Digital Design представляет систему DocsVison 3.1

На определенном этапе многие предприятия начинают испытывать схожие проблемы, связанные с организацией документооборота. В частности, это потеря или длительность поиска документов в силу большого их количества, увеличение стоимости хранения, затруднение в организации процесса обработки бумажных документов, особенно когда они требуют группового редактирования, согласования, контроля исполнения. С развитием бизнеса для принятия управленческих решений также требуются все большие объемы дополнительной информации, которую уже невозможно готовить только на бумаге.

Подсистема WorkFlow в новой версии DocsVision 3.1 фактически стала инструментом программирования процессов, с помощью которого можно не только описывать маршруты и фиксировать время прохождения документов, но и реализовывать достаточно сложные сценарии обработки документов

Одна из систем автоматизации документооборота, которая предлагается на российском рынке, — DocsVision, разработанная в компании Digital Design. Система как таковая начала складываться из элементов заказных разработок еще в 1999 году. В конце 2002 года вышел продукт DocsVision 2.0, включающий модуль «Делопроизводство». В январе 2004 года Digital Design начала продвигать следующую версию — DocsVision 3.0, которая состояла из программной платформы и интегрированных приложений на ней — «Делопроизводство», «Управление процессами», а также дополнительных приложений «Управление договорным процессом» и «Управление качеством». На выставке SofTool 2004 в рамках DocFlow Day состоялось представление следующей, обновленной версии решения — DocsVision 3.1.

По словам Владимира Андреева, директора Центра компетенции электронного документооборота Digital Design, в новую версию был внесен ряд усовершенствований, являющихся результатом опыта использования решения DocsVision 3.0 в отечественных организациях. Наиболее масштабным был проект для Министерства экономического развития и торговли РФ, где документооборот является базовым бизнес-процессом, количество рабочих мест в системе здесь достигает нескольких сотен. В ходе проекта в электронное хранилище данных переведен архив документов, накопленных за предыдущие три года, а также документы, созданные и исполняемые в 2004 году.

В ходе проекта платформа DocsVision 3.0 была доработана в части надежности, масштабируемости и удобства сопровождения. Доработанный вариант и воплотился в версию DocsVision 3.1. Обновления можно разделить на четыре группы. Они реализованы для разработчика процессов и специалиста по внедрению; администратора; руководителя; пользователя.

Для удобства разработчика и внедренца в системе улучшена возможность настройки структуры учетных карточек документов в соответствии с особенностями конкретной компании, а также отчетов любой сложности. Причем сделать это можно, не прибегая к программированию. Расширены возможности по настройке нумераторов в системе. Теперь нумератор может быть привязан к типу карточки, к типу документа и к подразделению. Подсистема WorkFlow в новой версии фактически стала инструментом программирования процессов, с помощью которого можно не только описывать маршруты и фиксировать время прохождения документов, но и реализовывать достаточно сложные сценарии обработки документов, в частности, обмен данными с внешними системами, использовать средства электронной почты в рамках процесса.

В DocsVision 3.1 сделаны доработки, облегчающие администрирование системы. В частности, упрощено управление справочником сотрудников с помощью двусторонней синхронизации с Active Directory. Появилась возможность фиксировать права в системе на уровне ролей — это достаточно новая функциональность, которая, по словам Андреева, пока мало представлена в системах подобного рода. Кроме того, расширен набор функций для работы с журналом, что, по мнению разработчиков, должно упростить обнаружение проблем в работе системы и диагностику их причин.

Благодаря более тесной интеграции подсистемы отчетов DocsVision с Microsoft Excel появилась возможность автоматического создания аналитических отчетов о состоянии процессов обработки документов в компании. Вместе с тем упростились средства детализированного контроля действий пользователей при обработке заданий в рамках существующих бизнес-процессов. Эти улучшения предназначены для руководителей.

А для пользователей облегчен доступ к документам: теперь можно осуществлять все необходимые операции непосредственно из приложений Microsoft Office. Благодаря интеграции подсистемы WorkFlow с системой электронной почты, с документами можно работать непосредственно из программы почтового клиента.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями