Безбумажный офис может так и остаться мифом, однако новые технологии и новые способы мышления должны сделать пользователей более изобретательными в выборе места и способа печати.


ВОЗЬМИ И ПЕРЕДАЙ ДАЛЬШЕ
КТО СКАЗАЛ I
СОЗДАНИЕ КОПИЙ
РАСКРАСЬТЕ СВОЙ МИР
ИЗОБРАЖЕНИЕ - ВСЕ
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ГЛАВА
XEROX ВНЕДРЯЕТ ИНФОРМАЦИЮ В ДОКУМЕНТЫ
Китайская грамота

Давно уже сведущие люди предсказывают начало эпохи безбумажного офиса. Но стоит оглянуться вокруг, и завалы бумаги всевозможных форматов и самых разнообразных цветов так и лезут в глаза. Бумага исчезнет не скоро, если вообще исчезнет. Зато подход к тому, как мы просматриваем документы, где и как их печатаем, претерпевает фундаментальные изменения.

Бумага по-прежнему служит основным способом распространения информации, однако с упрощением доступа к Internet, в особенности благодаря World Wide Web, объем информации в Сети растет экспоненциально. Многие исследования показывают, что в процентном отношении мы печатаем значительно меньше документов, нежели несколько лет назад. Информационный бум просто вынуждает нас прекратить печатать все подряд. Недавнее исследование International Data Corp. показывает, что подавляющее большинство респондентов по-прежнему распространяет информацию на бумаге, и тем не менее общая ситуация начинает постепенно меняться (см. Рис. 1).

Picture 1

Рисунок 1.
Несмотря на наличие электронных средств распространения информации, подавляющее большинство респондентов продолжают раздавать бумажные копии.

Изменения в подходе к печати не остались незамеченными теми компаниями, для которых печатание твердых копий предоставляет средства к существованию. Многие из ведущих поставщиков принтеров осознали, что принтеры стали менее важны, чем год-два назад, поскольку сегодня многие документы существуют весь свой жизненный цикл только в электронном виде. Технология не щадит никого, поэтому эти поставщики выдвинули стратегии, учитывающие очевидные изменения в настроении умов, а стало быть, предполагающие появление новых продуктов и сервисов плюс перепозиционирование имеющихся предложений с учетом запросов и привычек клиентов.

ВОЗЬМИ И ПЕРЕДАЙ ДАЛЬШЕ

Многие из нас выросли без компьютеров и электронных средств передачи сообщений. Все, что мы создавали, записывалось на бумагу, и даже когда компьютеры появились чуть ли не в каждом доме, многие пользователи продолжали печатать информацию для прочтения, несмотря на то, что она хранилась на компьютере. Старые привычи изживаются с трудом, так что бумаги по-прежнему много, несмотря на то, что увлечение электронными текстовыми процессорами захлестнуло весь мир.

Этот факт не ускользнул от внимания Hewlett-Packard (HP), одного из лидеров рынка по продажам принтеров и другой периферии для работы с бумажными копиями, например сканеров. Компания понимает, что концепция безбумажного офиса вряд ли когда-нибудь станет реальностью, однако она подчеркивает, что информация, доверяемая бумаге, и является наиболее важной.

Откликаясь на это фундаментальное изменение в подходе, HP недавно раскрыла планы в отношении цифрового рабочего места, учитывающие то, что подавляющее большинство организаций будут по-прежнему использовать информацию как в цифровом, так и в бумажном формате. "Каждый день печатается около 600 миллионов документов, а мы предоставляем интегрированную среду, где вы можете делать с этой информацией все, что хотите, - говорит Уолт Следзиски, менеджер по маркетингу Северо-Американского маркетингового центра Hewlett-Packard. - Если вы решите перевести информацию с бумаги в цифровой формат, пожалуйста, если вам вздумается послать информацию в цифровом виде, тоже никаких проблем".

Стратегия Hewlett-Packard учитывает, что модель распространения информации внутри организации будет меняться в связи с появлением новых коммуникационных и сетевых технологий. Этот сдвиг проявляется в замене традиционной модели распространения информации, когда документы сначала печатались, а затем пересылались по обычной почте или с курьером на более эффективную модель, когда цифровые документы передаются по сети и печатаются на месте, если это необходимо. Первую назовем моделью печати с последующим распространением, а вторую - моделью распространения с последующей печатью. "Распечатка и рассылка информации на бумаге не всегда самый лучший способ ее распространения. Мы должны предоставить пользователям лучшие решения для ускорения работы в сети и вне сети, чтобы они могли справиться со всеми огромными объемами информации, обрушивающимися на них", - говорит Следзиски.

Модель распространения с последующей печатью позволяет доводить информацию до адресата быстрее, с меньшими затратами, при больших возможностях контроля со стороны пользователя. Другие главнейшие поставщики принтеров восприняли этот подход к документам с энтузиазмом. "Что касается выгод такой модели, то экономия времени на доставке вполне оправдывает неудобства из-за необходимости получателю самому распечатывать документы", - утверждает А. Дж. Роджерс, вице-президент по стратегическому маркетингу в Tektronix.

Позиция Tektronix состоит в том, что нужные страницы должны печаться ближе к конечному адресату. "Экономическая модель изменилась с того момента, как распечатку огромных объемов материалов, устаревающих даже не достигнув адресата, заменили использованием электронных форматов для распространения информации с последующим просмотром на экране и/или распечаткой при необходимости", - объясняет он.

Такая позиция находит поддержку у производственной группы Lexmark, еще одного крупнейшего производителя сетевых печатающих устройств. "Это означает, что количество бумажных копий одного документа будет, скорее всего, меньше, но документооборот в целом значительно возрастет, так что, даже если только часть распечатают, объем печати окажется весьма велик", - отметил Аллен Вестерфилд, директор по маркетингу сетевых принтеров Lexmark. Он считает новую модель более эффективной - печататься будут только те документы, которые реально нужны в печатном виде. "Тогда я смогу быстрее передать информацию большему количеству людей", - полагает Вестерфилд.

КТО СКАЗАЛ I

Internet и World Wide Web, содержащие обширный склад электронных документов и изображений, немало способствовали переходу к модели распространения с последующей печатью. Internet позволяет посылать и получать документы электронным образом, а уж пользователь затем волен их распечатывать по своему усмотрению. Internet внесла немалый вклад в увеличение общей массы страниц, но распечатки, получаемые с изображений в Web, оставляют желать лучшего. Кроме того, печать из Web оказывается чрезвычайно медленной.

Большинство изображений в Web создавались исключительно для воспроизведения на экране, так что распечатка броской графической страницы может вас сильно разочаровать. В рамках общего движения по улучшению качества выводимых на печать страниц, многие поставщики ищут способы повысить качество и скорость печати из Internet.

Одним из основных затруднений при печати из Web служит то обстоятельство, что HTML, с помощью которого написаны все страницы Web, в отличие от PCL или PostScript, не является языком описания страниц. "HTML поддерживает только небольшой набор шрифтов", - говорит Билл Готт, президент Venture Marketing Strategies, издающей Printer Channel Monitor.

Роджерс из Tektronix считает, что проблему можно решить, если использовать PDF (формат переносимого документа) - язык, независимый от принтера и лежащий в основе программы воспроизведения Acrobat компании Adobe. По словам Роджерса, способность читать файл .PDF прозрачна для Netscape. "Если документ сохранен в формате .PDF, то он выглядит одинаково для любой используемой вами программы просмотра, операционной системы или принтера, - продолжает Роджерс. - Вид документа сохраняется вне зависимости от платформы".

Кроме того, организации могут в целях электронного распространения применять программное обеспечение Acrobat для конвертирования имеющихся документов в формат .PDF. А поскольку Acrobat можно загрузить по сети бесплатно, то он имеет все необходимое для широкого применения в качестве издательского инструмента для Web. Например, после того, как документ был записан в формате .PDF, он остается в этом формате до следующего редактирования. В целях обеспечения защиты документы, создаваемые в Adobe Acrobat, могут быть защищены паролем, а также правилами, определяющими, кто имеет право редактировать, изменять или удалять файл.

Еще одним решением, также от Adobe, является PrintMill, следующий за PageMill и SiteMill. По утверждению Готта, PageMill помогает создавать страницы Web, а SiteMill - узлы Web. PrintMill, опирающаяся и на PageMill, и на SiteMill - это архитектура обслуживания печати на уровне сервера Web для сетей TCP/IP. Она позволяет конвертировать информацию в формат переносного документа для рассылки по сети, отображения на экране и печати в самых разных системах в виде WYSIWYG.

При распечатке документа Internet качественный цветной лазерный принтер окажется как никуда кстати для воспроизведения потрясающей графики, встречающейся на страницах Web повсеместно. Новый цветной лазерный принтер компании QMS по цене около 4000 долларов использует средства и возможности Windows 95 для получения цветной картинки с разрешением 600 точек на дюйм. QMX magicolor WX предназначен для рабочих групп; скорость его печати составляет 3-6 цветных и 12 черно-белых страниц в минуту.

СОЗДАНИЕ КОПИЙ

При том, что от бумаг никуда не деться, организации могут контролировать затраты, обусловленные изобилием печатных страниц. Традиционно, если нужны копии документа, то лучше использовать копировальный аппарат, позволяющий быстро, дешево и надежно получить необходимое количество копий конкретного документа. Однако нынешние копировальные аппараты не лишены недостатков. Копии все же уступают в качестве лазерной печати, а кроме того, копиры находятся в ремонте чаще, чем этого бы хотелось.

За последние несколько лет лазерные принтеры стали быстрее и дешевле, поэтому все большее число людей предпочитает использовать принтер вместо того, чтобы идти к копировальному аппарату, когда им потребуются копии документа.

Некоторые аналитики называют эту тенденцию "мопированием" (от "множественные подлинные копии"). Несмотря на то что данный подход получает все большее признание, копировальные аппараты по-прежнему остаются весьма популярны: обзор IDC показал, что почти 75% респондентов делают копии при помощи копиров (см. Рис. 2). "Думается, что концепция "мопий" завоевала право на жизнь, но весь вопрос в том, насколько "мопии" смогут потеснить обычные копии, - говорит Анжела Бойд, директор по исследованиям рынка принтеров и многофункциональной периферии в IDC. - Копии при помощи принтера получают, когда документ невелик и нужно только несколько копий. Если документ крупнее и нужно большое число копий, человек все равно идет к копиру".

Picture 2

Рисунок 2.
Принтеры стали быстрее, и цена использования принтера в расчете на страницу упала. Тем не менее большинство респондентов продолжает обращаться к помощи копиров - но такая ситуация должна измениться.

В ответ Hewlett-Packard наделила свои продукты функциональными возможностями, делающими их эффективнее копиров при выполнении крупных заданий. Однако Следзиски подчеркивает, что Hewlett-Packard не в силах заменить копировальные аппараты: "Мы говорили с потребителями, и они утверждают, что это не всегда практично [посылка крупных заданий на сетевой принтер], потому что в отдельных средах, когда вы отправляете на печать 100 копий страницы, сеть пересылает одну и ту же копию 100 раз, т.к. сетевая ОС не обрабатывает их должным образом".

Последущие редакции программного обеспечения Hewlett-Packard собирается наделить таким интеллектуальным средством, как TOPAZ (сокращение от английского "отправь раз, напечатай тьму"), благодаря которому крупное задание на печать может передаваться по сети только один раз. Задание будет храниться в принтере, и он будет печатать его на крейсерской скорости.

"Потребители хотят, чтобы принтеры имели такие возможности, как почтовые ящики и сортировка, и обладали способностью обрабатывать большой ввод, однако принтеры все равно не будут делать всего того, что делают крупные копиры", - уверяет он.

Компания уже наделила свои модели принтеров 5 Si и 5 SiM несколькими продвинутыми возможностями. Принтеры печатают со скоростью 24 страницы в минуту, имеют блок для печати с обеих сторон (дополнительно), поддон для бумаги на 2000 листов, жесткий диск на 420 Мбайт и почтовый ящик для разделения заданий.

Данное начинание было подхвачено и другими лидерами на рынке принтеров, включая Lexmark. "Я считаю, что объемы документов перераспределяются между копирами и персональными сетевыми принтерами в пользу последних. Это не отказ от бумаг, а ее экономия", - говорит Вестерфилд из Lexmark.

РАСКРАСЬТЕ СВОЙ МИР

"Мопии" и распечатка графических изображений из Web подогрели интерес к высококачественной печати, в том числе к цветной печати и черно-белой печати с высоким разрешением. Принимая в расчет данное обстоятельство, другие поставщики принтеров также осознают это и предпринимают шаги не только для улучшения качества, но и ускорения цветной печати, традиционно значительно более медленной, чем черно-белая. "Несмотря на то что цветные копиры присутствуют на рынке уже несколько лет, этот сегмент никогда не был большим, - полагает Роджерс из Tektronix. - Теперь, когда такие компании, как Tektronix, понизили стоимость печати одной цветной страницы до 10-20 центов, а цветные принтеры могут также печатать черно-белые задания, данное решение стало гораздо более эффективным, чем цветная печать на стороне или приобретение цветного копировального аппарата". Цветные лазерные принтеры Phaser серии 340 производства Tektronix стоят менее 5000 долларов и способны печатать до 4 страниц в минуту при цене около 11 центов за страницу.

Tektronix называет свою модель распределенной цветной печатью, потому что она хорошо подходит под идею децентрализации информации. Компания рассматривает цветную печать как ценное средство для бизнеса, поскольку возможность создавать цветную графику собственными силами снижает затраты на нее, цветные бизнес-презентации становятся более эффектными, а цветные документы могут создаваться и храниться в электронном виде и затем распечатываться при необходимости, исключая потребность в больших тиражах.

На монохромном фронте такие продукты, как Optra N компании Lexmark, усовершенствованы с целью получения более резких и контрастных страниц. Optra N оснащена технологией улучшения изображения, обеспечивающей 256 оттенков серого в формате PostScript 2 или PCL 5. Стоимость печати одной страницы на принтерах Hewlett-Packard из семейства Si составляет 1,5 цента - это делает их идеальными для печати "мопий".

ИЗОБРАЖЕНИЕ - ВСЕ

Многие документы, такие как электронные формы, живут всю свою жизнь в цифровом мире и видят белый свет, только когда пользователь решит их распечатать. Но до этого практически все, что создавалось, тут же печаталось и подшивалось в файлы. Опираясь на достижения в цифровой технологии, многие корпорации начинают подумывать о том, как бы интегрировать эти так называемые унаследованные документы с их современными электронными двойниками.

Стратегия цифрового рабочего места Hewlett-Packard предполагает применение сканеров, например HP ScanJet 4Si, в качестве средства перевода бумажных документов в цифровой формат.

После ввода унаследованных документов в систему они должны быть, как правило, архивированы. Многие компании хранят важные записи и документы в ящиках, так что после их преобразования необходимо изыскать инструмент для хранения и управления ими.

Отвечая на эти запросы, QMS создала в начале 1996 года дочернюю компанию для решения задачи управления изображениями - IMS. "Вновь организованная компания предлагает полную систему сбора, архивации, просмотра, поиска и аннотации изображений и документов", - сказал Скотт Чэндлер, директор QMS по маркетингу.

IMS предоставляет всевозможные решения для различных рынков, в том числе издание на заказ, цифровые библиотеки, копиры, принтеры и управление документами. Продукты QMS для обслуживания изображений включают последнюю версию QMS CrownImage, комплект приложений под Windows NT и Windows 95 для сбора, управления и распространения документов в клиент-серверной среде.

Чэндлер предсказывает, что системы обслуживания изображений найдут широкое применение в организациях, которым необходимо перевести в цифровую форму множество хранящихся в ящиках бумаг. Особенно он выделяет здравоохранительные организации и других корпоративных пользователей как рынок, где эти системы могут эффективно использоваться для расчистки бумажных завалов. Изображение документа может быть сжато и сохранено в архиве без участия Word, Excel или любого другого приложения, при помощи которого создан данный файл. Все, что вы имеете, так это сжатое изображение: в любой удобный для вас момент оно может быть вызвано через родную программу воспроизведения и затем распечатано.

Прошлой осенью компания начала продажу комплектов QMS ImageServer Option Kit, позволяющего конечным пользователям модифицировать системы Crown, и QMS ImageServer Developer"s Kit, благодаря которым разработчики и интеграторы могут создавать средства печати для приложений обслуживания изображений документов. Технология ImageServer позволяет конвертировать форматы файлов изображений на самом принтере, а не передоверять эту задачу выделенному ПК.

QMS также помогает потребителям определить наилучший способ для хранения и архивации этих унаследованных документов как на CD-ROM, так и на другие носители. Кроме того, компания предлагает систему для поиска и индексирования цифровых документов. Наконец, печатную копию можно получить при помощи принтеров QMS. "Мы стараемся узнать, что потребитель хочет сделать, чтобы продемонстрировать, насколько система обслуживания изображений эффективнее имеющихся систем", - объясняет Чандлер. После определения отдачи от вложений потребителю становится понятно, насколько данное решение ему необходимо.

Другую инициативу в этой области выдвинула группа систем обслуживания изображений компании Canon, предложившая Canon Connects, открытую стратегию для приложений обслуживания изображений и обработки документов в сети. "Мы одна из частей головоломки, - заявляет Деннис Аморосано, менеджер отдела сетевых систем для офисов в Canon. - Большинству заказчиков необходим как внешний, так и внутренний интерфейсы, обычно являющиеся программными, но и без оборудования здесь не обойтись. Мы поставляем оборудование".

Это оборудование представлено лазерными принтерами и копирами, системами регистрации изображений и цифровыми камерами, поддерживающими разнообразные платформы, в том числе NetWare, Windows NT, AS/400 и Sun Solaris. Canon надеется, что ее открытый подход позволит повысить продуктивность организаций и упростить переход от автономного оборудования к системам управления изображениями в сети.

При прохождении со скоростью молнии документов через систему обслуживания изображений обеспечение порядка и своевременности этого прохождения (через принтер, сканер или другие устройства) оказывается чрезвычайно важным при выполнении крупных заданий. Для решения этого вопроса группа систем для производства компании Xerox разработала технологию Xerox DataGlyph, благодаря которой документ может непосредственно содержать закодированную информацию (см. врезку "Китайская грамота").

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ГЛАВА

Несмотря на то что сетевая печать не занимает полосу пропускания Internet или приложений для видеоконференций, она нуждается в контроле. "Печать по сети конкурирует с другим сетевым трафиком за полосу пропускания. В этой ситуации может помочь использование сетевых принтеров, подсоединяемых к сети напрямую", - говорит Готт из Venture Marketing Strategies. Он предсказывает рост спроса на принтеры с функциями обслуживания печати на основе встроенных интерфейсных плат. Такое добавление обеспечивает принтерам более тесную связь с пользователями и позволяет им получать информацию, не предоставляемую внешним устройством сервера печати.

QMS разработала драйверы, с помощью которых пользователи могут печатать из настольных систем прямо на сетевых принтерах. Вследствие использования этих драйверов трафик уменьшается наполовину, во всяком случае так утверждает Чэндлер.

Жесткий диск - еще один элемент принтера, помогающий разгрузить сеть. Благодаря наличию у принтера жесткого диска, вы можете послать все печатные задания на принтер сразу, - там они будут храниться, пока не настанет черед для их вывода.

Несмотря на то что общество становится все более цифровым, времени, пока все займут свои места в вагоне, пройдет немало. Возможно, нам так и не добраться до безбумажного офиса, но недавние достижения позволят стать чуточку разборчивее в отношении документов и устройств для их вывода.


Анита Карве - помощник редактора LAN Magazine. С ней можно связаться через Internet по адресу: akarve@mfi.com.

XEROX ВНЕДРЯЕТ ИНФОРМАЦИЮ В ДОКУМЕНТЫ

Китайская грамота

Часто печатные документы содержат ценную информацию, но бумага, на которой информация находится, служит исключительно передаточным механизмом. Вставляя цифровые данные на бумагу, группа систем для производства компании Xerox нашла для этих страниц способ организации связи с компьютерами и принтерами, автоматизируя таким образом их жизненные циклы как в цифровом, так и в аналоговом мире.

При помощи комплекта разработчика ПО DataGlyph Sotware Developer"s Kit (SDK), потребители могут преобразовать традиционные документы в Xerox Working Documents, однозначно идентифицируемые при помощи полутонового трафарета с разрешением 300 точек на дюйм наносимого на страницу; при этом трафарет содержит тысячи символов. "Эта информация позволяет проследить путь документа через множество устройств, - говорит Дезмонд Фретц, начальник планового отдела группы систем для производства. - Понятие жизненного цикла документа определяет общую схему, и эта модель дает нам возможность помочь заказчикам в применении технологии в различных бизнес-процессах".

В крупных сервис-бюро, обрабатывающих гигантские объемы печатных заданий, автоматизация неоценима при печати таких документов, как счета для многочисленных клиентов. Точность важна хотя бы, например, для того, чтобы клиент не получил несколько копий своей страховки.

SDK, предназначенный для мэйнфреймов IBM, а также сред Sun и Windows, позволяет создателям документов включать такие данные, как информация о клиенте или инструкции по поводу того, как печатное оборудование должно обрабатывать документ и куда он должен быть направлен. Полутоновое изображение или DataGlyph, содержащие данную информацию, выглядит как элемент дизайна страницы, а сгибы и пятна на странице не влияют на способность машины его прочесть. Эти глифы гораздо эффективнее и привлекательнее, чем традиционный штриховой код.

В сервис-бюро, где большие объемы необходимо печатать очень быстро, DataGlyph может использоваться в качестве гаранта выполнения задания и препровождения конкретной страницы через нужные устройства, включая принтеры, сканеры и машины, сортирующие документы для отправки. Специальные считыватели (как правило, это камеры, подключенные снаружи к тому или иному конечному оборудованию) фиксируют изображение глифа и декодируют его. Например, глиф может сообщать, что страница после печати должна автоматически передаваться устройству для помещения в конверт.

Включение этой информации непосредственно в документ помогает не только более эффективному прохождению документов через сервис-бюро, но и обеспечит персонификацию отношения с клиентами. Так, если печатаются счета, подлежащие оплате, то DataGlyph может, помимо всего прочего, содержать информацию о бюджете пользователя и сроке оплаты. При оплате глифы могут быть отсканированы и декодированы для автоматического изменения записи.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями