Computerworld Россия

Компания «Газавтоматика» является дочерней структурой «Газпрома», на которую возложено решение задач по автоматизации и управлению объектами газовой отрасли. В ее состав входят четыре научно-исследовательских и инжиниринговых подразделения, два завода, три конструкторских бюро, отраслевой метрологический центр и 11 специальных монтажно-наладочных фирм. В рамках программы совершенствования корпоративного управления головного офиса руководство компании приняло решение о реорганизации управленческого учета, создании системы электронного документооборота и единой информационной системы учета.

Все три проекта стартовали одновременно с целью минимизации трудовых затрат пользователей, так как, по оценкам самой «Газавтоматики», они должны были выделять от 25 до 30% времени на работу над проектом — интервьюирование, подготовку технического задания и т. п. В качестве исполнителя проекта была выбрана компания «Микротест», уже участвовавшая в ряде других проектов «Газавтоматики».

В ходе реализации проекта по организации управленческого учета удалось разделить функции финансовой службы компании и других подразделений. За счет передачи большинства функций по формированию бюджетов и отслеживанию результатов деятельности на места удалось получить более четкое обоснование затрат. Действительно, «Газавтоматика» — дочерняя структура большого холдинга, руководство которого должно понимать, сколько необходимо выделять средств на те или иные проекты.

Что касается автоматизации учета, то основной причиной, по которой руководство компании приняло решение о замене прежней системы, была неудовлетворенность полнотой получаемых данных о деятельности предприятия. По сути, это было множество неоднородных систем учета, не способных обеспечить сквозного взаимодействия подразделений. Информация дублировалась в нескольких системах, процедуры формирования отчетных данных (в том числе регламентированной отчетности) строились фрагментарно, по большей части вручную.

Особое внимание в части бухгалтерского учета было уделено учету договорных отношений, вопросам, связанным с учетом затрат и расчетом себестоимости, управлению кредиторской и дебиторской задолженностью.

В процессе реализации проекта максимально использовался штатный инструментарий решения «1С:Управление производственным предприятием», базирующегося на платформе «1С:Предприятие 8». При разработке дополнений и изменений использовались наиболее «щадящие» основную конфигурацию механизмы. В итоге в сентябре этого года была введена в эксплуатацию единая система, сопровождение которой выполняется специалистами «Газавтоматики». Она охватывает более 60 пользователей, применяющих различные системы учета.

Что касается автоматизации документооборота, то до внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 в компании большая часть работы с документами происходила вручную. Для их согласования необходимо было разнести копии документов по согласующим лицам, собрать их комментарии и внести в них изменения.

«Внедрение СЭД осложнялось тем, что данный проект совпал по времени с переосмыслением всех делопроизводственных инструкций и определенной структурной ломкой компании», — отметил начальник управления ИТ «Газавтоматики» Микаэл Антонян. Поэтому возникли определенные сложности в описании маршрутов и процессов, происходящих с документами в компании.

В настоящее время 90% делопроизводственной деятельности осуществляется в системе Microsoft Office SharePoint, пользователями которой являются 450 сотрудников. Ведется единая база документов с индексированным поиском, существенно упростились все процедуры, связанные с созданием резервных копий систем. По словам Антоняна, на порядок повысилась эффективность исполнения документов.

Кроме того, система служит для информационного взаимодействия сотрудников компании, позволяя вести электронные доски обсуждений и проводить электронные опросы и автоматические рассылки по сотрудникам.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF