Их не замести щеткой, как мелкий сор. Автоматизация факсовых операций в сети может сулить разные приключения, но игра стоит свеч!


ФАКТЫ О СЕТЕВОМ ФАКСЕ
ТОНКОСТИ СЕРВЕРА
ПЛАТФОРМЫ: ПОДНЯТЬСЯ НАД ОГРАНИЧЕНИЯМИ
ВЫБОР УСТРОЙСТВА
РАСПОЛОЖЕНИЕ СЕРВЕРОВ
УДОВЛЕТВОРЕНИЕ КЛИЕНТУРЫ
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАТОРА
МЕНЕЕ ЧЕМ ЛЮБЕЗНЫЙ ПРИЕМ
КАК ВЫБРАТЬ ВХОДНОЙ МАРШРУТ
ПОСТ-МАРШРУТИЗАЦИЯ: ВЫСАДКА НА ЗАДВОРКАХ СЕТЕВОГО ФАКСА?
ВЫВОДЫ

ТАБЛИЦА 1. ПРИЧИНЫ УСТАНОВКИ СЕТЕВОГО ФАКСА


Возможно, вы совершенно уверены в своих средствах взаимодействия с внешним миром: в вашей локальной сети есть электронная почта с возможностью присоединения двоичных файлов, и вы используете Multipurpose Internet Mail Extensions для пересылки образов по Internet. Однако можете ли вы, оставаясь в локальной сети, непосредственно передавать файлы сложных форматов любому получателю в любой точке земного шара? Если вы не реализовали в локальной сети полноценную факс-систему, ответом на этот вопрос, скорее всего, будет "Нет!"

ФАКТЫ О СЕТЕВОМ ФАКСЕ

Факс-системы в локальных сетях - это шлюзы, предназначенные для передачи факсов между локальными сетями и факс-аппаратами по всему миру. Для того чтобы передать электронные файлы по факсу, рабочие станции направляют их с присоединенным адресом специальному факс-серверу, который преобразует файлы в формат факса и передает их. Приходящие факсы принимаются факс-сервером, что завершает телефонный звонок на факс. Затем они следуют различными путями, от автоматической выдачи на печать до непосредственной маршрутизации в факсовые почтовые ящики конечных пользователей. При этом используются вручную или автоматически присоединенные подадреса. Факс-продукты для локальных сетей, которые обычно дополняют, а не заменяют факс-аппараты, могут повысить продуктивность работы, обеспечить факсовыми возможностями приложения, играющие стратегическую роль в компании, и сэкономить деньги. (Таблица 1 содержит перечень дополнительных преимуществ). Экономия, подобная сокращению стоимости труда и персонализированных широковещательных передач, проще достигается на фазе отправления, а не получения. Электронный прием факсов обладает бесспорными преимуществами в конфиденциальности и усовершенствованном удаленном доступе, степень экономии трудозатрат и денег может быть различной.

ТОНКОСТИ СЕРВЕРА

Узлы, функционирующие как факс-серверы, традиционно состоят из аппаратной платформы; программного обеспечения факс-сервера; одного или более устройств передачи факсов, надежность которых может формировать или разрушать систему. Прототип факс-сервера - это ПК с программным обеспечением факс-сервера и одной или несколькими факс-платами в слоте расширения. Имеется два дополнительных типа факс-серверов.

  • Замкнутые серверы. Это внешние системы, содержащие платформу, софт и факс-аппарат; внешний ПК не требуется. Проектирование, начинающееся с уровня чипа, может повысить эффективность и надежность и исключить недоразумения между поставщиками факсового программного и аппаратного обеспечения.
  • Факс-машины на базе ПК. Эти системы используют факс-машины, которые на уровне рабочей группы обеспечивают лучшее из обеих областей: возможности передачи бумажных и электронных факсов.
  • ПЛАТФОРМЫ: ПОДНЯТЬСЯ НАД ОГРАНИЧЕНИЯМИ

    Платформы являются критическим элементом больших факс-систем локальных сетей. Большинство сетевых факс-серверов по-прежнему используют DOS: они стабильны, но имеют ограничения. Наиболее общие ограничения затрагивают растеризацию, представляющую собой преобразование файлов в некоторой компьютерной кодировке в формат факсового образа. Локальные сети с большим объемом передачи факсов, очевидно, нуждаются в 32-разрядных платформах.

    Некоторые разработчики заявляют о преимуществе в производительности, характерном для технологий на базе UNIX. Optus Software (Somerset, NJ) анонсировала и провела предварительный показ сервера для среды Windows NT. RightFax (Tusson, AZ) приобрела известность благодаря своей надежности и возможности распределять функции факс-сервера между коллективно используемыми ПК под управлением OS/2.

    Целостность и отказоустойчивость программного обеспечения факс-сервера сложно определить. Наиболее видимым элементом сетевой факс-программы является ее графический пользовательский интерфейс, который не дает представления о том, будет ли продукт медленным или нет при загрузке одновременно выходящих и приходящих факсов. Распознать это можно только при тестировании. Однако тестировать каждый продукт на рынке очень трудно, поэтому покупатели должны получать описания, тщательно проштудировать их, составить короткий список кандидатов и затем тестировать кандидатов уже по этому списку.

    ВЫБОР УСТРОЙСТВА

    Факсовое устройство, будет ли это низкоуровневый модем для передачи данных или факсимильной информации, факс-плата высокого уровня или факс-машина, в значительной степени определяет завершение сеанса, пропускную способность передачи и масштабируемость.

    Модемы типа данные/факс - это низкоуровневые устройства для массового рынка с репутацией совместимости со стандартом Group 3. Обратите внимание на тот факт, что если будет выполнена передача только 90 процентов факсов при широковещательной передаче в 300 точек, кто-то должен выполнить вручную остальные 30 передач. Если возможности факсовой передачи критичны, настоятельно рекомендуются более мощные промышленные факс-платы или машины. Для небольших локальных сетей с меньшими запросами могут быть достаточны низкоуровневые модемы.

    Большинство считает, что ключевым фактором в пропускной способности факсовой передачи является скорость в Кбит/с. Так, факс-устройства с пропускной способностью 14.4 Кбит/с предпочтительнее, чем устройства 9.6 Кбит/с, хотя более 90 процентов установленных во всем мире устройств составляет последний тип.

    Более важный критерий пропускной способности - это сжатие. Факс-стандарт Group 3 определяет 3 метода: Modified Huffmann (MH), Modified Read (MR) и Modified Modified Read (MMR).

    Насколько важно сжатие? Факс-устройство 9,6 Кбит/с MH может передавать тестовый факс примерно за 30 секунд; устройство 9.6 Кбит/с MR может передавать тот же самый факс за 20 секунд, а устройство 9.6 Кбит/с MMR передает его всего за 10 секунд. Почти все факс-машины для бизнеса, проданные с конца 80-х, - это MR-устройства; многие же современные машины, включая все устройства 14.4 Кбит/с, являются MMR-моделями. Однако, за исключением факс-плат высокого уровня, большинство факс-модемов (даже большинство модемов 14.4 Кбит/с), - это MH-устройства. Даже при скорости 14.4 Кбит/с этим машинам требуется 20 секунд для пересылки страницы, тогда как на устройстве 14.4 Кбит/с MMR эта операция занимает шесть или семь секунд. Так что первоначальная экономия на факс-устройстве обычно оборачивается тем, что пользователю приходится платить больше в течение долгого срока эксплуатации.

    Несмотря на преимущества в совместимости и скорости передачи, факс-машины отстают в масштабируемости. Добавление факс-портов посредством мощных промышленных плат стоит только 500-1000 долларов за порт, в то время как большинство факс-машин стоит от 2000 до 3000 долларов. Масштабируемость сетевых факс-систем на базе факс-машин оправдана, только когда эти машины столь же эффективны по цене, как и автономные модули.

    РАСПОЛОЖЕНИЕ СЕРВЕРОВ

    Масштабируемость порождает проблему централизованных факс-серверов в противовес распределенным. Централизованные установки опираются на уже сделанные в телефонные линии инвестиции. Там, где одна телефонная линия может эффективно поддерживать 10 пользователей, четыре линии могут эффективно поддерживать 100 пользователей. Если использовать ориентированные на множественные среды факс-серверы типа FAXCOM компании Biscom (Chelmsford, MA) и TopCall Server компании TopCall (Wayne, PA), один центральный факс-сервер может одновременно поддерживать сетевой факс для NetWare, VINES, мейнфреймов IBM и различных сетей миникомпьютеров. Это гарантирует системе надежное будущее, так как даже если изменится среда, инвестиции в факс-сервер сохранятся.

    С другой стороны, распределенные факс-серверы в случае рабочей группы обеспечивают простоту инсталляции и управления, хотя могут потребоваться отдельные факс-серверы для рабочих групп на базе Apple, Windows и UNIX.

    УДОВЛЕТВОРЕНИЕ КЛИЕНТУРЫ

    Типичные корпоративные локальные сети населены клиентами на ПК с DOS и Windows, компьютерах Macintosh, OS/2 ПК и рабочих Unix-станциях. Некоторые клиенты могут также использовать электронную почту, возможно даже множество почтовых систем в одной и той же локальной сети. Такое разнообразие может стать причиной проблем для факс-серверов, которые часто поддерживают только Windows-клиентов или только DOS и Windows. Возможно, администраторам локальной сети придется устанавливать множество факс-серверов для поддержки всех возможных клиентов.

    Один из способов повысить мастерство современных пользователей и обеспечить кроссплатформную поддержку состоит в интеграции сетевой факсовой передачи и сетевой же электронной почты. Кросс-платформная поддержка обеспечивается в той же степени, что и для программ электронной почты. Например, так как сс:Mail поддерживает пользователей DOS, Windows, Macintosh и Unix, все эти клиенты могут передавать факсы посредством поддержки факс-сервера для cc:Mail.

    Приобретение программного обеспечения факс-сервера непосредственно у поставщика электронной почты может исключить необходимость в выделенном факс-сервере локальной сети. Однако интегрированное с почтой факсовое ПО от поставщика факс-сервера часто имеет более богатые возможности, несмотря на требования использования графического интерфейса сетевого факсового ПО.

    Клиенты обычно посылают факсы, "печатая" на факс-устройстве. Это имеет два преимущества: факсы передаются в том же самом формате, в котором они печатаются на локальном принтере, и передача факса интегрируется непосредственно в приложения с помощью команд PRINT в системных меню (для DOS-клиентов требуются всплывающие меню).

    Однако пользователи должны преодолеть часто обременительный процесс выбора принтер-драйвера "принтера" при печати и принтер-драйвера "факс-устройства" при передаче факса. Два поставщика - Trio Information Systems (Raleigh, NC) и Traffic Software (New York) - используют минимум пиктограмм для передачи факсов без переключения принтерных драйверов.

    Ключевыми моментами для программного обеспечения клиента считаются телефонные справочники, широковещательная передача, титульные листы и возможность присоединений.

    По поводу этих элементов следует задать следующие вопросы:

    - Телефонные справочники. Доступны ли системные и персональные телефонные справочники? Можно ли автоматически добавить к ним набранные вручную номера? Можно ли импортировать телефонные номера? Поддерживают ли элементы телефонного справочника такие архиважные функции, как возобновление отложенных передач и внесение кодов клиента?

    - Широковещание. Насколько просто персонализировать широковещание? Создает система один файл или сто для широковещания? Если планируется большой объем широковещания, можно ли провести предварительное тестирование возможностей системы в этой области?

    - Титульные листы. До какой степени можно приспособить титульные листы к требованиям клиентов? Поддерживаются ли персональные и "ведомственные" титульные листы?

    - Присоединения. Просто ли присоединить титульные листы и другие файлы?

    АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАТОРА

    Инсталляция факс-сервера должна быть высокоавтоматизированной процедурой, с инсталляцией удаленных клиентов, авторегистрацией пользователей посредством просмотра базы данных bindery NetWare, импортом факсовых телефонных номеров и другими автоматическими процессами. Конфигурация может оказаться сложной для персонала, подготовленного в вопросах локальных сетей, но не знакомого с тем, как действует факс.

    Рассмотрим, например, образец возможностей конфигурации LANFax Redirector фирмы Alcom (Mountain View, CA). Может быть задан перенабор по причине срыва начального вызова; установлен приоритетный доступ пользователя к очереди факса; с помощью отдельного элемента в телефонной книге можно определить отложенные передачи; а также можно регистрировать сигналы тревоги выполняющимся клиентам в настольных системах администраторов LAN-факса.

    После выполнения установок для конфигурации только с возможностями отправления требуется минимальное администрирование. Необходимо время от времени следить за очередью, настраивать операционные параметры и обучать новых пользователей.

    МЕНЕЕ ЧЕМ ЛЮБЕЗНЫЙ ПРИЕМ

    Одна из основных выгод, которые сулит сетевой факс, - защитить приходящие факсы от публичного просмотра, который имеет место в факс-машинах. Решение таково: получать факсы электронным способом - и конфиденциально - в пользовательские почтовые ящики, откуда их можно просмотреть, напечатать, аннотировать, переслать, осуществить удаленный доступ или удалить. К несчастью, электронное получение факсов в локальной сети - скользкое место, и притом, в большинстве случаев, совершенно неоправданное. За исключением отдельных получающих факсы приложений, польза от факс-систем очевидна на стороне выхода. Сегодня большинство узлов с сетевым факсом либо являются узлами только с возможностями отправления, либо узлами, которые получают факсы благодаря автоматической выдаче на сетевые принтеры. Однако при подходящих условиях электронный прием факсов может быть высокоэффективным стратегическим решением.

    КАК ВЫБРАТЬ ВХОДНОЙ МАРШРУТ

    Наиболее популяризованная проблема получения сетевых факсов затрагивает входную маршрутизацию. Факсовые телефонные вызовы завершаются в центральном узле - факс-сервере, требуя, таким образом, номер расширения (или подадрес) для маршрутизации факса в индивидуальные почтовые ящики. Существующий факс-стандарт не имеет определенной базы подадресации для обработки выходной маршрутизации, поэтому поставщикам приходилось изобретать свои собственные методы. Длина приведенного ниже списка альтернатив маршрутизации - очевидный признак того, что ни один из этих методов не является идеальным:

    - Маршрутизация вручную. Все получаемые факсы автоматически помещаются в общий буфер. Специальный служащий по маршрутизации получает сигналы, выполняет доступ к факсам, идентифицирует получателей, просматривая титульные листы, и подключает соответствующие элементы факсовой телефонной книги для выполнения маршрутизации. В результате можно сэкономить на бумаге, но представьте себе, что может произойти, если служащий по маршрутизации пойдет на ланч или сложит с себя обязанности.

    - DTMF. Маршрутизация DTMF (Dual-tone multifrequen-cy - двухтоновая мультичастота) позволяет отправителю, услышавшему ответ получающего конца факса, вручную набирать подадреса с телефона Touch-Tone. Однако это подразумевает выполнение отправителем дополнительных действий, а ручная DTMF-маршрутизация невозможна с автонабираемыми вызовами и перенабором.

    - Подадресация. Этот метод подобен DTMF, но с важными отличиями. Подадрес вставляется в факсовые сигналы подтверждения связи до набора номера, который обеспечивает авто- и перенабор и запрос программ. Недавно утвержден официальный стандарт подадресации, International Telecommunications Unit (ITU-T) T.434. Часто представляемый как решение проблемы маршрутизации для сетевого факса, метод подадресации не обладает обратной совместимостью. Четыре миллиона существующих факс-машин не смогут выполнить доставку по подадресам, даже факс-серверам, соответствующим стандарту Т.434.

    - Маршрутизация по линиям. Представьте себе факс-сервер локальной сети с шестью телефонными линиями, которые обслуживают шесть рабочих групп, со своим собственным сетевым принтером в каждой, и вы получите совершенно точную картину маршрутизации по линиям. Этот метод присваивает каждой линии свой собственный факсовый телефонный номер, который соответствует каждому сетевому принтеру.

    - DID. Метод DID (Direct-Inward dialing - прямой входной набор) использует ту же самую технологию "прямой линии", которая позволяет служащим в больших офисных зданиях иметь индивидуальные телефонные номера. С помощью DID почтовому ящику каждого клиента присваивается его собственный факсовый телефонный номер из семи цифр. На каждый вызов делается ответ по общей факсовой телефонной линии. Интеллектуальные компоненты в аппаратном и программном обеспечении идентифицируют каждый уникальный DID-номер и на базе этого маршрутизируют факсы. Отправители требуются только для набора обычных факсовых телефонных номеров.

    Так чем же DID не идеальное решение? Цена! Для того чтобы реализовать DID, местная телефонная компания должна инсталлировать DID-сервис на одной или более телефонных линиях. Это влечет за собой оплату установки в размере сотен долларов за линию и ежемесячные выплаты от 30 центов до 3 долларов за пользователя. Но если требуется универсальное решение проблемы маршрутизации, стоит выбрать метод DID.

    ПОСТ-МАРШРУТИЗАЦИЯ: ВЫСАДКА НА ЗАДВОРКАХ СЕТЕВОГО ФАКСА?

    Решение проблемы маршрутизации - это только полдела. Полученные электронным способом факсы можно просмотреть на экране, напечатать, переслать, преобразовать в текст, используя оптическое распознавание символов (optical character recognition - OCR), надежность которого достаточно условна, или осуществить удаленный доступ. Пользователи получают немедленные уведомления, что является плюсом при соблюдении определенных ограничений.

    Электронный просмотр факсов на экране может оказаться проблематичным. Ширина факса и экрана не совместимы, отсюда требование уменьшения факса. Кроме того, низкое разрешение факсов и еще более низкое разрешение мониторов делает трудным занятием чтение факсов на экране (в частности, многостраничных). А когда Windows-клиенты выполняют преобразование образов для печати, они могут в один момент заблокировать ПК на несколько минут.

    Получение электронных факсов не обязательно эффективне, чем получение бумажных факсов. Степень эффективности зависит от конкретной специфики. Обычно факсы печатаются, даже те, которые получены в факсовых почтовых ящиках, так что не стоит ожидать, что электронный способ породит безбумажное общество или приведет к значительному снижению цен на бумагу и красители.

    Что действительно нравится конечным пользователям при электронном приеме, так это непосредственный доступ, который он обеспечивает. Локальный принтер обычно ближе, чем факс-машина, и факсы можно легко переслать. Возможность интеграции с основными бизнес-приложениями - это лучшее оправдание электронному получению факсов.

    Электронное получение факсов порождает также проблемы управления. Имеющие большой объем факс-образы проходят по локальной сети, потенциально воздействуя на время ответа. Факсы могут нагромождаться на факс-сервере, поглощая гигабайты памяти, а таблицы маршрутизации необходимо постоянно обновлять.

    ВЫВОДЫ

    Сделаем несколько важных предостережений, касающихся того, что надо иметь в виду, рассматривая факс-систему локальной сети.

  • Не экономьте на факсовой аппаратуре - это обойдется вам дороже при долгом использовании.
  • Протестируйте программное обеспечение, чтобы удостовериться, что его возможности выполняются правильно.
  • Осознайте тот факт, что служащие, которые не чувствуют себя комфортно с компьютерами, могут избегать сетевых факс-систем, используемых в качестве заменителей более распространенных факс-машин (помните, сетевой факс может сократить использование факс-машин, но не исключить его).
  • Поймите, почему - а не только как - вы стремитесь реализовать электронное получение факсов.
  • Эксплуатируйте такие преимущества сетевого факса, как персонализированное широковещание и интеграция с корневыми бизнес-приложениями.
  • Последнее соображение: без сетевого факса полностью отформатированная информация, содержащаяся в локальной сети, обычно не может быть передана за пределы компании, если только конечный пользователь не напечатает документ, пойдет к факс-аппарату своего подразделения, сканирует документ, наберет телефонный номер, возьмет оригинал и вернется к своему столу, где сетевая факс-система могла бы сэкономить этому служащему все затраченное время.


    Петер Дэвидсон - президент Davidson Consulting (Burbank, CA), которая консультирует и публикует бюллетени и руководства для покупателей сетевых факсов.

    ТАБЛИЦА 1. ПРИЧИНЫ УСТАНОВКИ СЕТЕВОГО ФАКСА

    Общие - экономичное коллективное использование факс-ресурсов:
    - сокращает ежемесячные расходы на аренду телефонных линий;
    - делает более приемлемыми по цене высокопроизводительные, надежные факс-устройства;
    - снижает общие затраты благодаря централизованной установке оборудования вместо установки для каждого клиента.
    На выходе - повышение продуктивности конечного пользователя:
    - позволяет передавать факсы, не покидая рабочего места;
    - осуществляет доступ к неограниченному числу автонабираемых (из факсового справочника) телефонных номеров;
    - выполняет простые, запрашиваемые по меню отложенные передачи;
    - создает групповой список передачи факсов типа в режиме "выбери-и-нажми";
    - позволяет получать прямо на рабочем месте подтверждения факсов и сообщения об ошибках;
    - передает образы с оптимальным качеством, делая ненужным этап сканирования, обязательный в факс-аппарате, и тем самым исключая неизбежные для сканера снижения качества образов.
    - Реализует мощные возможности компьютерной факс-передачи:
    - создает библиотеки факс-документов для повторяющейся передачи факсов с доступом к ним в режиме "выбери-и-нажми";
    - выполняет ничем не ограниченные отложенные передачи, позволяя максимально экономить на телефонных счетах;
    - персонализирует широковещание, используя титульные листы;
    - позволяет использовать различные деловые формы;
    - интегрирует передачу факсов с критичными деловыми приложениями;
    - обеспечивает неограниченную регистрацию всех отправленных и полученных факсов;
    - автоматизирует возврат оплаты стоимости факс-передачи для клиентов и подразделений.
    На входе - электронное получение факсов обеспечивает:
    - получение уведомлений о получении факсов непосредственно на рабочем месте (требуется маршрутизация к факсовому почтовому ящику получателя);
    - гарантию конфиденциальности получаемых факсов, которые автоматически маршрутизируются, а не печатаются на разделяемой факс-машине или сетевом принтере;
    - простую пересылку факсов с помощью присоединенных списков распространения типа "выбери-и-нажми";
    - сохранение природных ресурсов (деревьев) путем просмотра и уничтожения ненужных факсов без печати;
    - удобное чтение факсов на мониторе ПК;
    - гарантию удаленного доступа к любым факсам, получаемым и маршрутизируемым к их факсовым почтовым ящикам, для мобильных пользователей;
    - преобразование полученных факсов с помощью программ OCR для создания редактируемого текста, печать всех полученных факсов на сетевом принтере;
    - получение факса на обычной бумаге без приобретения соответствующей факс-машины;
    - получение факса на обычной бумаге на принтерах рабочей группы или отдела посредством маршрутизации в департаменте.

    Поделитесь материалом с коллегами и друзьями