Процедуры управления документацией весьма важны и для бизнеса, и для госорганов

Объем организационно-распорядительной документации, образующейся в ходе деятельности органов государственного управления, составляет более 250 млрд. листов ежегодно.

«В этих условиях особенно заметно отсутствие в стране четкой политики со стороны государства по отношению к документации и документационному обеспечению управления», — полагает директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Михаил Ларин. Упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба. После осуществления недавних административных преобразований документационное обеспечение управлением (ДОУ) выпало из поля внимания государства. Федеральное архивное агентство не может исполнять координирующие и надзорные функции в сфере ДОУ, никакому другому органу данная задача не поручена.

Стоимость создания одного бумажного документа составляет 50 рублей. Таким образом, сокращение количества создаваемых бумажных документов на 10% даст органам управления прямую экономию 12,5 млрд. рублей.

«В мире происходит ужесточение требований к документированию. Для соответствия им необходимо взаимодействие ИТ и ДОУ», — уверена Наталья Храмцовская, начальник обработки и архивного хранения документов «АПР-Банка». Чаще же, наоборот, начинается их противостояние, и шансов победить в этой борьбе у документалистов немного. Обычно ИТ-отдел имеет большее влияние на руководство, больший бюджет, участвует в бизнесе компаний и имеет высококвалифицированных специалистов. Последние годы научили ИТ-руководителей доказывать свою прямую пользу для бизнеса компаний. ДОУ же по-прежнему воспринимается как нечто обслуживающее и чисто затратное. Чем лучше на предприятии налажен документооборот, тем меньше ценятся сотрудники, его обеспечивающие, а сам он воспринимается как нечто естественное. Но именно эти сотрудники защищают организацию от неприятностей, обеспечивая соответствие документов существующим требованиям.

Часто мнение службы ДОУ при закупке систем электронного документооборота не учитывается, а во время их внедрения сотрудников ДОУ к этому процессу не подпускают. Между тем, у ИТ-специалистов нет необходимых для управления документами знаний и опыта.

Известна статистика, согласно которой в США лишь 20% внедрений систем электронного документооборота успешны. Эта цифра столь низка, в первую очередь, из-за отсутствия взаимопонимания служб ИТ и ДОУ. В свете этого одним из разумных решений может стать их объединение в рамках единого подразделения.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями