«Директор информационной службы»

Актуальность и достоверность информации — очень важные характеристики, зачастую критически важные для принятия верных управленческих решений. В территориально распределенных компаниях добиться этих двух составляющих бывает очень непросто. На помощь приходят системы нормативно-справочной информации

Информационные системы задают стандарт на обработку информации, но не гарантируют их достоверность. Поэтому многие организации начинают понимать роль качественной нормативно-справочной информации (НСИ) в работе корпоративных информационных систем. Их не устраивает, что информация в справочниках может быть разрозненна, не структурирована, противоречива, содержать дублирующие и устаревшие записи. Сами справочники далеко не всегда увязаны между собой. В этом случае даже при качественной ERP-системе добиться актуальности и достоверности информации не удается.

«Создание классификатора МТР стало первым этапом масштабного проекта ?Татнефти? по построению единой централизованной системы нормативно-справочной информации компании, которая будет использоваться в работе различных программных комплексов», — вспоминает Юнир Гиниатуллин, заместитель начальника управления информационных технологий, руководитель проекта SAP R/3 и систем управления корпоративными ресурсами.

Изначально создание корпоративного классификатора материально-технических ресурсов (МТР) было одной из задач и составляющей проекта автоматизации процессов материально-технического обеспечения ОАО «Татнефть».

Двойной взгляд на объект

Интерес к этому проекту возник сразу в нескольких подразделениях «Татнефти». С одной стороны, это были специалисты управления материально-технического обеспечения (МТО), которым понадобился эффективный инструмент для проведения заявочной кампании. Таким инструментом должен был стать корпоративный классификатор МТР, доступный всем пользователям, участвующим в проведении заявочной кампании. Он позволил бы избежать массы проблем, связанных с дублированием и недостаточным описанием материалов. С другой стороны, потребность в подобном инструменте понимало и руководство управления информационных технологий и управления «ТатАСУнефть».

Создание корпоративного классификатора позволило бы упорядочить и структурировать существовавший справочник МТР, создать единую систему кодирования материалов и оборудования на основе их свойств, устранить дублирование позиций, пересечение групп и классов. Также требовалось создать техническую и организационную инфраструктуру поддержки и обновления корпоративного классификатора.

Одним из важных условий являлась возможность использования классификатора как в системе SAP R/3, так и вне нее. В рамках проекта решалась задача интеграции программного инструментария Ontologic 3.0, отвечающего за построение и поддержку корпоративного классификатора, с системой R/3. Интеграционное решение прошло аудит в компании «САП СНГ и Страны Балтии». В последующем потребовалась серьезная настройка решения по интеграции, чтобы гигантскую паутину внутренних связей, существующих в классификаторе, без нарушений перенести в ERP-систему.

Не менее важна была задача создания удобных навигаторов — средств поиска как по техническим характеристикам ресурсов, выявленным в процессе классификации объектов, так и по другим их признакам. Нетрудно понять, что различные специалисты могут смотреть на один и тот же предмет с разных точек зрения. Если для специалиста МТО главную роль играет «суть» объекта и его характеристики, то, например, у технолога он ассоциируется в большей степени с процессом, в котором он используется. Были разработаны два навигатора — для специалистов МТО (по отделам) и для специалистов-производственников (по видам деятельности).

Понятно, что для реализации таких функциональных навигаторов должно быть точное и подробное описание объектов.

Рождение новой службы

В качестве исполнителя работ был выбран НЦИТ «Интертех». Основными требованиями при выборе подрядчика были наличие методологии и автоматизированной технологии классификации, наличие завершенных проектов, знание специфики работы предприятий ТЭК и готовность выполнить работу «под ключ», включая разработку комплекта нормативно-технической документации и обучение специалистов.

Руководство компании понимало необходимость проекта. Именно поэтому он так активно продвигался и при его реализации оказывалась всесторонняя помощь.

В первую очередь, со стороны заказчика были определены ряд координаторов проекта — по линиям управлений МТО, информационных технологий, бухгалтерии, «ТатАСУнефть», с которыми согласовывались методология работы, технические вопросы и принципы организации экспертной работы.

Большой объем работы приходился на обработку позиций, на их классификацию, кодирование, привязку к функциональным навигаторам. В результате был создан инструмент для эффективной работы специалистов многих подразделений компании — нефтегазодобывающих управлений, управления «Татнефтеснаб» и материально-технического обеспечения, «ТатАСУнефть». Проект затронул и ряд подразделений центрального аппарата — управление информационных технологий и управление бухгалтерского отчета и отчетности.

«Фактически в ходе проекта формировалась служба НСИ как самостоятельная структурная единица, для нее разрабатывались регламенты, комплект инструкций. Ее сотрудники обучались работе с новым инструментом, — отмечает Гиниатуллин. — Но организационные изменения коснулись не только этой службы. В компании принято решение о централизации ведения проектов с использованием продуктов SAP и прочих систем управления корпоративными ресурсами».

Первые несколько месяцев управление проектом со стороны руководства «Татнефти» было очень жестким. От консультантов требовали присутствия на всех совещаниях, в еженедельном режиме готовилась отчетность по проекту.

Составлялись детальные планы проекта, в которых были четко расписаны все необходимые работы и зоны ответственности. В отдельные периоды работы ряд специалистов «Татнефти» фактически полностью были задействованы на проекте, например во время осуществления интеграции с R/3 и в период обучения специалистов НСИ.

Процесс обучения, разбитый на несколько этапов, был довольно долгим. Очень разумным шагом стала реализация поэтапного плана перехода на использование классификатора. Разделение труда между сотрудниками НСИ и консультантами было детально распределено на всех этапах внедрения. В первый месяц сотрудники только получали запросы пользователей, занимались их обобщением и первичной обработкой. Полученные запросы передавались консультантам, где они классифицировались, после чего отдавались для ввода в систему. Затем определенное количество запросов было отдано для классификации сотрудникам с последующей проверкой результатов консультантами и созданием отчета об ошибках. Постепенно количество запросов возрастало, а вмешательство консультантов снижалось, вплоть до исключительно контролирующих функций.

Инструмент для пользователей и экспертов

Особенностью проекта стало использование для создания корпоративного классификатора технологии онтологической классификации. В ходе проекта было классифицировано 95 тыс. позиций справочника МТР, создано 3800 классов, выявлено 12 130 свойств и более 145 000 значений свойств классифицируемых объектов.

Главными результатами внедрения корпоративного классификатора стала возможность оперативного и точного поиска необходимых пользователю МТР, возможность получения достоверных данных, централизация управления процессом ведения нормативно-справочной информации, перевод НСИ в электронную форму. Можно сказать, что со стандартизацией корпоративной информации различные подразделения «Татнефти» заговорили на одном языке.

Кроме того, достигнуты существенная экономия средств в процессе материально-технического обеспечения компании и систематизация складской работы. Пользователи получили инструмент поиска и навигации, а эксперты управления НСИ — снижения рутинной работы. Ранее заявки на добавление позиций передавались в службу НСИ по телефону или электронной почте, отсутствовал детальный регламент работы службы НСИ. С внедрением классификатора все заявки на добавление или изменение позиций направляются в службу НСИ в рамках автоматизированной системы, пользователь может увидеть статус обработки своей заявки и ответственного специалиста от службы НСИ. Это позволило заметно увеличить скорость обработки пользовательских запросов, в том числе при проведении заявочной кампании.

После внедрения классификатора МТР на базе уже отработанной технологии в компании «Татнефть» был внедрен корпоративный классификатор активов, учитывающий требования российского законодательства, корпоративных правил по учету активов и обеспечивающий эффективную поддержку процессов ведения бухгалтерского и налогового учета. В настоящее время идет подготовка к внедрению классификатора услуг, что показывает правильность выбранного направления развития НСИ в компании.

«Татнефть» расширяет не только охваченные внедрением справочники, но и географию их использования. Проекты внедрения классификаторов МТР и активов получили свое дальнейшее развитие в ОАО «Нижнекамскшина» — крупнейшем предприятии нефтехимического комплекса компании, входящем в дочерний холдинг «Татнефть-Нефтехим». При создании классификаторов в дочерних предприятиях учитывается опыт проекта в материнской компании. Для них планируется использовать не только единые технические стандарты, но и единые стандарты построения и ведения нормативно-справочной информации.


НСИ: о чем идет речь?

Нормативно-справочная информация (НСИ) — условно-постоянная часть всей корпоративной информации. Система НСИ представляет собой набор справочников и классификаторов, в которых с единых позиций описывается вся та информация, которая нужна, чтобы сотрудники компании могли говорить на одном языке и в одних терминах.

Ее данные включают всю потребляемую и производимую компанией продукцию, ее детали, их всесторонние характеристики, наименования других организаций, с которыми приходится контактировать и т. п. Эти данные используются при формировании текущих документов. На крупных предприятиях основные данные поддерживаются специально предназначенной для этого службой ведения НСИ.

Из потребности в единой системе справочников и классификаторов вытекает необходимость в соответствующем программном обеспечении. Разработка полноценного программного обеспечения для управления НСИ началась не так давно; по мнению экспертов, данной сфере не более двух лет. Вместе с тем система НСИ — это не только программный продукт, но и целый комплекс мер, без которых внедренное программное обеспечение окажется пустой тратой денег. После внедрения системы существенную часть баз данных приходится наполнять вручную, в соответствии с требованиями и стандартами организации.

Онтологическая классификация — метод упорядочения и классификации объектов на основе формализации их существенных свойств, технических и потребительских характеристик, ключевых атрибутов и т. п. Основу классификации представляет разделение всего рассматриваемого множества объектов на классы — группы однородных объектов и формирование для каждого класса набора присущих ему свойств и возможных значений этих свойств. По сути, классы, их свойства и значения представляют собой описательные шаблоны-заготовки для формализации описаний объектов классификации. На этой основе для каждого объекта классификации формируется онтологический классификационный код вида: <КОД КЛАССА> {<свойство> — <значение1, значение2...>; <свойство> — <значение1, значение2...>; ...}. Далее на этой основе могут быть построены различные классификационные иерархии — навигаторы, структурирующие множество объектов по заданному принципу.

Навигатор — составляющая часть классификатора, позволяющая объединять классы материалов в различные группы и выстраивать структурные иерархии. Навигатор также позволяет устанавливать дополнительные ссылки и отношения между классами и группами классов. Он является инструментом поиска и подбора материалов в классификаторе материально-технических ресурсов, а также облегчает работу экспертов при его ведении.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями