Отечественные организации в значительной степени уже решили проблему, связанную с учетной информацией; во многих из них внедрены ERP-приложения. А вот прочая корпоративная информация, на базе которой принимается основная масса управленческих решений, как правило, хранится в беспорядке и зачастую теряется. Иногда она вообще недоступна тем, кому необходима.

Тема использования электронных архивов и решений для эффективного поиска такой информации обсуждалась на конференции, проведенной компаниями «АйТи», ABBYY и IBM.

По оценкам специалистов IBM, каждый сотрудник в среднем ежегодно тратит до шести недель рабочего времени на поиски информации, размещенной в «ненадлежащем» месте, а 25% печатных документов любого предприятия никогда не будут найдены. Кроме того, до 60% времени, приходящегося на обработку документа, тратится на его пересылку от одного сотрудника к другому, а еще 30% — на поиск информации, содержащейся в нем.

При этом, по данным «АйТи», ежегодно объем корпоративной неструктурированной информации в среднем увеличивается на 78%; темпы ее накопления втрое выше, чем структурированной. По оценке директора департамента «Информационно-аналитические системы» компании «АйТи» Дмитрия Романова, в настоящее время доля неструктурированной информации любой организации составляет до 80%.

«Именно среди нее вероятность встретить здравое, важное для бизнеса зерно, в разы выше, чем в 20% структурированных данных», — заявил Романов.

При создании электронного архива в «АйТи» используются программные продукты ABBYY и IBM. Решение IBM Content Manager обеспечивает управление всеми видами электронных документов и аудио-, видеоматериалов, автоматическую «разгрузку» хранилищ ERP-систем, систем документооборота и почтовых систем в архив для поддержания заданного уровня их быстродействия. Сканирование же и ввод в систему бумажных документов осуществляется с помощью решений ABBYY, например, системы потокового ввода данных ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition.

Поисково-аналитическая система IBM OmniFind Enterprise Edition вместе с модулем автоматизированной классификации IBM Classification Module предназначена, прежде всего, для крупных компаний, которым постоянно требуется поиск и анализ большого количества документов.

Система обеспечивает подбор всех связанных между собой документов в различных базах данных, группирует и систематизирует похожие документы, проводит их сравнение и поиск противоречий и отличий. Она автоматически классифицирует вновь поступившие или найденные документы в реальном времени и автоматически пересылает их нужным службам или экспертам для оценки или ответа.

Необходимость автоматизации обработки первичной бухгалтерской документации уже осознана большинством руководителей предприятий. По оценкам специалистов компании ABBYY, стоимость ручной обработки одного счета-фактуры или накладной колеблется от 25 до 200 рублей.

Использование системы потокового ввода ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional позволяет увеличить скорость ввода первичных документов в пять раз и сократить суммарные расходы на их обработку более чем на 50%. Специалистами компании подсчитано, что срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет от трех до шести месяцев.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF