Компания IDS Scheer завершила проект автоматизации на предприятии — крупном дистрибьюторе алкогольной продукции
Компания «Формула Холдинг» образовалась в конце 2005 года в результате объединения ведущих дистрибьюторов алкогольной продукции шести сибирских регионов. В 2006 году количество филиалов компании продолжало увеличиваться. Постепенно руководству все труднее становилось контролировать деятельность холдинга, и уже весной того же года было принято решение о пересмотре системы управления распределенной структурой компании.
К созданию решения на базе современных информационных технологий была приглашена консалтинговая компания IDS Scheer, уже обладавшая опытом разработки и внедрения системы в данной отрасли (ею осуществлен проект для компании «Русский Стандарт Водка»). Проект стартовал в середине 2006 года.
Подводя итоги внедрения, Игорь Алешкин, коммерческий директор SAP-практики IDS Scheer Россия и страны СНГ, отметил, что заказчику была нужна система, учитывающая ограничения доступных каналов связи для передачи данных и хорошо масштабируемая. Также требовалось унифицировать бизнес-процессы холдинга, связанные с закупками, продажами, логистикой и бухгалтерским учетом.
В ходе работ были выстроены и стандартизованы ключевые бизнес-процессы компании. Для автоматизации операционной деятельности компании «Формула Холдинг» было использовано программное обеспечение SAP All-in-One, для поддержки работы торговых представителей создано решение, сочетающее возможности CRM On-Line и Mobile Sales. В основу решения для поддержки процессов планирования и аналитической отчетности положен продукт SAP BW BPS.
«Такого проекта, когда одновременно внедрялись все процессы дистрибуции, модуль отношений с клиентами, функциональность для мобильных представителей и консолидации холдинга, в России еще не было», — уверен Алешкин. При этом характерно, что начинался проект в то время, когда холдинг находился в процессе формирования.
В головном офисе в Красноярске система была введена в эксплуатацию в январе 2007 года. К апрелю она была растиражирована для операционных компаний холдинга, а в мае произошел ввод в эксплуатацию мобильного решения.
В результате реализации проекта, стоимость которого составила порядка 2 млн. евро, руководство компании «Формула Холдинг» получило возможность в любой момент времени и из любой географически удаленной точки иметь доступ к сводной оперативной информации по филиалам, текущим показателям по отгрузке и реализации товара. Это стало хорошей основой для принятия обоснованных управленческих решений в режиме реального времени. Раньше это было невозможно — отчеты из девяти компаний, входящих в холдинг, приходили в центральный офис в виде таблиц Excel. Требовалось много времени, чтобы свести их воедино и убедиться в достоверности. Сейчас все филиалы работают в едином информационном пространстве.
В ходе проекта специалистами IDS Scheer было разработано отраслевое решение по документальному сопровождению алкогольной продукции ARIS SmartPath for Beverage, которое затем было интегрировано с системой ЕГАИС. Оно основано на ARIS SmartPath, процессно-ориентированной платформе для решения локальных задач клиентов, которая хорошо подходит для быстрорастущих компаний.
С помощью ARIS SmartPath for Beverage в компании «Формула Холдинг» автоматизирован полный цикл документооборота для алкогольной продукции. В рамках решения была реализована функциональность по управлению складами. Еще одна интересная функция ARIS SmartPath for Beverage — учет комплекта сопроводительных документов в разрезе каждой партии товарной продукции и интеграция с ЕГАИС. Все это позволило сократить время комплектации заказа и оформления его в ЕГАИС в несколько раз.
Специально для компании «Формула Холдинг» было разработано еще одно решение — ARIS SmartPath for Distribution & Wholesales, иначе называемое «мобильный представитель». Оно использует мобильный клиент mySAP CRM и позволяет торговым представителям, работающим непосредственно на территории клиентов (это могут быть деревенские и поселковые магазины), получать информацию о наличии товара на любом из складов (с учетом товара в пути), его цене, количестве и наличии товаров-заменителей в режиме реального времени. Это делается при помощи планшетных компьютеров, взаимодействующих с серверным центром по каналам мобильной связи. Торговый представитель также получает доступ к истории отношений с конкретным клиентом, что облегчает ведение переговоров.
Оба специализированных решения, ARIS SmartPath for Distribution & Wholesales и ARIS SmartPath for Beverage, получили в SAP статус партнерских и отраслевых. Кроме того, в SAP решили присвоить данному проекту статус «Лучший проект mySAP All-in-One за 2006 год» в категории компаний малого и среднего бизнеса. Мария Каменнова, генеральный директор IDS Scheer Россия и страны СНГ, заявила, что считает эту награду общей для IDS Scheer и компании «Формула Холдинг».
«Для России на данный момент это первый масштабный проект по разработке и внедрению такого широкого спектра решений SAP в области дистрибуции алкоголя», — подчеркнула Каменнова.