Если спросить руководителей информационной службы практически любой компании, что не дает им спать по ночам, их ответы могут показаться неожиданными. Нет, вовсе не обязательно это мысли о вирусных атаках или даже о развертывании систем электронной коммерции.

Необходимость управлять почти невероятным количеством неструктурированной информации, объем которой, согласно прогнозам компании The Yankee Group, в обозримом будущем будет расти на 200% ежегодно, является одной их основных причин бессоницы руководителей информационной службы практически любой компании. Поскольку предприятиям необходимо своевременно доставлять своим заказчикам и бизнес-партнерам оперативную информацию через Web, средства управления документами и управления знаниями становятся центральными компонентами корпоративной инфраструктуры электронного бизнеса. Именно поэтому в первую очередь необходимо упростить процесс публикации на Web-сайте компании самых разнообразных материалов, от спецификаций на продукты до прайс-листов.

Эффективное управление всей деловой документацией способно самым непосредственным образом отразиться на финансовых показателях любой компании. Перевод бумажных документов в цифровое представление, по которому в дальнейшем можно осуществлять интерактивный поиск, способен сократить затраты на их печать и рассылку и сделать информацию более доступной для соответствующих сотрудников. Решив задачи управления информационным наполнением, предприятия смогут повысить качество и оперативность информации, размещаемой на своих Web-сайтах, сократить затраты и поддерживать необходимые темпы интеграции в электронный бизнес. Сделав еще один шаг и вооружившись системами управления знаниями, предприятия смогут эффективно манипулировать потоками работ и организовывать на базе Web совместную работу сотрудников в рамках всех своих основных бизнес-процессов.

Для того чтобы решить сложную проблему, иногда необходимо отступить на шаг назад и осознать очевидное. Это, безусловно, относится и к управлению документами. Многие упускают из виду, что эти решения в первую очередь помогают освободиться от шкафов, забитых самыми разными документами, начиная от бизнес-планов и заканчивая заметками, сделанными во время коллективного обсуждения какой-либо проблемы. Все эти материалы можно опубликовать в корпоративной сети intranet. Достаточно просто создать архив всех этих документов в цифровом виде, отсканировав и обработав полученные файлы программами распознавания, которые преобразуют бумажные документы в электронный вид. При реализации проектов, предусматривающих перевод в цифровой формат большого количества документов, имеет смысл воспользоваться специализированными системами.

Организация цифровых активов

Преобразование бумажных документов в цифровые открывает новые возможности для значительного сокращения затрат. Функции поддержки потоков работ, к примеру, позволяют передавать формы и документы определенным сотрудникам путем выполнения стандартных процедур в рамках автоматизированных бизнес-процессов. Такие продукты, как Optix компании MindWrap и DocuTreev компании Treev, соответствуют требованиям корпоративного уровня, предлагая встроенные функции поддержки потоков работ, а также сканирования и индексации в пакетном режиме и различные возможности хранения.

Нельзя игнорировать необходимость в полных и в то же время интуитивных механизмах поиска. Для определения местонахождения данных можно порекомендовать новый класс технологий поиска, таких как RetrievalWare компании Excalibur Technologies. Последняя позволяет индексировать и выполнять поиск документов более чем в 200 форматах. Такие документы могут размещаться в файловых серверах, в системах поддержки совместной работы, базах данных, в системах управления документами и на Web-сайтах. Особо стоит отметить, что RetrievalWare предлагает исключительные возможности создания запросов на естественном языке и нечеткого поиска.

Управление информационным наполнением Web

На следующем уровне находятся продукты управления информационным наполнением: дорогие, часто требующие консультаций при установке и, как правило, нуждающиеся в постоянной поддержке ИТ-персонала. Тем не менее не стоит упускать из виду, что, используя их достаточно долго, можно добиться немалой экономии времени и средств, так как они позволяют менять целевое назначение документов или использовать их различным образом. Так, руководство по обслуживанию может публиковаться в сети intranet для подготовки специалистов, а также размещаться во внешней базе знаний, доступной для клиентов компании.

Приложения, относящиеся к этой группе, обычно можно разделить на две категории: решения для управления информационным наполнением Web и комплексные решения управления знаниями, которые сочетают в себе возможности управления информационным наполнением с функциями групповой работы.

Чтобы опубликовать информационное наполнение в сети, самое важное — создать своего рода самообслуживающуюся среду, которая позволяет создателям информации во всей организации (в отделах маркетинга, кадров, исследований и разработки и т.д.) принимать участие в публикации информации в Web. Многие системы первого поколения, такие как Vignette StoryServer и Interwoven TeamSite, уже упрощали процесс передачи материалов в Web. Они отделяли структуру от информационного наполнения, позволяя авторам материалов публиковать обновленный текст, не изучая предварительно HTML и давая возможность Web-разработчикам сосредоточиваться на структуре и архитектуре сайта. Более того, эти системы организовывали потоки работ таким образом, чтобы все сотрудники работали как единая команда. Но, предлагая эти преимущества, данные продукты возлагали дополнительную нагрузку на разработчиков, требуя от них создания сценариев для реализации необходимых шаблонов.

Современные решения управления информационным наполнением дают возможность пользователям, не обладающим техническими навыками, создавать материалы с помощью настольных приложений, таких как Microsoft Word, и без труда публиковать эти материалы на Web-сайте. Они также позволяют администраторам передавать данные в Web по мере необходимости или в соответствии с расписанием и предлагают простые графические инструменты для создания потоков работ, которые автоматически передают обновленную информацию для утверждения по инстанциям.

Еще одно важное преимущество подхода, предусматривающего отделение информации от архитектуры, состоит в том, что современный инструментарий управления информационным наполнением, как правило, позволяет работать с материалами в форматах, приемлемых для различных устройств, таких как карманные компьютеры с Windows CE, устройства Palm и сотовые телефоны, поддерживающие протокол WAP.

К таким решениям относятся новые версии продуктов компаний Vignette и Interwoven, а также продукты NCompass Resolution, FileNET Panagon и Documentum 4i eBusiness Edition.

Ярким примером системы из категории управления информационным наполнением Web является пакет Openpages ContentWare Suite, и на нем стоит остановиться несколько подробнее. Во-первых, ContentWare поддерживает документы, созданные в офисных приложениях. Документы Microsoft Word можно конвертировать в Web, не меняя их структуры и графики. Во-вторых, база данных ContentWare отслеживает множество метаданных, почти 100 атрибутов, что позволяет значительно увеличить точность при поиске. Кроме того, это один из очень немногих продуктов, способных преобразовывать файлы, подготовленные в профессиональных системах подготовки публикаций, в том числе в QuarkXPress и Adobe InDesign.

Управление знаниями

К наиболее развитым системам управления документами относятся решения управления знаниями, такие как Hummingbird Fulcrum KnowledgeServer и OpenText Livelink. Эти продукты обычно включают в себя модули управления документами, работы с изображениями и маршрутизации, но при этом не обязательно поддерживают расширенные возможности для создания Web-сайтов. Система Livelink стоит особняком, поскольку предлагает превосходные возможности поддержки дискуссионных групп, включающие в себя функции совместной работы.

Что же касается систем для управления документами и поддержки совместной работы, то неплохие перспективы у Lotus Domino.Doc. Он будет поддерживать необходимые функции управления документами, такие как механизм изъятия документа с блокировкой оригинала и копирования обратно после модификации, поддержка версий документов, полнотекстовый поиск и работа с профилями пользователей. А с помощью Lotus Sametime, системы для организации совместной работы, потребители смогут поддерживать механизмы мгновенной доставки сообщений и создавать базы знаний на основе важных документов.

В бытность генеральным директором корпорации Hewlett-Packard Лью Платт однажды посетовал: «Если бы HP было известно все, что знают сотрудники HP, мы смогли бы работать втрое эффективнее». Фактически все, что известно компании, заключено в ее документации. Системы управления документами помогут компании накапливать и использовать знания, с тем чтобы добиться максимальных преимуществ перед конкурентами.


Три уровня управления документами

Управление документами начинается с преобразования бумажных документов в цифровой формат, что делает возможным поиск. На следующем уровне находятся решения управления информационным наполнением, которые позволяют принимать участие в процессе публикации в Web пользователей, не обладающих техническими навыками, а также строить этот процесс с учетом правил управления потоками работ. К решениям самого высокого уровня относятся системы управления знаниями, сочетающие в себе функции управления информационным наполнением с возможностями интеграции с информационной инфраструктурой компании и поддержкой групповой работы

Из бумажных документов в цифровые

a) Распределенная рабочая группа сканирует объемные документы — маркетинговые брошюры, правила работы, руководства и техническую документацию

b) Отсканированные файлы передаются на рабочие станции, где установлены системы распознавания для редактирования и преобразования в файлы PDF и HTML, поддерживающие возможности поиска

c) Полученные в результате электронные документы публикуются в Web, хранятся на серверах файлов или размещаются в хранилище управления документами

Управление информационным наполнением Web

d) Сотрудники предприятия, в том числе отделов маркетинга, кадров, инжиниринга и других, создают и обновляют информационное наполнение Web с помощью привычных офисных приложений

f) Новая и обновленная информация, например специальные предложения, объявления о вакансиях и описания продуктов, передаются на утверждение соответствующим менеджерам

j) После утверждения информация публикуется на Web-сайте компании. Информационное наполнение может быть адаптировано к конкретной аудитории или настроено таким образом, что оно будет появляться в определенное время

Управление знаниями

i) Системы управления электронными документами высокого уровня интегрируются с системами Lotus Notes и Microsoft Exchange, базами данных Oracle и Microsoft SQL Server и файловыми системами

k) С помощью браузеров сотрудники компании и ее бизнес-партнеры могут совместно работать с документами, используя возможности управления версиями, передачи по электронной почте предупреждений, групповых календарей, а также мгновенной передачи сообщений и дискуссионных групп

l) Готовые документы могут публиковаться в intranet, extranet или на Web-сайте компании или распространяться через файловые системы или с помощью систем обмена сообщениями наподобие Lotus Notes

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями