Cognitive предлагает новую концепцию рабочего места руководителя
Компания Cognitive Technologies предложила новую концепцию обработки и подачи информации с учетом особенностей управленческой деятельности. Суть концепции — в необходимости предоставить руководителям различных уровней собственные «рабочие места» для доступа в корпоративную систему документооборота с интерфейсом, принципиально отличным от типового, ориентированного на рядовых сотрудников.
«Проблемы внедрения систем электронного документооборота очень часто связаны с тем, что ключевая фигура документооборота, руководитель, мало использует этот инструмент в своей практической деятельности, и, как следствие, возникает потребность во внедрении схем документооборота, совмещающих традиционный бумажный документооборот на тех этапах, где задействованы руководители, с электронным на уровне исполнителей», — считает руководитель направления систем электронного документооборота Cognitive Михаил Потапенко. По его мнению, подобное совмещение делает внедрение средств электронного документооборота менее эффективным, а в каких-то случаях сводит на нет все плюсы, которые дает их внедрение.
Для решения этой задачи в Cognitive опросили пользователей своей системы «Евфрат-Документооборот» и на основании их ответов сформировали портрет типового руководителя. Выяснилось, что такой руководитель очень мобилен, много времени находится вне офиса, но при этом остается ключевой фигурой во многих бизнес-процессах компании, особенно связанных с согласованием и утверждением документов. Также глава компании обычно не имеет достаточно времени, чтобы вникать в сложные и многоступенчатые интерфейсы программных систем, но имеет желание быстро и наглядно получать оперативную информацию по тем задачам, которые находятся в зоне его интересов и ответственности.
Проанализировав типовой портрет руководителя, в Cognitive разработали специализированное автоматизированное рабочее место «Руководитель», которое отвечает всем упомянутым требованиям.
«Изучив рынок, мы пришли к выводу, что ни в одной из современных систем документооборота, используемых в российских компаниях, нет интерфейса, заточенного специально под потребности руководителей, — заявил Потапенко. — Правда, существует отдельный класс систем для автоматизации работы топ-менеджеров, но это скорее планировщики задач».
АРМ «Руководитель» реализовано в виде отдельного модуля системы «Евфрат-Документооборот» и позволяет при наличии доступа в Internet из любой точки мира получить авторизованный доступ к корпоративной системе документооборота и хранилищу документов организации, осуществлять управление ее бизнес-процессами и участвовать в согласовании решений, а также осуществлять контроль за исполнением заданий, выданных сотрудникам.
По словам главного архитектора системы Бориса Романова, АРМ «Руководитель» построено по принципиально новой модели пользовательского места. Согласно ей закладки тех или иных модулей отображаются в зависимости от того, есть ли в настоящий момент задачи, требующие участия руководителя. Таким образом, на экране своего ПК пользователь видит только те участки бизнеса, которые нуждаются в его непосредственном участии. Например, если в данный момент у руководителя нет на согласовании каких-либо документов, соответствующая вкладка не будет отображаться, что позволяет освободить экранную площадь и не отвлекать внимание пользователя.
Другая особенность АРМ — наличие вкладки «Сегодня», на которой система показывает пользователю, что ему нужно сделать в настоящий момент. Информация на этой странице появляется только тогда, когда это требуется.
«Таким образом, АРМ «Руководитель» позволяет видеть реальное положение дел в организации в адаптированном для руководителя виде, и при этом не перегружать пользователя лишней информацией», — отметил Романов.