью пакетов TCP/IP, обещает сократить расходы на обмен факсами, а также предоставить необходимые мощности для поддержки дополнительного факсимильного трафика. Как производители традиционных сетевых факс-серверов, так и провайдеры Internet взяли на вооружение эту модель и предоставляют корпоративные продукты и услуги на базе IP.

Наличие подобных разработок свидетельствует, что технологии факсимильной связи эволюционируют в соответствии с изменяющимися требованиями корпоративных сетевых сред. IDC прогнозирует, что мировой рынок факс-серверов возрастет до 1 млрд в 1998 году. Рынок же факс-серверов на базе Windows NT должен достигнуть 1 млрд в 1999 году.

Такие тенденции можно только приветствовать, потому что они дают более широкий выбор при реализации передачи факсов по сети. В этой статье мы обсудим разработки в области технологий факсимильной связи и то, чем они могут вам пригодиться.

УВЕЛИЧЕНИЕ ПРОДУКТИВНОСТИ

Традиционно сетевые факс-серверы автоматизировали ручную рассылку факсов по обычной телефонной сети, благодаря чему пользователи могли отправлять факсы как с, так и на компьютерную рабочую станцию. Технология получила широкое признание как средство повышения продуктивности даже для организаций с умеренным факсимильным трафиком. Согласно исследованиям компании Davidson Consulting, специализирующейся в исследовании рынка факсов, факс-серверы экономят в среднем 6 минут на каждом факсе (см. Таблицу 1).

Технология может оказаться особенно полезной при больших объемах факсимильного трафика в высококритичных средах. Например, в среде обработки транзакций с банком факс-аппаратов, где несколько сотрудников заняты сортировкой, сшивкой и доставкой факсов в отдел ввода данных, факс-сервер мог бы значительно сократить затраты и улучшить документооборот за счет автоматизации доставки электронных факсов на настольную систему, возможно, в разделенное окно с изображением факса на одной стороне и приложением ввода данных с другой.

Выбор типа факс-сервера диктуется сетевой средой и конкретными потребностями пользователей. Факс-серверы имеют обычно множество функций, так что вы должны определить, какие из них наиболее отвечают вашим требованиям.

Особое внимание следует обращать на наличие таких функций, как автоматический повтор попытки передачи, извещение о получении, быстрая вставка строк заголовка, библиотеки с наиболее часто отправляемыми документами и телефонные книги со связями с другими базами данных. Продукт должен позволять создавать группы и титульные страницы, а также использовать популярный текстовый процессор в качестве редактора титульных страниц.

Факсимильная система должна иметь функцию организации очередей с возможностью программирования рассылки факсов в предопределенные интервалы времени. Предпочтительным периодом времени будет ночь, когда расценки за связь ниже и трафик в системе относительно невелик. Она должна также позволять отправлять факсы из клиентского программного обеспечения факсимильной связи, клиентов электронной почты, прикладного программного обеспечения типа текстовых процессоров и электронных таблиц, а также из браузеров.

Если вы хотите встроить факс-сервисы в заказное приложение, то здесь как нельзя кстати окажутся факс-серверы с библиотеками API. OptioFax компании Optio Software — один из продуктов, обладающий такой функциональностью. При необходимости тесной интеграции с мэйнфреймами вы можете обратиться к продуктам для приема и отправки факсов с хост-компьютеров таких компаний, как CommercePath.

Другая функция, на которую вы должны обратить внимание, — многоадресная рассылка факсов, т. е. рассылка одного или более факсов нескольким адресатам одновременно. Компаниям потребительского кредита и компаниям по выдаче ипотечных ссуд приходится часто отправлять одни и те же данные о процентных ставках по ссуде сотням брокеров в короткий интервал времени — несомненно, они получат немалую выгоду от многоадресной рассылки факсов. Выгоду от подобной функциональности могут получить и крупные компании, если им необходимо одновременно информировать всех сотрудников о крупном приобретении или об изменениях в политике.

Факс-сервер должен позволять осуществлять многоадресную рассылку по нескольким телефонным линиям, выполнять слияние баз данных для персонализации титульного листа каждого из получателей и создавать группы многоадресной рассылки. Он должен также поддерживать маршрутизацию многоадресных рассылок сервис-провайдеру для последующей доставки.

МАРШРУТИЗАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ФАКСОВ

Другая заслуживающая внимания функция — маршрутизация входящих факсов получателям. Некоторые факс-серверы автоматически направляют поступающие факсы на принтер (имитируя факс-аппарат), после чего их можно сортировать вручную. В идеале факс-сервер должен выполнять функцию печати сам, а не рассчитывать на клиента факсимильной связи, так как последнего может и не быть в сети.

Конечно, немедленная печать подрывает одну из основных целей факсимильной связи по сети — сокращение бумажного потока. Кроме того, она не обеспечивает защиты для факсов с конфиденциальными данными. Таким образом, если только требования документооборота или закона не предполагают обратного, немедленная печать факсимильных документов может оказаться не лучшим методом внутренней маршрутизации факсов.

Одно из возможных решений — назначить администратора или другого штатного сотрудника ответственным за направление оцифрованных факсимильных изображений в соответствующие почтовые ящики. Некоторые факс-серверы показывают уполномоченным администраторам только титульные листы, обеспечивая определенный уровень конфиденциальности и защиты. Другие продукты имеют интерфейс с автоматическим распознаванием символов для чтения и идентификации имени получателя на титульном листе и автоматического принятия решения о маршрутизации.

Другие варианты внутренней маршрутизации опираются на Direct Inward Dialing (DID) и Dual-Tone Multifrequency (DTMF). В случае DID магистральной линии с центральной станцией может быть приписано несколько номеров, так что маршрутизация возможна для каждого номера; по сути, каждый получатель имеет свой собственный номер факса. В случае DTMF отправитель звонит по основному номеру факса, а затем вводит дополнительный номер получателя.

DID обеспечивает элегантную реализацию внутренней маршрутизации, но он стоит дорого. Вследствие того, что каждому почтовому ящику для факсов требуется номер, который вы не можете ему дать с помощью своей УАТС, компании придется приобретать блок номеров у своего местного оператора межстанционной связи.

Дополнительные затраты могут оправдать себя разве только при небольшом числе пользователей. Но для крупных компаний затраты могут оказать-

ся неподъемными. Ральф Фурлонг, менеджер по стратегическим направле-

ниям развития в аэрокосмическом гиганте Boeing, объясняет: "Мы имеем свыше 300 000 внутренних пользователей и не можем себе позволить тратить 1 млн долларов с лишним на получение каждым своего собственного номера факса". Boeing выбрала реализацию на базе DTMF, когда отправители звонят по определенному номеру. Набор этого номера приводит к появлению второго сигнала готовности, в ответ на который отправитель вводит дополнительный номер получателя.

Шлюзы электронной почты обеспечивают другой метод внутренней маршрутизации — маршрутизацию факсов через систему электронной почты. Включение такого рода интегрированной функции обмена сообщениями является фактически обязательным для любого производителя факс-сервера, если он хочет оставаться конкурентоспособным.

Архитектура интегрированного обмена сообщениями позволяет работать с сообщениями электронной, голосовой и факсимильной почты. Крег Рандалл, вице-президент по маркетингу в Omtool, говорит: "Общая тенденция состоит в унификации почтового ящика для входящих сообщений, откуда пользователи могут отправлять и принимать факсы нажатием тех же самых клавиш, что и при отправке сообщений электронной почты".

Большинство факс-серверов имеет шлюзы с Exchange, Notes, cc:Mail и GroupWise, благодаря чему почтовая система может взять на себя маршрутизацию и доставку входящих и исходящих факсов. Некоторые продукты, например от RightFax и Omtool, способны поддерживать несколько систем электронной почты одновременно.

Faxination for Exchange компании Fenestrae использует механизмы доставки и маршрутизации Exchange. По утверждению Fenestrae, интеграция ее продукта с Exchange значительным образом сокращает затраты на администрирование и обучение за счет применения интерфейса Exchange и встроенных функций маршрутизации.

СОКРАЩЕНИЕ ЗАТРАТ

С ростом трафика факсов директора финансового и информационного отделов начинают проявлять повышенную заинтересованность в решениях в области факсимильной связи, с помощью которых они могли бы сократить расходы. Эту задачу решает, в частности, маршрутизация в соответствии с критерием наименьшей стоимости (Least-Cost Routing, LCR).

Понятие "маршрутизация в соответствии с критерием наименьшей стоимости" относится к стратегии маршрутизации трафика факсов между распределенными факс-серверами, взаимодействие которых позволяет получить экономически целесообразную, а также наиболее эффективную услугу. В рамках LCR организация может задействовать свои частные соединения по глобальной сети или Internet для маршрутизации факсов на ближайший к адресату факс-сервер. Затем факсы могут быть доставлены на рабочую станцию получателя по сети или на унаследованный факс-аппарат с помощью местного звонка. Этот метод может также быть эффективным для отправки факсов поставщикам и потребителям, если физически они располагаются в пределах радиуса местного звонка от точки входа в глобальную сеть.

Рисунок 1. Технология маршрутизации в соответствии с критерием наименьшей стоимости определяет наиболее эффективные и экономичные пути для трафика факсов конкретной организации.

Рисунок 1 показывает пример реализации LCR для компании с центром обработки данных офисами в Нью-Йорке, в Атланте и Бостоне. При отправке факса с факс-сервера из Атланты в Бостон его оплата будет при обычном сценарии производиться исходя из расценок за междугороднюю связь. При использовании маршрутизации в соответствии с критерием наименьшей стоимости факс будет отправлен по корпоративной глобальной сети на нью-йоркский распределительный узел, а затем в бостонский офис, где звонок уже будет местным.

Передача факса из Атланты в Лос-Анджелес будет при традиционном способе также оплачиваться по тарифам междугородней связи. В случае LCR факс будет послан по Internet на факс-сервер (владельцем которого является либо сама компания, либо сервис-провайдер) в Лос-Анджелес. Этот сервер позвонит затем по местному номеру для отправки факса.

Реализации LCR позволяют также отслеживать наиболее рентабельные маршруты передачи факсов. Вряд ли возможно, чтобы конкретный оператор связи был способен предоставить наилучшие расценки на всех рынках. Если организация отправляет множество факсов, то экономия нескольких центов на каждой странице факса может в совокупности существенно уменьшить расходы на связь. Однако с продолжающимся снижением тарифов на междугороднюю связь внутри США значительная экономия достигается только при международной рассылке факсов.

Функциональность LCR реализуется с помощью алгоритмов маршрутизации в рамках системы на базе правил. Гибкость и полнота системы, а также сложность административного интерфейса зависят от конкретного продукта. В гибких продуктах решения о маршрутизации могут приниматься с учетом таких переменных, как номер телефона отправителя и получателя, дата, время дня, временной пояс, приоритет, срочность, среднее время задержки при данной загруженности сервера и размер факса.

Как RightFax, так и Omtool, например, способны направлять факсы по другому маршруту на другие серверы или другим сервис-провайдерам, когда очереди полны, а среднее время доставки превосходит 45 мин. Или они могут отложить отправку факсов объемом более 25 страниц до полуночи.

УСЛУГИ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

Затраты можно снизить и за счет обращения к услугам факсимильной связи, предлагаемым все большим числом операторов связи и провайдеров Internet. Эти компании — так называемые сервис-провайдеры факсимильной связи — занимаются передачей и управлением трафиком факсов других организаций с использованием различных комбинаций существующих сетей передачи голоса и данных, телефонных сетей и Internet. Некоторые даже предлагают услуги по учету для количественной оценки затрат на факсимильную связь.

AT&T, FaxSav, GTE, UUNET и Xpedite находятся среди тех крупнейших провайдеров, кто предлагает услуги передачи факсов по IP.

Для уменьшения затрат на передачу факсов и разгрузки своей системы клиенты передают факсы на сервер Internet своего провайдера или в частную магистраль для распространения через его глобальную сеть факс-серверов. Рей Монфорт, директор по сетевым продуктам в UUNET, заявляет, что услуги UUNET могут дать экономию до 35% при звонках в пределах США и до 50% при звонках за пределы США.

В отличие от производителей факс-серверов, сервис-провайдеры факсимильной связи задействуют унаследованные факсимильные устройства. Стив Шой из Dialogic, директор по маркетингу услуг факсимильной связи для бизнеса, отмечает, что производители факс-серверов задержались с адаптацией факс-аппаратов. "Одна из прописных истин факсимильной связи состоит в том, что, даже если заказчик покупает крупномасштабное решение для локальной сети, то его факс-аппараты никуда не денутся — они продолжают сосуществовать с факсимильной связью на базе компьютеров".

С этой целью Dialogic совместно с производителем систем IP-телефонии Open Port разработала и продает устройства для перехвата факсов с факс-аппаратов и преобразования их в IP-пакеты. Open Port предназначен для сервис-провайдеров, в том числе для UUNET с ее службой UUFax. Аналогичные устройства продают компании Link2It, Mitel и TAC Systems.

Некоторые сервис-провайдеры факсимильной связи объединяются с производителями сетевых факс-серверов, благодаря чему последние могут дополнить предложением услуг первых свои решения по маршрутизации с использованием факс-серверов. Однако многие сервис-провайдеры конкурируют напрямую с производителями факс-серверов и заявляют, что именно их решения предлагают наилучший метод передачи факсов во всех ситуациях и для компаний всех размеров. Производители факс-серверов оспаривают это утверждение и рассматривают сервис-провайдеров как дополнительную службу.

Рандал утверждает, что компании с большими объемами многоадресных и международных факсов должны иметь гибридную платформу для факсимильной связи с использованием как сетевых факс-серверов, так и услуг сервис-провайдеров, причем когда необходимо обращаться к услугам сервис-провайдеров, определяют факс-серверы.

Несмотря на то что передача факсов по IP способна обеспечить существенные выгоды, технология еще развивается, так что использовать ее надо с осторожностью.

Пит Инглиш, генеральный менеджер Southeastern Network and Printing Systems (SNAPS), компании по интеграции факс-серверов, рекомендует организациям не поддаваться шумихе вокруг передачи факсов по IP. "Междугородняя связь в США стоит недорого, а передача факсов по IP оказывается не всегда рентабельной (в зависимости от того, где находятся точки входа в сеть), — утверждает он. — Часто оказывается дороже позвонить в другой штат, чем в другую страну".

Инглиш продолжает: "Многие компании уже располагают частной телефонной сетью между своими офисами, так что обучение сотрудников работе с существующей внутренней сетью обойдется дешевле, чем инвестиции в передачу факсов по IP".

НАДЕЖНОСТЬ И УПРАВЛЯЕМОСТЬ

Казалось бы, позиционируя свои продукты как готовые решения для предприятия, производители факс-серверов должны позаботиться о включении централизованных и масштабируемых административных инструментов. Однако в этой области предстоит проделать еще немало работы. Фурлонг из Boeing утверждает: "Отсутствие централизованного управления и администрирования — моя основная претензия к отрасли. Например, совсем недавно междугородний телефонный код для океанского северо-запада был разделен на два. Как мне сделать так, чтобы все наши серверы по всему миру знали, что теперь вместо одного кода стало два? Я должен обойти каждый из моих серверов в Соединенных Штатах и 147 других странах, чтобы изменить записи в базах данных в индивидуальном порядке?"

Фурлонг остановил свой выбор на Fax Sr. компании Omtool, так как

этот продукт использует службу каталогов и глобальные правила маршрутизации. Предоставляя эффективный процесс распространения правил на уровне ОС и базу данных параметров множества объектов в крупной сети, данный продукт позволяет существенным образом сократить нагрузку по администрированию.

Административные заботы — это только одна сторона проблемы. Если передача факсов по сети призвана заменить собой работу факс-аппаратов, то она должна быть не менее надежна. Автономные факс-аппараты могут быть и не столь эффективны, но зато они обеспечивают многочисленные точки доступа к факсимильной связи. В случае же выхода из строя одного факс-сервера организация может полностью лишиться факсимильной связи.

Как и любую высококритичную систему факс-серверы (во имя обеспечения минимального времени простоя) лучше развертывать с использованием технологии подмены одного сервера другим. (Дополнительную информацию об этом можно прочесть в статье Шеннона Го "Резервирование и не только" в октябрьском номере LAN за прошлый год.)

Interstar Technologies, разработчик программного обеспечения факс-серверов Lightning Fax, рекомендует свою версию для AIX, но не для Windows NT, если время простоя имеет критическое значение. Компания также советует, чтобы решение было оснащено продуктами IBM высокой готовности HA/CMP с обеспечением идентичной аппаратной конфигурации для немедленной подмены. Для охвата прикладного уровня такие продукты, как Fax Sr. от Omnitool с глобальной распределенной базой данных о бюджетах пользователей и правилах маршрутизации, могут обеспечивать избыточность и распределение нагрузки внутренними средствами.

Аппаратные средства управления для факс-серверов традиционно оставляли желать лучшего. По мнению Дона Кара, заместителя вице-президента по техническим вопросам в группе коммуникационных продуктов компании Computer Associates, продающей FaxServe for NT и NetWare, "в настоящее время производители оборудования для факсимильной связи не имеют единого механизма оповещения о проблемах с оборудованием или телефонией. Производители факс-плат типа Brooktrout Technology, Dialogic и Pure Data не предлагают общего API или механизма оповещения. Более того, производители модемов Класса 2/2.0 не имеют метода для сообщения о сбоях оборудования". (Класс 2.0 — это стандарт EIA, который факс-приложения и факс-модемы используют для отправки и приема факсов Класса 2. Этот класс возлагает на факс-модем основную операционную нагрузку по установлению соединения для передачи факса. Информацию о факс-модемах читайте во врезке "Правильный выбор факс-модема".)

Такая ситуация вызывает постоянное раздражение тех администраторов сетей, кому приходится поддерживать высококритичные системы факсимильной связи. Технический персонал в финансовой компании может, например, не знать о выходе из строя платы или линии, пока обслуживающие займы сотрудники не позвонят и не пожалуются, что факсы не доходят.

Инглиш из SNAPS комментирует: "Только в последние два года многие компании наконец осознали, насколько важна для них факсимильная связь". И только теперь они стали требовать от своих поставщиков наличия средств управления.

ЖИВ, КУРИЛКА

Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством связи. Факс-аппараты до сих пор широко используются, и многие бизнес-процессы, например заключение контракта, заказ на продажу и различные финансовые сделки, по-прежнему осуществляются с использованием факсов. Кроме того, многие процессы исходят из того, что формат факса соответствует формату документа, а не сообщения электронной почты.

Факсимильная связь является интегральной (а еще лучше сказать, интегрированной) частью корпоративных коммуникаций. Несмотря на намечающиеся перемены, ее роль будет оставаться неизменной еще долгие годы.

Правильный выбор факс-модема

Точное определение типа и числа факс-портов имеет основополагающее значение для расчета начальных затрат на платы факс-модемов и оборудование, куда они устанавливаются. Число и тип факс-портов является определяющим фактором доступности, а она служит мерой качества услуг и, следовательно, успеха инвестиций.

По этим причинам правильный выбор факс-модема имеет решающее значение. Первый шаг состоит в точном определении того, какого рода модемы вам нужны. Наименее дорогим решением являются модемы Класса 1/Класса 2. (Класс 1 и Класс 2 — спецификации EIA/TIA на факсимильную связь. Класс 1 возлагает основную нагрузку на установление соединения на компьютер, а Класс 2 — на факс-модем.) Интеллектуальные факс-платы, способные связываться со множеством типов факс-аппаратов и выполнять преобразование изображений и сжатие данных на лету, стоят дороже, но могут оказаться экономичнее в долгосрочной перспективе. Стив Шоу, директор по маркетингу коммерческих услуг факсимильной связи в Dialogic, производителе интеллектуальных факс-плат, утверждает: "Основные расходы за факс-порт связаны отнюдь не с его стоимостью, а с оплатой связи в течение срока службы продукта; интеллектуальные продукты способны уменьшить суммы на счетах за связь".

Davidson Consulting, фирма, специализирующаяся на исследовании рынка факсимильной связи, сообщает, что общее время передачи факса и, соответственно, величина счетов за междугороднюю связь зависят от нескольких факторов, в том числе от скорости передачи (9,6 или 14,4 Кбит/с), от поддерживаемого метода сжатия, например C/3, и от поддержки динамической вставки битов заполнения (для совместимости с некоторыми видами факс-аппаратов).

По утверждению Шоу, около 70% установленных факс-аппаратов поддерживают сжатие изображений, преимуществом которого и могут воспользоваться факс-платы. А благодаря тому, что эти платы могут согласовывать режим передачи, они способны связываться практически с любым факс-аппаратом. "Трюк [правильный выбор платы модема] состоит в знании того, насколько факсимильная связь важна для вашего бизнеса, — полагает он. — При использовании модемов Класса 1 вы не сможете установить связь в 1 случае из 10. Если деятельность компании зависит от факсимильной связи, то вряд ли она может себе позволить такой процент сбоев".

Приняв решение, какой тип модема выбрать, вы должны решить, какие возможности он должен иметь. Технология Direct Inward Dialing рассчитана только на поступающие звонки и предполагает использование специальных факс-модемов, так что многие администраторы сетей вынуждены выделять порты отдельно под приходящие, отдельно под исходящие факсы. Если объемы трафика факсов таковы, что они вполне оправдывают аренду линии T-1, то PRI может заканчиваться непосредственно на факс-сервере, а модемы могут динамически назначаться как входящие или исходящие.

Другие практические правила позволяют определить число пользователей в расчете на модем — 10, 20 или 50. Одна из рекомендаций состоит в том, что вы должны подсчитать число и объем входящих и исходящих факсов в часы пик и затем вычислить число необходимых модемов исходя из скорости передачи (страниц в минуту).

Ней Грант, вице-президент по маркетингу и развитию новых направлений бизнеса в Castelle, разрабатывающей и торгующей программным обеспечением факс-серверов FaxPress, говорит: "Вы должны исходить из возможности отправлять 25 факсов через порт в течение часа. Эта цифра получена в предположении, что средняя длина факса составляет 3 страницы и что 25% всех факсов слышат сигнал "Занято" при первой попытке (это средние для отрасли данные). Так что если компании требуется ежедневно отправлять за рабочий день 2000 факсов, то ей необходимо по крайней мере 10 линий для факсов [2000 поделить на 8 часов и на 25 факсов в час]".

Пит Инглиш из Southeastern Network and Printing Systems (SNAPS), компании по интеграции факс-серверов, рекомендует ознакомиться со статистикой УАТС по имеющейся системе передачи факсов с целью определения необходимого количества портов. "Размер системы факсимильной связи определяется во многом так же, как и для системы голосовой почты, — делится своим мнением Инглиш. — Наше правило номер один гласит, что наши заказчики никогда не должны слышать сигнал "Занято".

Организации с большими объемами трафика могут приобрести интеллектуальные факс-платы с высокой плотностью портов. Новая плата DM/F300 Fax Resource Card компании Dialogic может содержать 30 факс-портов на плате при максимуме в 120 портов на одном сервере. Во время подготовки статьи к печати Brooktrout Technology объявила о планах поставки аналогичной платы TR1000.

РЕСУРСЫ INTERNET

Помимо обширной информации на серверах производителей независимые анализы состояния технологий факсимильной связи можно найти на сервере Web компании Davidson Consulting по адресу: www.pdavidson.com, компании CAP Ventures/Peripheral Insight по адресу: www.peripheralinsight.com и компании Southeastern Network and Printing Systems (SNAPS) по адресу: www.snapsinc.com.