Юридическая компания «Городисский и партнеры» намерена полностью перейти на заказную информационную систему
Переход с «самописных» систем на созданные профессиональными разработчиками — одна из тенденций последних лет в мире российского корпоративного программного обеспечения. К 2007 году на такой переход решилась юридическая компания «Городисский и партнеры». По словам начальника отдела компьютерных систем компании Сергея Кабанова, ее атоматизированная система управления деятельностью исторически состоит из трех блоков: «Специализированный документооборот», «Патадмин» (поддержка основной производственной деятельности), «Опербух» (поддержка оперативного бухгалтерского учета). В офисах компании, расположенных в семи городах, в общей сложности автоматизировано более 300 рабочих мест. Только первый из трех блоков был разработан и внедрен сторонним разработчиком, компанией Cognitive Technologies, в 2000-2004 годах. Остальные два блока были созданы силами отдела компьютерных систем «Городисский и партнеры». Со временем из-за усложнения систем было принято решение заключить договор с Cognitive на модернизацию всей системы.
Работа блока документооборота в юридической фирме характерна тем, что на одного сотрудника приходится большое число документов (ежедневно в фирму поступают около 3 тыс. почтовых сообщений, 1 тыс. факсов и 1 тыс. электронных писем), а нормативные сроки их обработки достаточно жесткие. Новая информационная система сможет самостоятельно формировать сроки и маршруты прохождения документов в соответствии с регламентами, а также контролировать ход их исполнения. Подсистема документооборота будет работать с входящими, исходящими и внутренними документами компании, включая документы электронного архива (который включает в себя свыше 4 млн. документов). Ввод, регистрация, рассылка, поиск документов, работа внутренней почтовой службы будут производиться в рамках данной подсистемы на русском, английском, французском, немецком и японском языках, так как «Городисский и партнеры» представляет интересы своих клиентов и за рубежом. При регистрации документа в архиве будет использовано штрих-кодирование. Система также позволит автоматически печатать конверты и этикетки для них, работать с электронными весами для регистрации веса отправлений и их учета в почтовом реестре.
Модернизированный блок «Патадмин» будет поддерживать ведение картотек клиентов и объектов промышленной собственности, формирование исходящих документов, работу со счетами контрагентам, включая электронные счета формата LEDES. В него также будет включена система учета требований клиентов, блок электронного обмена документов с патентными ведомствами (ЕАПВ, ФИПС) и контроля за регламентом оформления патентов. В региональных офисах будет установлена усеченная версия этого блока под названием «Ассистент».
Блок «Опербух» будет поддерживать ведение расчетов с клиентами, формировать аналитическую отчетность и взаимодействовать с бухгалтерской учетной системой.
Модернизированную систему развернут в московском и санкт-петербургском офисах «Городисский и партнеры», а также в пяти региональных. Документооборот офисов планируется объединить в единый информационный контур, туда же будут включены сотрудники, работающие вне офисов, так как предусмотрен полнофункциональный и защищенный удаленный доступ к системе через Internet. Пользовательский интерфейс будет не только унифицирован, но и оптимизирован — за счет того, что система понимает формальный ход рабочего процесса, сотрудникам на экране будут предложены только те варианты действий, которые в данный момент возможны.
Планируется, что подсистема документооборота будет сдана в эксплуатацию в июле 2008 года, блок «Патадмин» — в феврале 2009 года и блок «Опербух» — в августе 2009 года. В перспективе намечено подключение к системе CRM-модуля, возможно создание специального Web-клиента для заказчиков компании, с помощью которого они смогут регистрировать заявки на патентные услуги и отслеживать их исполнение. В перспективе же не исключается и полный отказ от циркуляции бумажных копий документов.