Проблема организации архивов и управления ими, в том числе бумажными, сегодня стоит перед всеми компаниями, поскольку существует немало документов, которые по закону должны храниться длительное время. Представители компаний Optima и NeuHaus рассказали о подходах к организации централизованного хранения документов в электронном виде и об автоматизации деятельности архивных служб в соответствии с требованиями регулирующих органов.

Автоматизируя документооборот, компании часто не задумываются об организации архивов документов и управления ими. Представляя типовые решения «Электронный архив» и «Архив бумажных документов», Ефим Старостин, руководитель департамента комплексных информационных систем группы Optima, подчеркнул, что иметь и электронные, и бумажные архивы вынуждены все, и вопросы их организации все острее стоят перед соответствующими специалистами компаний.

«Важно правильно организовать бумажный архив в соответствии с внешними требованиями, так как электронный документооборот не регулируется пока никакими ГОСТами», — полагает он.

Рынок систем электронного документооборота уже достаточно развит и насыщен. Сформировалась и группа лидеров из пяти-шести компаний, продукты которых функционально схожи. Созданная более десяти лет назад платформа Optima-WorkFlow обеспечивает управление документами на корпоративном уровне. Решения на ее базе ориентированы на крупные организации с большими бумажными архивами. Одним из достоинств, по мнению присутствовавших, является ее способность работать с разными СУБД. Но самое главное отличие состоит в ‘конструкторских’ способностях системы. «У всех разные способы адаптации платформы к специфике пользователя, и чаще всего требуется участие программиста в ее доработке под конкретного заказчика. В нашей системе практически все можно ‘нарисовать’ — в определенных местах на нужные события, возникающие при обработке документа, ‘навешиваются’ небольшие блоки программных скриптов, которые написаны на том же средстве, на котором все хоть раз в жизни писали макросы», — пояснил Старостин.

Для оцифровки и перевода бумажных документов в электронный вид требуется сканирование. Сергей Лось, менеджер по работе с клиентами компании NeuHaus, одним из направлений деятельности которой являются поставки скоростных сканеров Panasonic и Fujitsu, рассказал о возможностях современных документных сканеров и отметил, что рынок этих продуктов в России непрерывно растет. В 2010 году было продано 11 398 высокоскоростных сканеров, а с учетом планшетных — около 18 тыс., рост рынка составил 19%, и в ближайшие восемь – десять лет, по прогнозам компании, он будет расти на 20-22% в год.

Организация потокового сканирования требует применения штрихкодирования (оно необходимо для разделения документов); соответствующая технология была разработана в NeuHaus и встроена в представленную систему; также требуются средства распознавания.

Еще одна задача, о которой шла речь на семинаре, — получение руководством компаний агрегированной информации как о загруженности сотрудников, так и об исполнении работ. «Это один из показателей эффективности работников офиса, который можно получать из системы управления документами», — пояснил Старостин. В системе календарно-ресурсного планирования накапливается фактографическая информация, и после сравнения с ней система может выдавать подсказки руководству о возможностях оптимизации.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF