Даешь электронный документооборот!
Именно так, по мнению участников научно-практической конференции «Технологии управления корпоративными знаниями и электронный документооборот», надо внедрять системы автоматизированного делопроизводства. Конференция, организованная компаниями «АйТи» и Xerox при поддержке IBM, собрала более 100 человек, представлявших 60 организаций и предприятий из различных отраслей. Кроме пленарных выступлений были представлены сканирующие комплексы на базе решений «АйТи» и ABBYY, а также копировальная техника Xerox.
Текущее состояние дел с внедрением электронного документооборота во многих организациях представляет серьезную проблему для повышения общей эффективности, управляемости и контроля. По данным ВНИИДАД, лишь 5% общего объема документов циркулирует сегодня в электронном виде, поэтому бывает легче сделать документ заново, чем найти в ворохе бумаг нужный. Один из путей выхода из «документального тупика» — создание информационных порталов, интегрирующих все компоненты корпоративных знаний. Применение порталов, по мнению Александра Миронова, директора департамента консалтинга по информационным технологиям «АйТи», дает компаниям своеобразный «клей», позволяющий объединять все формы общения ее сотрудников и клиентов для выявления знаний, начиная от нахождения людей, знающих проблему, и кончая созданием нового знания. При этом все этапы работы оказываются четко документированы.
Опыт организаций по созданию систем автоматизации документооборота, представители которых выступали на конференции, свидетельствует, что внедрением документооборота и управлением корпоративными знаниями надо, как и информационной безопасностью, заниматься постоянно. Заместитель начальника отдела делопроизводства Управления МНС по Москве Ольга Расчетнова отметила, что переходить на автоматизированный документооборот надо было полностью и сразу во всех структурах ведомства, насчитывающего 700 человек, сидящих в 33 отделах. Пока, к сожалению, налоговикам не удается в полной мере ощутить все преимущества системы «БОСС-Референт»: в пилотном проекте задействовано только три отдела, через которые проходит не весь поток из 170 тыс. документов, обрабатываемых УМНС в год. Вместе с тем проект позволил говорить о начале формирования новой культуры работы и дисциплинировал сотрудников: действительно, что лучше — ждать, пока принесут бумажный документ, либо начинать работать с его электронной версией?
Весьма интересным для участников конференции было выступление «Управление знаниями на основе технологий Lotus в МВД РФ», сделанное Валерием Кудрявцевым, начальником отдела Главного штаба МВД. Перед министерством стоит достаточно нетривиальная задача — собрать, обработать и проверить за ночь всю информацию, поступающую из всех региональных ГУВД и УВД, а утром доложить о текущей ситуации в стране. Данные передаются по всем имеющимся каналам — телефон, факс, ведомственная почта ДИОНИС, курьеры и т.п., позволяя, в случае их эффективного анализа, построить комплексную картину, адекватно отражающую настроения и обстановку вплоть до города и района. Данные, обработанные на шести серверах Главного штаба, консолидируются Web-сервером на базе Lotus Domino и через систему «Сводка» поступают в подразделения центрального аппарата МВД. В перспективе данная архитектура должна быть развернута на уровне штабных подразделений всех 89 субъектов Федерации.
Конференция завершилась круглым столом «Электронный документооборот: тенденции, прогнозы, опасения», который выявил ряд принципиальных моментов. Так, оказалось, что до сих пор нет единого определения терминов «документооборот» и «делопроизводство», по-разному понимаемых в государственных и коммерческих предприятиях. Для первых делопроизводство и документооборот — синонимы, а для вторых делопроизводство составляет незначительную, «канцелярскую» часть документооборота, охватывающего бизнес-процессы предприятия. Самую бурную дискуссию вызвало обсуждение возможных «болевых точек», мешающих успешной реализации корпоративных систем электронного документооборота и управления знаниями. Наиболее серьезным сдерживающим фактором становится субъективизм руководителя предприятия, иногда с трудом признающего необходимость «электронной резолюции». Поэтому, по мнению представителя Минатома, для успешного внедрения системы документооборота сотрудники канцелярии должны брать на себя «воспитание» руководителя.