Быстрый рост заставил «Комплектcервис» произвести изменения в ИТ-инфраструктуре
Существенным плюсом системы Юрий Адонин считает наличие в ней стержневой бизнес-концепции, опираясь на которую компания может расширять свой бизнес, используя заложенные в систему возможности

Компания «Комплектcервис» специализируется на поставках сырья, комплектующих, полуфабрикатов, оборудования и инструментов для производства, монтажа и контроля качества оконных и дверных конструкций из пластика, дерева и алюминия ведущих европейских производителей. Ее клиенты — российские фирмы, занимающиеся производством и установкой окон и дверей.

«Комплектсервис» — это мощная товаропроводящая сеть с территориально развитой инфраструктурой складского хранения, продаж и доставки товаров потребителям. Центральный офис и склад компании расположены в подмосковном Подольске, а десять филиалов охватывают практически всю страну — от Петербурга до Владивостока.

«Комплектcервис» входит в холдинг Unisale, в составе которого имеются компании, занимающиеся оптовой торговлей стройматериалами, сантехникой, а также производством окон и дверей.

Прежняя ИТ-инфраструктура

До весны прошлого года основу информационной системы предприятия составляла учетная система, созданная руками собственных разработчиков. По мнению Юрия Адонина, директора компании «Комплектcервис» по автоматизации и информационным технологиям, прежняя система имела ряд серьезных недочетов. В частности, были недостаточно интегрированы между собой товарный, финансовый и бухгалтерский контуры. В каждом из них имелась отдельная база данных, построенная на основе Microsoft Access. Следствием разобщенности подсистем стали повторный ввод данных, кропотливые сверки и, в конечном итоге, сложность получения целостной картины о товарных и материальных потоках.

Быстрое развитие роста компании и последовавший за ним рост объемов обрабатываемой информации привели к тому, что старая система уже не справлялась с обработкой данных. Участившиеся сбои приводили к паузам в ключевых бизнес-процессах, которые оборачивались потерей части клиентов, упущенной прибылью и прочими неприятностями.

Ответственный выбор

Руководство компании пришло к выводу о необходимости серьезных изменений в ИТ-инфраструктуре. Как один из вариантов рассматривалась возможность модификации приложений с целью перевода системы с файл-серверной архитектуры на клиент-серверную с использованием СУБД на базе SQL. Однако по трудоемкости этот вариант был сопоставим с разработкой абсолютно новой системы.

В «Комплектcервисе» предпочли приобрести готовый, тиражируемый программный продукт. Компании нужна была гибкая система, способная учесть специфику предприятия и поддержать его развитие.

Выбор пал на систему Navision Financials, развитие которой специалисты «Комплектcервиса» отслеживали с момента появления ее Windows-версии.

«На наш взгляд, она эволюционировала в правильном направлении — от закрытых внутренних стандартов и протоколов к открытым промышленным стандартам, от собственной закрытой СУБД к поддержке работы с Microsoft SQL. Система стала более гибкой и масштабируемой, а компания Navision заметно укрепила свои позиции на российском рынке, значительно расширив число партнеров по внедрению», — считает Адонин.

Основными аргументами в пользу приобретения готового продукта стали необходимость создания интегрированной системы, обеспечивающей предоставление точной и полной информации о текущих операциях компании, сложность реализации такой системы на основе существовавшей ранее ИТ-инфраструктуры, а также более развитые возможности информационной безопасности новой системы.

Внедрение на старте

В апреле 2001 года договор с компанией «Импакт-Софт» о покупке и внедрении системы Navision Financials 2.6 был подписан. Приказом генерального директора был создан Совет КИС — координационный совет внедренческого проекта. В него вошли топ-менеджеры — генеральный директор и руководители подразделений: коммерческий директор, директор по логистике, финансовый директор и директор по автоматизации и ИТ. В ведении координационного совета были стратегические вопросы, касающиеся данного проекта, а также общий контроль его выполнения.

В подчинении у совета находились две рабочих группы, на которые было возложено решение оперативных вопросов. В первую группу вошли менеджеры среднего звена — руководители отделов и участков, досконально знающие свою предметную область и особенности ведения операций в ней, во вторую — ключевые ИТ-специалисты.

В рамках договора с «Импакт-Софт» все они прошли соответствующее обучение. Это помогло пользователям познакомиться с возможностями новой системы и быстрее адаптироваться к новому инструменту ведения бизнеса. Кроме того, обучение ключевых бизнес-пользователей впоследствии помогло ИТ-специалистам более оперативно решать вопросы, касающиеся процесса внедрения.

Как показали дальнейшие события, решение о вовлечении в проект ключевых бизнес-пользователей полностью себя оправдало. Оно позволило ускорить процесс внедрения и, что немаловажно, значительно снизило сопротивление со стороны рядовых сотрудников в отношении проведения в жизнь изменений.

К середине июня 2001 года было завершено обучение пользователей и началось собственно внедрение. К опытной эксплуатации системы приступили в сентябре.

Шаг за шагом

Развертывать систему начали с отдела продаж, поскольку непосредственную работу с клиентом руководство компании сочло наиболее важной для успеха бизнеса фирмы. Кроме того, именно этот участок был самым слабым звеном старой информационной системы, именно здесь ее сбои оказывались наиболее болезненными для компании. Следом за отделом продаж на новую систему были переведены товарный учет и расчеты с клиентами.

С середины октября началась опытно-промышленная эксплуатация первых внедренных модулей. Цепочка рабочих мест пользователей различных отделов, действовавших в рамках одного бизнес-процесса, была оборудована клиентскими оболочками сразу двух систем — старой и новой, при этом работа одновременно велась в обеих системах. Эта цепочка охватывала весь процесс продаж, начиная от приема заказов, внесения клиентских оплат, финансового контроля отгрузок и заканчивая отгрузкой и доставкой продукции покупателям. Ведение операций в двух системах одновременно доставило массу хлопот как ИТ-специалистам (пришлось организовать двунаправленный шлюз для обмена данными между ними), так и сотрудникам, вовлеченным в опытно-промышленную эксплуатацию новой системы, однако дало возможность руководству убедиться в том, что в работе двух систем нет серьезных расхождений.

С середины ноября началась промышленная эксплуатация внедренных модулей Navision Financials. Как заметил Адонин, это время было выбрано не случайно. Бизнес «Комплектcервиса» подвержен сезонным колебаниям, свойственным строительной отрасли в целом: подъем спроса наблюдается примерно с апреля по ноябрь. Ввод системы в промышленную эксплуатацию был спланирован на начало спада сезонного спроса.

Следующим шагом проекта стало развертывание системы на всю логистическую цепочку «Комплектcервиса». К настоящему времени «Комплектcервис» приобрел 51 лицензию Navision Financials (в дальнейшем, по-видимому, будут закуплены дополнительные лицензии). В промышленную эксплуатацию запущены контуры закупок, продаж, управление складами и отгрузкой товаров в филиалы. С помощью новой системы ведутся расчеты с клиентами, поставщиками, мониторинг денежных потоков и все основные бизнес-операции. Перевод бухучета на Navision Financials, вероятнее всего, будет осуществлен к концу года.

Опыт внедрения и использования

По мнению генерального директора компании «Комплектcервис» Анатолия Литвинова, успех проекта во многом предопределило единство действий команды топ-менеджмента, а также настойчивость и решимость в его реализации. Именно бизнес-менеджеры были его «движущей силой». «Локомотивом» внедрения выступил финансовый директор Константин Купчик. По его мнению, информационная система представляет собой инструмент мониторинга бизнеса — своего рода приборную доску, куда поступают данные о работе предприятия. Более удобный и точный, этот инструмент помогает принимать объективные, правильные управленческие решения.

Несколько неожиданной проблемой, возникшей на стадии внедрения, оказалась нехватка квалифицированных специалистов, умеющих создавать программные расширения для системы. Похоже, на рынке труда их сейчас недостаточно. Открываются новые центры решений (партнеры по внедрению) Navision, растет клиентская база, поэтому специалисты по продуктам этой компании идут, что называется, нарасхват. Выход был найден путем обучения, а затем самообучения ИТ-специалистов компании.

Важным преимуществом новой системы руководство предприятия считает то, что в процессе внедрения удалось адаптировать ее к существующей структуре бизнес-процессов, не внося существенных изменений ни в эту структуру, ни в сами бизнес-процессы. Единственное, к чему пришлось привыкать пользователям после перехода на новую систему, — к аккуратности при ведении операций в системе. Как и во многих других западных продуктах, внесение изменений в документы, ставшие основой для уже выполненных транзакций, в Navision Financials не приветствуется.

Оснащение филиалов

Главное направление работ на ближайшее время — создание единой интегрированной информационной системы, охватывающей центральный офис и филиалы. Планируется реализовать систему на основе децентрализованной архитектуры с серверами приложений и баз данных на местах и периодическим тиражированием данных. На сегодня филиалы работают в старой системе, однако уже к маю (к началу сезонного подъема продаж) их планируется перевести на Navision Financials.

По словам Адонина, предполагается адаптировать уже опробованную методику внедрения применительно к филиалам, «обкатать» ее в одном из них, после чего тиражировать на остальные филиалы. Ну и конечно же, знакомить ИТ-специалистов и ключевых бизнес-пользователей филиалов с работой их коллег в центральном офисе.

По оценке Адонина, значительную часть работ по внедрению системы в филиалах придется осуществлять силами собственных сотрудников «Комплектcервиса». При этом вряд ли возникнут технические проблемы, поскольку технические решения тиражировать несложно. Вероятнее всего, наибольшую сложность на местах составят проблемы организационные. А их необходимо решать, мобилизовав собственные силы.

Планы

Совершенствование работы с клиентами, используя для этого возможности новой системы, вероятнее всего, станет основным направлением работ в нынешнем году. По мнению Адонина, Navision Financials предоставляет для этого разнообразные средства. В частности, система позволяет резервировать за клиентом товар, приход которого ожидается согласно одной из заявок на закупку задолго до того, как товар появится на складе. Это позволит улучшить отношения с клиентами, увеличить товарооборот и финансовый оборот компании без расширения складских площадей.

Кроме того, «Комплектcервис» предполагает освоить аналитическую обработку данных о клиентах, поставщиках, товарах и отдельных сделках на основе информации, которую система аккумулирует в своей базе данных.

После внедрения Navision Financials в «Комплектcервисе» планируют заняться изучением следующей версии этого продукта — Attain. Компанию, в частности, интересуют возможности системы по поддержке электронной коммерции для организации взаимодействия через Internet с заказчиками и поставщиками, например, для размещения заказов и отслеживания их прохождения посредством Сети.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями