Применение технологий Microsoft в разработках систем делопроизводства и документооборота

Представительство Microsoft, сертифицированный партнер корпорации — Научно-технологический центр Института развития Москвы (НТЦ ИРМ) и Управление развитием систем и проектов строительного комплекса города Москвы провели семинар «Применение технологий Microsoft в разработках систем делопроизводства и документооборота».

Участникам семинара были продемонстрированы возможности автоматизации делопроизводства с применением Microsoft Office, Microsoft SQL Server и Exchange. Представители организаций, использующих подобные системы, рассказали о методике и этапах внедрения, об опыте их эксплуатации.

НТЦ ИРМ обеспечивает своих клиентов комплексными решениями в области системной интеграции. Центр разработал и внедрил в ряде столичных организаций, в том числе в Аппарате Правительства Москвы, серию продуктов DIS:Class («Золушка»), решающих задачи расширенного документооборота: формирование архивов документов с разграничением прав доступа, создание баз знаний и автоматизация пересылки документов в электронном виде, организация согласования документов в форме электронной конференции с оперативным сбором информации о ходе исполнения поручений и др.

Следует напомнить, что наличие электронного документооборота не отменяет бумажного. И целью автоматизации документооборота является перенос в электронную форму именно существующего порядка работы с документами, который выявляется на первом этапе внедрения — обследовании особенностей сложившегося документооборота организации и составлении проекта автоматизации. Эффект же от внедрения системы автоматизированного делопроизводства состоит в экономии материально-технических затрат, полном контроле за документооборотом, экономии времени сотрудников при работе с документами, например, при поиске по известному атрибуту или набору атрибутов.

Зарекомендовавшая себя в муниципальных структурах столицы технология DIS:Class интегрируется в состав более обширных решений. В DIS:Class в соответствии с традициями классического российского делопроизводства каждый документ имеет регистрационно-контрольную карточку, в которой отражается ход исполнения поручений; к карточке прикреплены файлы оригиналов документов.

В качестве хранилища документов используется Microsoft Exchange, что обеспечивает стандартные функции делопроизводства: регистрацию исходящей и входящей почты в многоуровневой карточке, подготовку справок, сводок и отчетов по всему объему документов, разделение прав доступа по подразделениям и исполнителям вплоть до отдельных полей документа. Использование Exchange позволяет также реализовать возможность по регистрации и контролю исполнения каждого пункта распорядительного документа в отдельности, полнотекстовый поиск по содержимому документа, автоматическую отправку поручений и напоминаний по электронной почте, доступ к документам через Internet и т.д. Кроме того, система интегрирована с пакетом распознавания текстов FineReader, что позволяет просматривать оригинальный документ в электронном виде.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями