ЛАНИТ демонстрирует систему полного цикла создания электронного архива

Компания ЛАНИТ совместно с ABBYY, «Крипто-Про» и Hewlett-Packard провела семинар для сотрудников информационных служб банков, производственных предприятий и архивов. На семинаре, называвшемся «Комплексное решение для создания электронного архива», обсуждались проблемы цифровизации архивов.

Электронные архивы обеспечивают более удобный и скоростной доступ к хранимым документам, однако полностью заменить бумажные не могут.

Проблема здесь в основном юридическая, поскольку для взаимодействия с государственными органами, которые пока не признают легитимность электронных документов, все российские компании вынуждены хранить бумажные оригиналы.

Решить эту проблему можно с помощью заключения специальных договоров о работе с электронными документами, заверения электронных копий нотариусом или освидетельствования электронных копий. Все эти процедуры базируются на законе об ЭЦП и являются лишь промежуточными вариантами по юридическому оформлению понятия «электронного документа».

У руководства предприятий возникает законный вопрос: если бумажный архив все равно необходим, то зачем дублировать его в электронном виде и поддерживать два типа хранения информации? Электронные архивы обеспечивают быстрый доступ к информации, поиск документов, в том числе и полнотекстовый, разграничение доступа к информации в случае, когда рискованно публиковать весь документ целиком, а также позволяют автоматически готовить отчеты и другую аналитическую информацию.

Сейчас электронные архивы эффективнее всего использовать в крупных организациях, обеспечивающих оперативный доступ к большому объему информации или занимающихся анализом плохо структурированной информации. Тем не менее компании уже могут переводить бумажный архив в электронный вид, поскольку решения для этого постепенно становятся все более доступными и эффективными.

Самый простой способ наполнения архива — перевод информации из других приложений, таких как системы документооборота или делопроизводства. Для создания соответствующего шлюза достаточно, чтобы и приложение, и архив имели какую-нибудь стандартную форму представления документов. В частности, в ЛАНИТ утверждают, что их архивная система LanDocs интегрируется со сторонними программами делопроизводства посредством универсального механизма представления данных XML. Если же подобных внешних систем нет, то придется наполнять архив напрямую — сканируя бумажные оригиналы, благо разработан полный набор технологий, автоматизирующих этот процесс.

Одним из продуктов, которые позволяют наполнять электронный архив документами, и является LanDocs, возможности которого демонстрировали на семинаре сотрудники ЛАНИТ. Технология организации архива в нем разделяется на три этапа: составление описи и дел, собственно сканирование и регистрация отсканированных документов. Первый этап позволяет автоматизировать сканирование целых пакетов документов в потоковом режиме.

Когда пакет документов отсканирован и «разобран», следует распознать тексты документов. Это можно проделать, к примеру, с помощью системы ABBYY FineReader для неформализованных документов или с помощью FormReader — для формализованных.

Прежде чем электронный документ помещать в архив, его нужно снабдить учетной карточкой, то есть зарегистрировать. Одна учетная карточка содержит ссылки на разные формы электронных документов: его сканированное изображение, распознанный текст или же модифицированные изображения, подготовленные для показа различным категориям пользователей. Если документ формализован, то его регистрацию можно выполнять автоматически по результатам распознавания. Все перечисленные операции реализуются в системе электронного архива LanDocs вместе с программой управления сканированием Batch LanImage и утилитой распознавания FineReader, которые образуют комплексное решение для создания электронного архива.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями