Если ваша компания перешла на Windows 95, то следует ли переходить к Windows 95 Office?


ДОЛГОЖДАННЫЙ КОМПЛЕКТ
РАЗДЕЛЯЕМАЯ МОЩЬ
КОМПЛЕКТ
ОТДЕЛЬНЫЕ УЛУЧШЕНИЯ
НОВАЯ СВЯЗЬ
ЧТО ЗА СЛОЖНОСТИ!
ДОКУМЕНТ UBER ALLES
ПОРТФЕЛЬ ДЛЯ ПОНИМАЮЩЕГО АДМИНИСТРАТОРА
Виртуальный саквояж
УБОРКА ОФИСА
В соответствии с собственным вкусом

Можно назвать множество причин, оправдывающих выбор Windows 95 в качестве корпоративной настольной системы. Некоторые из них звучат вполне здраво. Один из основных доводов - Windows 95 позволяет перейти к 32-разрядным приложениям.

Несомненно, переходный период, в течение которого некоторые оптимизированные 16-разрядные приложения будут превосходить по производительности поспешно сделанные 32-разрядные "обновления", займет некоторое время. Однако в целом 32-разрядные приложения при плоской модели памяти с защищенным ядром опережают по скорости 16-разрядные сегментированные "ляпы", к которым мир Windows так привык. Ко всему прочему, если вы пользовались полным набором 32-разрядных приложений Windows 95 хотя бы несколько дней, то вас не придется убеждать в том, что они более надежны, нежели те, что существовали до появления Windows 95.

В прошлом администраторы сетей имели возможность игнорировать работу приложений и сосредоточить внимание на стеках протоколов и проводке, однако такое положение дел вряд ли сохраниться. Рост применения объектно-ориентированной технологии и уровня взаимодействия между объектными компонентами в комплектах приложений для Windows 95, а также переход на заказные и даже программируемые конечным пользователем компоненты означает, что вы должны лучше знать и понимать используемые технологии.

Скорее всего, вы решите начать - как и мы в этой статье - с комплекта Microsoft Office, главного вклада Microsoft в 32-разрядный мир. Конечно, независимыми поставщиками предлагается множество других продуктов, но в любом случае вы вряд ли оставите без внимания предложение господствующей на рынке Microsoft. В предлагаемой нами статье мы также рассмотрим возможности обновления некоторых настольных компонентов.

ДОЛГОЖДАННЫЙ КОМПЛЕКТ

Крупным, но далеко не очевидным изменением в Office 95 стало то, что возможность интеграции отдельных компонентов достигла той точки, когда Office комплектуется программами не только ради снижения общей цены. Конечно, нет ничего плохого в том, что цена пакета меньше, чем общая цена за каждую программу в отдельности. Это остается основным стимулом для потребителя (так, стандартный пакет - без Access, иными словами - стоит вполовину меньше, чем отдельные компоненты). Но есть, по крайней мере еще три важных направления, когда комбинация отдельных компонентов становится больше, чем сумма слагаемых.

Во-первых, новый Office содержит принципиально иное приложение под названием Office Binder (мы будем называть его просто Binder). Данное приложение предоставляется только в пакете с другими и, во всяком случае на первый взгляд, является наиболее существенным новшеством в комплекте. По сути, Binder является содержащим OLE 2.0 приложением (связывание и внедрение объектов), но об этом мы поговорим подробнее чуть позже. Теперь же отметим, что Binder использует возможности OLE для комбинирования порций данных, созданных в других приложениях (в частности Word и Excel), и помещает их в один файл связей (binder file).

Во-вторых, Microsoft наконец-то упорядочила и согласовала общие элементы кода (см. Таблицу 1), и теперь вместо того, чтобы сначала открыть приложение, а затем только файл, вы можете использовать общий компонент для открытия файлов (при этом соответствующее приложение запускается автоматически при выборе файла).

Таблица 1. Инструменты, разделяемые приложениями Office 95

Список исправлений AutoCorrect
Операции с файлами: New, Open, Save и Find Fast
Текстовый конвертор
Графические фильтры
Эксперт справочной системы
Интеграция MSN (для интерактивной регистрации)
Поддержка Notes/FX
Проверка орфографии

Сверх того, Office отличается некоторыми нововведениями, в которых задействованы OLE 2.0, OLE Automation (разделение процедур одной программы с другой) и Visual Basic for Application (VBA). Однако некоторые важные пробелы по-прежнему остаются, и, прежде всего, это Word - непризнанный сын OLE. Но в целом изменения в Office несомненно скажутся на том, как эти приложения будут использоваться.

Осознанное использование вышеперечисленных технологий (и OLE Automation в частности) может сказаться на выборе приложений для корпоративной сети уже в следующем году.

РАЗДЕЛЯЕМАЯ МОЩЬ

Office 95 поставляется в двух видах: стандартном и профессиональном. Последний отличается от первого тем, что в его состав входит база данных Access и Bookshelf. Все компоненты Office, как и пакет в целом, имеют новые отличительные черты.

Диспетчер Microsoft Office Manager (известный под именем MOM), в общем-то не очень нужная программа запуска приложений из предыдущих версий, уступил место гораздо более интеллектуальной и, как кажется, более полезной "программе запуска функций" под названием Shortcut Bar. Новая программа располагается ("швартуется" - в терминологии Microsoft) с одной стороны экрана (на ваше усмотрение) и имеет два выбираемых пользователем режима на случай, если свободное пространство на экране ограничено. В режиме "автоматического скрытия" линейка при работе в открытом окне приложения исчезает с экрана и появляется в поле зрения в тот момент, когда вам необходимо переключиться на другое приложение (вы можете ее вызвать, когда она должна появиться, но не появляется). Во втором режиме кнопки опций Shorcut Bar включаются в заглавную линейку активного приложения.

Shorcut Bar запускает непосредственно конкретные функции Office Suite. Одна кнопка, например, переносит вас в форму Add Contact из Shedule+, а другая в диалоговую рамку File Open.

В прежних версиях Windows часто случалось, что система оказывалась не в силах совладать с тяжким грузом нескольких открытых приложений вкупе с MOM. Это обстоятельство принудило многих пользователей отказаться от MOM, высвободив тем самым скудные ресурсы системы и создав более надежную платформу. Теперь вы можете выполнять все, в том числе и Shorcut Bar, без больших затрат ресурсов ОС.

Приложения имеют общее дерево каталогов. Установка любой части комплекта приводит к созданию каталога MY DOCUMENTS, в котором по умолчанию все каталоги хранят свои данные. (Именно здесь большинство пользователей впервые знакомятся с возможностью присваивать длинные имена файлам в Windows 95. Да, мы знаем, что Apple делала это десять лет назад.) Прямые ссылки на каталоги по умолчанию, используемые в предыдущих версиях приложений, автоматически создаются внутри данного каталога. Данное изменение кажется незначительным, но это именно то, что интегрированный пакет приложений обязан иметь.

Интерактивная справочная система стала намного лучше. Так, Answer Wizards помогают найти нужную справку. Задания с несколькими взаимодействующими элементами снабжены экранами "наглядной справки" со ссылками, выбор которых приводит к выводу дополнительной информации (см. Рис. 1).

(1x1)

Рисунок 1.
Справочная система Office Help приобрела новый, привлекательный вид. Хорошая графика и кнопки ссылок придутся по вкусу самым придирчивым пользователям.

Непосредственно в разделяемый диалог Shared Files включен инструмент предварительной индексации, он получил название Find Fast, подобный тем, что ранее независимые поставщики предлагали для Windows 3.x. Данный инструмент позволяет ускорить поиск по множеству дисков, охватываемых "Вселенной" 95.

КОМПЛЕКТ

Еще одно усовершенствование, без сомнения, в высшей степени привлекательное для администраторов сети - Network Installation Wizard (эксперт по установке сети), один из основных компонентов Office Resource Kit (комплект ресурсов офиса). Относительно Resource Kit как единого целого можно сказать - это то, что иметь необходимо.

Setup Wizard устанавливается с компакт-диска Resource Kit CD. После запуска эксперт дает вам рекомендации по выбору основных параметров стандартной инсталляции (см. Рис. 2).

(1x1)

Рисунок 2.
Эксперт Setup Wizard упрощает работу по настройке процесса инсталляции по сети компанентов Office. Достаточно ответить на ряд основных вопросов, и программа позаботится об остальном сама. Конечным пользователям не придется отвечать на вопросы, на которые при установке по сети уже ответил администратор.

В общем, вы можете настроить процедуру установки Office для всей компании и передать ее пользователям, которым в этом случае при установке незачем будет отвечать на всякие непонятные вопросы типа: "Устанавливать фильтры для Notes?"

Задаваемые экспертом контрольные вопросы по установке достаточно элементарны, например: "Хранить разделяемые файлы на локальном или сетевом диске?". Так как круг интересующих вас вопросов может быть гораздо шире, эксперт имеет расширенные режимы работы, при которых отвечающие за процесс установки STF-файлы можно редактировать непосредственно.

ОТДЕЛЬНЫЕ УЛУЧШЕНИЯ

Приложениями, общими для профессионального и стандартного Office, являются Word, Excel, PowerPoint, Schedule+ и Binder. Каждое из этих приложений, за исключением совершенно нового приложения Binder, было значительным образом переработано, и все получили номер 7.0.

Среди усовершенствований Word - проверка орфографии непосредственно при наборе текста (AutoCorrect) и интеллектуальный агент (AutoFormat) по управлению заголовками, обрамлением и маркированными перечнями. Двойной щелчок на пиктограмме с изображением открытой книги на нижней панели инструментов приводит к появлению плавающего меню с предполагаемыми исправлениями. Эта возможность ненавязчива, но, когда вы к ней привыкните, весьма соблазнительна. Крошечное нововведение, приведшее в восторг одного известного мне журналиста, позволяет узнать номер текущей страницы при нажатии и держать кнопки мыши на бегунке лифта вертикальной прокрутки. При буксировке бегунка вверх или вниз номер страницы меняется автоматически, так что необходимость гадания, как далеко вы продвинулись по тексту, теперь исключена.

Помимо дополнений непосредственно к редактору Office снабжен программой просмотра Word Viewer. Эта программа позволяет пользователям сети, не имеющим Word, просматривать и печатать документы Word, созданные другими пользователями. В отличие от Word, приложение Word Viewer является бесплатным и не имеет лицензионных ограничений.

Excel получил два собственных "авто", в том числе AutoComplete. AutoComplete предполагает, что вы собираетесь набирать текст, и делает это за вас; если его предположение неверно, то вы набираете его самостоятельно. Новая возможность, Template Wizard, автоматически конвертирует имеющиеся электронные таблицы в шаблоны для последующего использования. Кнопки автоматического вычисления избавляют пользователя от необходимости ввода формул в ячейки для таких стандартных функций, как усреднение, подсчет или суммирование выбранных пользователем данных (см. врезку "В соответствии с собственным вкусом").

Оригинальным новшеством в Excel стал компонент для составления географических диаграмм - Data Map. Это превосходная возможность показа столбцовых диаграмм по штатам. Но поскольку Data Map нельзя использовать в других приложениях через механизмы OLE, складывается впечатление, что данное добавление сделано в последнюю минуту.

PowerPoint переработана в меньшей степени, чем другие компоненты. Однако и она получила одну весьма удобную возможность: просмотр в черно-белой гамме цветного слайда позволяет увидеть, как он будет выглядеть при печати на лазерном принтере.

Shedule+ стал намного более полезным благодаря настраиваемым пользователем просмотрам (теперь вы можете просмотреть любой срез календаря в зависимости от необходимости и размеров монитора), а также благодаря эксперту встреч, средствам буксировки и диспетчеру контактов, который не так уж и плох, за исключением вопиющего отсутствия поля для адреса электронной почты.

С точки зрения разработчика, Access приобрела массу достоинств, в том числе улучшенный отладчик, первоклассную программу просмотра объектов (оказавшейся, кстати, весьма полезной и вне Access). С позиции пользовательского интерфейса, Access теперь строит таблицы за вас, присваивая типы данных и индексируя поля. Добавление поддержки VBA одинаково важно и для разработчиков, и для пользователей - это, наверное, наиболее существенное изменение в Access.

НОВАЯ СВЯЗЬ

Новое приложение в комплекте, Binder, реализует технологию OLE 2.0. В частности, Binder использует часть спецификации OLE, известную как Doc-Objects, для создания специальных содержащих файлов (container file), не имеющих собственной индивидуальности, они принимают свойства различных объектов, создаваемых внутри них.

Приложение предназначено для хранения всех имеющих отношение к проекту компьютерных файлов в одной связке данных, как если бы вы собрали все бумаги со стола и, прокомпостировав их дыроколом, вставили в скоросшиватель. Заметим, что компоненты, подколотые в скоросшиватель, на файловом уровне порознь больше не существуют. Это непресловутый способ хранения указателей на нужные файлы. Каждый компонент включен в единый файл, и, если вам хочется выделить раздел как отдельный файл, вы должны вытащить его из скоросшивателя (что очень просто сделать).

При создании скоросшивателя приложение создает двухпанельное окно с линейкой спускающегося меню наверху. Обе панели пусты. В процессе работы левая панель заполняется пиктограммами, представляющими разделы в скоросшивателе. Каждый из тех разделов представляет собой документ Word, электронную таблицу Excel, диаграмму Excel или представление PowerPoint. Если вы добавляете, скажем, электронную таблицу Excel, то правая панель будет отображать документ вместе со строками инструментов и меню, относящимися к данному приложению. То, что вы видите, есть не что иное, как важнейшая отличительная черта OLE 2.0 - редактирование на месте.

Щелчок на другой пиктограмме в левой панели, скажем, документа Word, приводит к смене кнопок и линейки инструментов в правой панели на соответствующие редактору Word. В результате переключения на PowerPoint появляются инструменты для рисования линий, кнопки AutoShape, и долгожданное меню сортировки слайдов Slide Sorter спускается из-под View. Не пытайтесь, однако, проделать то же самое с Access. Данные Access можно поместить только в другой раздел скоросшивателя. В чем же дело? Access не играет на стороне "сервера" в игре OLE 2.0 DocObjects.

Отметим также, что данные, с которыми вы работаете в скоросшивателе, внедрены в него, а не связаны с ним. То есть, если вы включаете имеющуюся электронную таблицу в скоросшиватель, то обновление оригинала автоматически производиться не будет - изменения в одном документе не повлекут за собой изменений в другом. Этим внедрение отличается от связывания, позволяющего включить электронную таблицу в документ Word и поддерживать с ней связь; при связывании изменение в электронной таблице приведет к обновлению документа.

ЧТО ЗА СЛОЖНОСТИ!

Технология OLE - это не только внедрение или связывание с автоматическим обновлением. Благодаря OLE Automation "методы", выполняющие стандартные функции в конкретных приложениях, становятся видимыми для процессов, выполняющихся вне порождающего приложения. Иными словами, имея доступ к соответствующим объектам и их методам, программа может выполнить те же самые вычисления, что и электронная таблица Excel, вне зависимости от того, выполняется ли программа из-под Excel или нет.

Данный метод разделения имеет две стороны. С одной стороны, сервер OLE Automation. В вышеупомянутом случае Excel - сервер. Все основные компоненты комплекта Office способны выполнять роль сервера OLE Automation. Access, Excel и Word могут быть контролерами OLE Automation, т.е. они могут видеть и использовать раскрываемые серверами методы.

OLE может также использоваться для раскрытия свойств объектов данных, например файлов, созданных приложениями Office. Эти свойства вполне тривиальны: дата создания, автор файла, дата последней правки и т.п. Нетривиальным же является механизм, при помощи которого перечисленные свойства стали доступны. Это дает единый интерфейс для работы с любыми файлами данных; в результате реализация целого множества новых приложений управления файлами значительно облегчается.

Все приложения, за исключением Word, которому, ко всему прочему, не хватает реальной версии VBA, отвечают объектной модели. (Word частично изменил, но и частично сохранил свой жаргон Word Basic.)

ДОКУМЕНТ UBER ALLES

Не имеет значения, что случится с Binder самим по себе - он предвестник светлого будущего приложений OLE (или, в правильной терминологии, инструментальных объектов). Что касается инструментальных объектов, Word и Excel - содержащие среды сами по себе. В то же время Binder - настоящая документо-центрированная среда. Будучи менеджер омпродуктов для Office, Дан Вильямс характеризует это следующими словами: "Binder для нас - сравнительно новое, однако важное направление. То, что вы видите в Office Binder, представляет собой один многоцелевой контейнер документов, который можно реально использовать для создания любых документов, какие только мыслимо себе представить. По мере того как программное обеспечение становится все в большей степени модульным, пользователи естественно хотят упростить создание документа и иметь возможность решать позже, какие объекты им потребуются".

Вильямс подчеркивает, что любой другой поставщик может поддерживать ту же самую технологию в своих продуктах: "Скоросшиватель Office берет на себя роль контейнера документов, который работает не только с продуктами Office, но и с продуктами совместимыми с Office".

Приложения в Microsoft Office как всегда мощные и многофункциональные. Однако если вы начнете использовать OLE и концепцию binder, то вскоре обнаружите, что этот новый дерзкий мир поддерживает с энтузиазмом функциональные возможности, раскиданные по разным местам, что чревато в последующих выпусках потерей приложениями собственного "лица".

Небольшие, более гибкие производители OLE-оснащенных компонентов способны преподнести сюрприз в этой области. Тем временем, если вы действительно хотите использовать 32-разрядность Windows 95, Office 95 представляется вполне солидным приобретением. Если вы ищите тесно интегрированные средства, то Office имеет лишь небольшое число "ляпов", а расширение возможностей VBA и OLE Automation способно сделать его недосягаемым для конкурентов.


Роберт Ричардсон исследовал возможности Office 95 с тем, чтобы облегчить себе обслуживание узла Web журнала LAN Magazine (http://www.lanmag.com). С ним можно связаться через Internet по адресу: robert@fiction.com.

ПОРТФЕЛЬ ДЛЯ ПОНИМАЮЩЕГО АДМИНИСТРАТОРА

Виртуальный саквояж

Портфель не есть часть офиса, однако если вы не установили его до сих пор (он не устанавливается с выбором опции Typical при стандартной настройке Windows 95), Office сделает это за вас. Не пожалейте несколько минут - они помогут вам в решении некоторых повседневных проблем, проистекающих от разделения пользователями файлов в сети или взятия пользователем копий файлов домой или в деловую поездку и проч.

В общих словах, Briefcase дает вам контроль над ревизиями. Буксировка файла со стола на пиктограмму Briefcase приводит не только к копированию файла в "портфель", но и гарантирует, что система помнит о существовании двух копий (одна из которых может быть изменена) и необходимости в обновлении при слиянии копии с оригиналом.

Так что если вы собираетесь покинуть офис и хотите скопировать файл на портативный компьютер для редактирования по дороге, то вы должны сначала положить файл в "портфель", а затем перенести "портфель" на портативный компьютер. При возвращении "портфеля" на стол исходный файл обновляется в соответствии со сделанными изменениями. Это необходимо, прежде всего, мобильным пользователям, работающим на двух компьютерах - стационарном и переносном.

Новый Access взаимодействует с Briefcase без проблем. В отличие от блокирования на уровне файла, что имеет место при работе с файлами Word и Excel, блокирование таблиц базы данных Access происходит на уровне записи. Это означает, что "портфель" может использоваться для проведения непланируемого тиражирования базы данных упорядоченным образом. Вы можете иметь отдельный "портфель" для каждого проекта.

Перенесите несколько "портфелей" на дискету и вы поймете, в чем преимущество тонких "портфелей". Если попытаться поместить виртуальный эквивалент пухлой записной книжки на диск а:, то это приведет к виртуальному бумажному взрыву. Максимальный размер "портфеля" составляет 1.2 Мбайт; если вы поместите больше данных, то получится жуткая мешанина из этих данных (так как мы имеем дело с копиями, беда невелика, но вам придется проделать все заново, что весьма досадно).

Помимо превышения размера памяти на дискете существует опасность потери или удаления портфеля, если дискета, на которой "портфель" хранится, будет испорчена или выброшена в корзину для ненужных бумаг Windows 95. Однако создание нового портфеля не вызывает никаких трудностей: один щелчок правой клавишей мыши на столе и вы можете выбрать Briefcase из меню New.


УБОРКА ОФИСА

В соответствии с собственным вкусом

Помимо игры в вопросы и ответы с экспертом по настройке процесса установки, несколько хитростей помогут сделать работу Office в сети более удобной. Мы предлагаем вашему вниманию несколько основных идей по настройке.

Измените шаблон документа в диалоговой рамке быстрого выбора File Open. Появляющиеся в этой рамке шаблоны берутся из двух различных мест: локального для данной системы и используемого для хранения разделяемых шаблонов (последнее необязательно). Трюк состоит в изменении хранимого в реестре указателя таким образом, чтобы он указывал на папку с настроенными шаблонами в разделяемом каталоге на сети.

Создайте общий для компании файл автокоррекции с именами продуктов и т.п. Это звучит как банальность, однако автокоррекция - мощный инструмент не только в качестве гаранта правильного написания плохо запоминающихся названий продуктов. Автокоррекция наделяет Word интеллектом для дописывания за вас стандартных слов и фраз при наборе предустановленных сокращений. Например, если каждый раз используется сочетание "под Windows" после названия приложения, то автокоррекция позволяет магическим образом превратить две буквы "пв" в нужное словосочетание. Вариант, когда решать, каким должно быть наполнение файла автокоррекции приходится администратору сети, мягко говоря, не самый оптимальный (пользователи тем не менее будут считать, что этим должны заниматься именно вы). А вот распространение файла - совсем другое дело.

Распространите настроенные линейки Office Shorcut Bar. Для этого надо создать двоичный файл линейки быстрого выбора и изменить элементы реестра с описанием местоположения панелей инструментов.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями