Приближается время составления бюджетов на следующий год, и все руководители информационных служб заняты поиском путей сокращения расходов

Барт Перкинс работает в настоящее время в фирме Leverage Partners. Электронную почту ему можно направлять по адресу BartPerkins @ LeveragePartners. com
Конечно, отталкиваться нужно от имеющихся на сегодняшний день предложений поставщиков, но не стоит начинать биться с ними за каждую копейку до тех пор, пока вы не усвоите правило трех R (repetition, redundancy, rigor — повторяемость, избыточность, строгость), трех источников снижения существующих затрат.

Повторяемость: посмотрите на расходы, которые повторяются из раза в раз. Поднимите все счета за месяц и убедитесь в том, что вы действительно используете тот продукт или услугу, за которую выставлен счет. Возможно, каждая сумма в отдельности кажется небольшой, но исключение подобных ежемесячных затрат в течение года позволит сэкономить достаточно серьезные средства. В частности, счета, выставленные телекоммуникационными компаниями (а за год здесь набирается больше сотни страниц), могут включать в себя начисления за неиспользуемые каналы или услуги.

Избыточность: откажитесь от избыточных контрактов и поставщиков. Поддержание взаимоотношений с каждым из поставщиков и управление каждым контрактом требуют времени и денег. Консолидация позволит снизить издержки и добиться общего улучшения ситуации.

Руководителям распределенных корпораций нужно тщательно изучать контракты, заключаемые с филиалами. Очень часто в разных подразделениях подписываются договора с одними и теми же поставщиками. Замените контракты, заключенные на уровне подразделений, на договора корпоративного уровня.

Сократите число сотрудников, делающих закупки, ведь каждый означает дополнительные накладные расходы для компании. Вам придется координировать действия всех покупателей, не говоря уже о времени, которое требуется для ознакомления со сложными договорами, финансовыми моделями и архитектурой ИТ. Сокращение числа покупателей поможет не только снизить издержки, но и устранить избыточные закупки. Эту ситуацию хорошо охарактеризовал вице-президент одной крупной компании, работающей на рынке финансовых услуг: «Я просто поражен количеством сотрудников, которые обладают достаточными полномочиями для того, чтобы загнать в долги корпорацию с капиталом в 17 млрд. долл.»

Строгость: строгая дисциплина делает экономию устойчивой и постоянной. Постарайтесь регулярно производить следующие действия:

  • Консолидируйте закупки технологий с тем, чтобы добиться минимальной цены за единицу приобретаемой продукции и обеспечить соответствующий уровень цены продаваемого товара.
  • Убедитесь, что при планировании закупок учитываются как особенности создаваемой архитектуры, так и финансовые возможности.
  • Тщательно подготовьтесь к переговорам с поставщиками, постарайтесь заранее смоделировать их желания и потребности. Один известный поставщик, предлагающий услуги аренды настольных компьютеров, предоставил клиенту скидку в надежде на получение дополнительной прибыли от новой службы управления активами. Поставщики, выходящие на новые вертикальные рынки, обычно предлагают самые низкие цены первой группе клиентов, с которыми они собираются заключить договор.
  • Потребуйте предоставления полного отчета об экономической целесообразности всех проектов организации. Закройте проекты, у которых нет достаточно четкого обоснования.
  • Взимайте плату за право пользования услугами. Люди гораздо экономнее расходуют ресурсы, если это отражается на их бюджете. Разработайте последовательную, понятную и справедливую политику учета, чтобы избежать пинг-понга прибылей и убытков - передачи финансовых полномочий, приводящей к тому, что некоторые суммы не включаются в отчет о прибылях и убытках.
  • Позвольте поставщикам помочь вам в укреплении финансовой дисциплины. Один известный нам клиент сэкономил 18% от стоимости технической поддержки за счет того, что передал функции поддержки приложений (и персонала) внешней организации. Другому удалось сэкономить 40% после подписания договора об оказании услуг системного администрирования. Поняв, что ранее они поступали нерасчетливо, в дальнейшем оба клиента стали действовать осмотрительнее.
  • Чтобы стандартизировать процедуру закупок, сделать ее более логичной и согласованной, шире используйте электронные заказы и приобретения по каталогу.

Экономить станет гораздо проще, если вы заранее определите для себя базовый набор поставщиков. Эта точка отсчета открывает возможность поиска новых источников экономии. Вы поймете, куда на самом деле уходит большая часть денег (возможно, результат будет довольно сильно отличаться от ваших ожиданий), и сможете выявить расходы, о которых ранее вам ничего не было известно (и которые вам хотелось бы ликвидировать).

Используйте критерии трех R при подведении итогов в конце года и выявлении новых источников экономии. Ведь повторяемость, избыточность и строгость гораздо лучше пугающего и деморализующего четвертого R: RIF (reduction in force) — сокращения штатов.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями