«Директор информационной службы»

Конференция компании «Микротест» была посвящена различным аспектам построения автоматизированной системы бюджетирования

Владислав Черный: «Система бюджетирования будет работать только в том случае, если бюджетами будут управлять»Бюджетирование пришло к нам в начале 90-х годов, но долгое время не было востребовано, и лишь относительно недавно руководители предприятий осознали, что это один из основных инструментов поддержки принятия управленческих решений.

Термин «бюджетирование» был введен как своеобразная альтернатива термину «бюджетное планирование», отдававшему духом советских времен. Но суть от этого не изменилась: под бюджетированием понимают методику финансового планирования, обычно управление по отклонениям. Первоначально, пока господствовал рынок продавца, бюджетирование использовалось лишь как средство контроля дохода и расходов. Затем, с развитием рынка покупателей, его стали рассматривать как инструмент координации деятельности подразделений компании, инструмент поддержки принятия управленческих решений. В России в бюджетирование часто включают такие задачи, как долгосрочное планирование, капитализация целей, мониторинг, координация действий, мотивация и анализ. За рубежом от этой схемы пытаются перейти к стратегическому планированию на основе ключевых показателей деятельности (Key Performance Indicator, KPI).

Сегодня уже не вызывает сомнения, что достижение стратегических целей компании невозможно без качественно сформированной системы бюджетирования, которая требует структурирования внутреннего информационного пространства и разработки методологии финансового планирования и бюджетирования, то есть создания финансовой модели функционирования предприятия, разработки бюджетных форматов и режимов консолидации бюджетов, регламентов прохождения бюджета и т. п. Назрела и потребность в автоматизации процесса бюджетирования — как построения текущих бюджетов, требующих периодической корректировки (так называемого «скользящего бюджета»), так и прогнозов исполнения бюджетов.

Проблемам, возникающим в процессе построения автоматизированной системы бюджетирования, была посвящена конференция «Построение автоматизированной системы бюджетирования от ‘А’ до ‘Я’. Подводные камни процесса автоматизации бюджетирования», организованной компанией «Микротест». Смысл мероприятия, по словам Павла Егорихина, директора компании по маркетингу, в том, чтобы показать клиентам «все аспекты создания и внедрения системы бюджетирования, озвучить все моменты, которые могут отразиться на результате».

По мнению выступавших, основные риски внедрения системы бюджетирования связаны с неумением правильно формулировать требования к системе, что обычно является следствием отсутствия или неправильного выбора цели ее внедрения; отсутствия методологии бюджетирования, а также согласованности управленческого учета и бюджетирования. Необходимо обеспечить интеграцию учетных фактических и плановых данных. Далее, поскольку система бюджетирования — это средство для среднесрочного планирования, не имеет смысла излишне детализировать данные: это может перегрузить систему.

Свои инструменты автоматизации бюджетирования на конференции продемонстрировали представители компаний SAP и Cognos.

Интегрированное планирование логистики и финансов — один из подходов, предлагаемых SAP для автоматизации бюджетирования и планирования, он основан на совместном использовании нескольких программных продуктов. Инструментарий бизнес-планирования и моделирования SAP BPS помогает автоматизировать бюджетный процесс предприятия в соответствии с методологией, принятой в компании. Хранилище данных SAP BW может соединяться с оперативными системами предприятия с целью получения информации, необходимой для планирования и анализа. В свою очередь, из SAP BPS в SAP BW направляются «лимиты», сформированные в процессе планирования и бюджетирования и передаваемые на уровень оперативных систем с целью контроля наличия бюджета. Совмещение же этих решений с продуктом SAP APO позволяет оптимизировать, планировать и контролировать процессы, связанные с логистикой.

Одно из решений Cognos для управления корпоративной эффективностью, Cognos Planning, охватывает процессы планирования и бюджетирования, задействуя все источники данных и не требуя программирования. 


Энергетический пример

Опытом создания систем бюджетирования с участниками мероприятия поделились сотрудники ряда предприятий, в том числе «Московской объединенной энергетической компании».

МОЭК была создана в 2004 году по распоряжению правительства Москвы. Ее задача — отопление и снабжение горячей водой жилых и административных зданий, промышленных предприятий и объектов социальной сферы столицы. В составе МОЭК были объединены три государственных унитарных предприятия, каждое из которых имело свои стандарты работы, учетную политику, культуру, свои производственные функции. В ведении компании сегодня находится более 9 тыс. км тепловых сетей, более 8 тыс. тепловых пунктов и более 3 млн. абонентов. В 16 филиалах компании работает около 18 тыс. человек, огромное число служб, отделов производственных и непроизводственных, информацию о которых необходимо было собрать в унифицированном, стандартном виде.

Создание системы бюджетирования сопровождалось разработкой методологии, а также решением проблем, обусловленных особенностями компании. Владелец компании осуществляет контроль над расходом средств, а ее деятельность, как хозяйственная, так и финансовая, строго регламентирована — есть четкие требования к тому, какие ресурсы компания может иметь и какие тарифы устанавливать. Но хотя основные фонды и принадлежат городу, управляется МОЭК частной компанией — акционерным обществом. Еще одна особенность — отсутствие возможности регулировать сбыт теплоэнергии в зависимости от платежеспособности потребителя.

«Производить мы можем ровно столько, сколько потребляется, — нет складов готовой продукции», — объяснил специфику Владислав Черный, первый заместитель генерального директора МОЭК.

По словам Игоря Тавреля, начальника отдела бюджетирования компании «Центр инвестиционных проектов и программ» (ЦИПП), осуществлявшей разработку методологии бюджетирования в МОЭК, размеры компании и сложность процессов обусловили необходимость учитывать в процессе бюджетирования массу факторов, которые в совокупности существенно повлияли на сложность бюджетной модели.

Создаваемая система охватила все производственные, финансовые и экономические процессы внутри компании, всего в ней более 250 различных форм, содержащих интегрированные данные. При этом руководители оперируют лишь 15 бюджетами. Однако для качественного их получения необходимы подбюджетные формы, которые и входят в набор построенных бюджетных форм.

«Основное назначение системы не в том, чтобы подготовить отчет для руководства, а в том, чтобы все подразделения получили удобное средство, при обращении с запросом к которому можно получить любую информацию, касающуюся производственной, социальной или любой другой деятельности компании», — заявил Черный.

Сегодня система внедрена, и столичный Департамент имущества уже получил информацию из системы за один операционный цикл. В качестве переходной платформы при внедрении использовали Microsoft Excel, а сейчас планируют перейти на SAP. Построенная система вполне жизнеспособна и без системы бухучета, однако, по мнению Черного, она наиболее эффективна в том случае, когда бухучет является частью системы управления производством.

Процесс бюджетирования породил множество вопросов. Тарификация и проблемы ценообразования требуют наличия хорошо продуманной системы учета плановых затрат. «Выстроить такую систему чрезвычайно сложно: нужны грамотные специалисты, — признал Черный. — Сейчас мы совместно с ЦИПП этим активно занимаемся».

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями