Система управления документооборотом помогла значительно ускорить процесс подготовки управленческой документации и увеличить скорость доставки информации.
Основанный в 1929 году Магнитогорский металлургический комбинат, один из первенцев советской тяжелой индустрии, сегодня входит в число 20 крупнейших сталелитейных компаний мира

Магнитогорский металлургический комбинат завершил первый этап внедрения и ввода в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота «БОСС-Референт», разработанную компанией «АйТи» на базе технологий Lotus Notes/Domino.

В настоящее время система установлена на 160 рабочих станциях в более чем 40 структурных подразделениях комбината. В апреле на ММК прошел семинар, в рамках которого руководители подразделений комбината рассказали о ходе проекта, о проблемах, возникших в процессе внедрения системы, и о способах их решения, примененных на ММК.

Магнитогорский металлургический

Основанный в 1929 году комбинат, один из первенцев советской тяжелой индустрии, сегодня входит в число 20 крупнейших сталелитейных компаний мира.

Это самый крупный в России металлургический комплекс с полным производственным циклом. Контрольный пакет акций ММК (58,1%) принадлежит руководителям предприятия, 17,8% акций находится в руках государства.

В 2000 году ММК произвел 10 млн. тонн стали, его мощности позволяют выпускать до 12 млн. тонн. ММК производит широкий спектр металлопродукции. Руководство комбината утверждает, что по объемам реализации продукции ММК имеет лучшие показатели среди металлургических предприятий страны. Около 60% своей продукции ММК отправляет на экспорт — в страны Юго-Восточной Азии, Ближнего Востока, Африки, Восточной Европы и СНГ, а также в США, Канаду, Финляндию и Италию.

За последние пять лет капиталовложения комбината составили около 500 млн. долл.

Информационная инфраструктура

Руководство Центра АСУ комбината рассматривает предприятие в виде двух моделей. ERP-модель отражает структуру ресурсов предприятия и управление ими. ИТ-модель позволяет управлять ИТ-инфраструктурой, уровнем услуг, которые обеспечивает ИТ-служба предприятия, набором приложений, парком серверов и пр. «Существует множество и других моделей, в разрезе которых мы рассматриваем наше предприятие, — говорит начальник Центра АСУ Юрий Ипатов. — Среди них — модели знаний и пр.».

На предприятии имеется около 7 тыс. компьютеров, объединенных в сеть. На верхнем логическом уровне управления в основном применяются базы данных Oracle и приложения на ее основе. В частности, на комбинате идет внедрение системы управления предприятием Oracle E-Business Suite. Внедрение модуля управления персоналом практически закончено, начато развертывание модулей финансового управления, управления закупками и материальными запасами. К верхнему логическому уровню в Центре АСУ склонны относить управление потоками документов.

Для мониторинга и управления технологическими процессами применяются базы данных Sybase Adaptive Server Anywhere на платформе ОС реального времени QNX.

Имеется развитая сеть intranet/extranet. Посредством Web заказчики размещают свои предложения на поставку сырья, заказы и наблюдают за их прохождением в оперативном режиме.

Место для «Референта»

На комбинате проводят четкую границу между управленческим и технологическим документооборотом. С технологическим, «зашитым» внутрь информационных систем, особых проблем не было. Немало нареканий вызывал документооборот управленческий.

Объем документов, имеющих хождение внутри ММК, огромен — около 4 млн. в год, причем есть все основания полагать, что их объем в будущем только вырастет. Как правило, документы для руководителей подразделений доставлялись кольцевой почтой — автомобилями, систематически объезжающими комбинат. Срок доставки документов нередко достигал трех дней. В какой-то момент такое положение дел перестало устраивать руководство.

Более года на ММК работала система электронного документооборота, реализованная на основе Microsoft Office. Когда стало ясно, что она не в силах справиться с потоком документов, встал вопрос о развертывании полноценной системы электронного документооборота. С инициативой его создания в апреле 1999 года выступил начальник административного управления комбината.

Были определены цели системы, набор основных требований к ней, подходы к внедрению. В частности, одной из главных задач системы было заявлено ускорение информационных потоков предприятия. В числе других — интеграция пространства документов, применяемых на комбинате, обеспечение прозрачности управления, контроль исполнительской дисциплины.

Оценив ресурсы, необходимые для создания системы документооборота силами собственных разработчиков, на ММК решили приобрести готовый, «хорошо зарекомендовавший себя» программный продукт, который мог бы послужить ядром для развертывания системы электронного документооборота предприятия. В качестве возможных кандидатов рассматривались «БОСС-Референт», Documentum, «Дело» компании «Электронные офисные системы», Oracle InterOffice. В итоге выбор пал на платформу Lotus Notes и систему «БОСС-Референт». В качестве ИТ-консультантов были выбраны компании «АйТи» и «СофтИнКом» (партнер «АйТи» в Магнитогорске).

К моменту начала внедрения ММК располагал схемами и описаниями бизнес-процессов, потоковыми диаграммами, описаниями схем документооборота внутри предприятия. В дальнейшем это значительно облегчило внедрение.

На Магнитогорском металлургическом комбинате развернуто около 200 рабочих мест Lotus Notes, из них 160 оснащено системой «БОСС-Референт»

Внедренческий проект

В июне 2000 года ММК подписал договор на поставку и внедрение системы «БОСС-Референт». По мнению Игоря Чернявского, начальника лаборатории управления ИТ Центра АСУ комбината, представители административного, правового и других управлений ММК, охваченных проектом, подошли к процессу внедрения активно, творчески, что во многом предопределило успех проекта.

В июле того же года началось предпроектное обследование предприятия. Параллельно осуществились поставка первых 40 лицензий системы и обучение первых групп пользователей — инспекторов делопроизводства (на ММК предпочитают использовать именно этот термин вместо привычного «секретарь»). В декабре прошли обучение ИТ-специалисты комбината.

Для осуществления внедрения системы была создана рабочая группа, которая включала в себя заинтересованных пользователей различных подразделений ММК, а также специалистов компаний «АйТи» и «СофтИнКом».

В ноябре стартовал пилотный проект. В феврале 2001 года по результатам пилотного внедрения был составлен план доработок. Некоторые модули, которых не оказалось в стандартной поставке, были разработаны «с нуля» силами ИТ-специалистов комбината и партнеров по внедрению.

К июню 2001 года доработки были реализованы, после чего началась промышленная эксплуатация системы в ряде подразделений. Одновременно формировалась программа перспективного развития системы на 2002 год.

В ходе реализации проекта пришлось столкнуться с непониманием со стороны пользователей. Потребовалось проведение серьезной разъяснительной работы, призванной довести до сознания ряда руководителей мысль о том, что система нужна для ускорения движения информации, для формирования новой культуры взаимоотношений между подразделениями.

На первом этапе была налажена связь между канцеляриями подразделений, а точнее — между инспекторами делопроизводства (большинство руководителей не работают непосредственно с электронными документами, доверяя эти функции своим секретарям).

По мере развертывания системы обнаружились недочеты существующей на комбинате нормативной базы. Ее оказалось недостаточно для обеспечения эффективного использования электронных документов: хотя они доставляются гораздо быстрее, чем документы бумажные, пустить их в работу зачастую оказывается невозможно, поскольку руководители подразделений настаивают на том, чтобы в их руки попадали документы с подписью и печатью. В настоящее время идет работа по усовершенствованию этого процесса.

Параллельно рассматривается вопрос о подключении к работе с электронными документами не только инспекторов делопроизводства, но и других сотрудников.

Утвержден альбом стандартных форм — шаблонов Lotus Notes, на основе которых готовится большая часть документов в системе. Кроме того, на платформе Lotus Notes создан ряд дополнительных приложений для бизнес-подразделений ММК, в том числе для правового управления, отдела импорта и др. В частности, разработан модуль контроля исполнения приказов и распоряжений. Сейчас он позволяет следить за исполнением поручений генерального директора и его первого заместителя. В дальнейшем круг руководителей будет расширен. Идет также работа над созданием системы, которая должна облегчить обработку заявок на доступ к информационным ресурсам и ускорить их согласование.

Примечательно, что, как отмечают сотрудники ИТ-служб комбината, проект значительно поднял их престиж и уровень доверия к предложениям, которые выдвигают ИТ-специалисты.

Развернутая система

Владимир Чечулин, заместитель начальника Центра АСУ ММК, самым главным эффектом от автоматизации документооборота считает ускорение движения информации. На комбинате ожидают получения существенного экономического эффекта от реализации этого проекта.

Очень важно, по мнению Чечулина, что система электронного документооборота оказалась востребована пользователями: «Они просят нас побыстрее установить им эту систему». На комбинате поговаривают: «Если у вас не стоит ?БОСС-Референт?, значит, вам его не доверяют».

В настоящее время в систему вводятся административно-управленческие документы (приказы, распоряжения, протоколы и пр.) за прошлые годы. Правовое управление комбината планирует ввести документы за последние десять лет. В базе данных справочно-правовой системы уже находится более 15 тыс. документов.

В ряде подразделений инспектора делопроизводства ведут в среде Lotus Notes справочники, календари и пр., обеспечивают доставку информации на мобильные устройства своих начальников.

Несколько десятков пользователей работает в среде Lotus Notes без использования «БОСС-Референт», применяя другие приложения. Некоторые просматривают документы Notes через браузеры. Доступ к документам регламентирован в соответствии с внутренними стандартами информационной безопасности предприятия.

Чтобы обеспечить удаленным пользователям (в частности, тем, кто находится в командировке) работу с электронными документами, реализован доступ к базе документов Lotus Notes через Internet.

Ведутся работы по обеспечению связи руководителей подразделений с информационной системой предприятия с помощью карманных компьютеров семейства Palm (в перспективе, вероятно, их заменят устройствами с Windows CE). Менеджеры получают доступ к документам и сообщениям Lotus Notes прямо с мобильных устройств. Их приобретение становится для руководителей и вопросом реальной бизнес-необходимости, и вопросом имиджа. В дальнейшем все больше руководителей будут применять карманные компьютеры.

Ближайшие перспективы

Согласно программе развития системы электронного документооборота на 2002 год, ее совершенствование планируется вести в трех направлениях.

Первое — проведение организационных мероприятий: доработка документов, регламентирующих работу с системой, подготовка кадров для служб, участвующих в эксплуатации системы, и пр.

Для обслуживания и развития системы электронного документооборота на комбинате в Центре АСУ создано специальное бюро. Аналогичное бюро планируется открыть и в административном управлении ММК. Главной его задачей станет анализ использования системы и выработка шагов по дальнейшему ее развитию с точки зрения бизнес-подразделений. Кроме того, планируется продолжить обучение работе с системой инспекторов делопроизводства и других сотрудников комбината, участвующих в процессе подготовки документов и работе с ними.

Второе направление развития — «географическое» расширение системы в масштабах предприятия. Планируется подключить к системе инспекторов делопроизводства всех подразделений комбината и расширить круг сотрудников, работающих с электронными документами. Кроме того, предстоит осуществить постепенный перевод пользователей обычной электронной почты на платформу Lotus Notes, с тем чтобы обеспечить однородность всей работы с документами на комбинате.

Третье направление — развитие функциональных возможностей системы. В первую очередь усилия будут сосредоточены на повышении эффективности работы пользователей с системой. ММК предполагает осуществить постепенный перенос в систему электронного документооборота большей части обрабатываемых документов. Уже в этом году рассчитывают отказаться от работы с некоторыми категориями бумажных документов, прежде всего с информационными сообщениями.

Кроме того, на базе платформы Lotus Notes планируется реализовать средства для проведения электронных форумов, ведения проектной документации, баз знаний по отдельным подразделениям и в целом по комбинату.

Одна из важнейших задач на ближайшую перспективу — предоставить руководству ММК единый интерфейс для работы с информацией из различных систем. Как один из вариантов решения рассматривается использование Lotus Notes для реализации этих целей.

Среди других направлений по совершенствованию системы электронного документооборота были названы потоковое сканирование и автоматизация работы с факсами. Еще одной важной технологической задачей станет интеграция с модулем управления персоналом Oracle Applications.

Для развития системы внешнего документооборота планируется внедрить средства криптозащиты и электронной цифровой подписи. В феврале была создана рабочая группа, которая занялась решением этой задачи. На первом этапе предполагается использовать шифрование и ЭЦП для связи с дочерними предприятиями, в перспективе — с госорганами и контрагентами.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями