начинают захлебываться в море электронной почты, а с развитием Internet, увеличением количества рекламы и ростом популярности подписных листов столь незавидная судьба может быть уготована и рядовым гражданам.

"Человек, получающий такую кучу писем в день, либо большой босс, либо большой чудак", - утверждает директор компании Brandenburg Сonsulting Дейв Крокер. По его словам, сотрудники, ставшие объектом эпистолярного внимания, способны создать массу проблем не только администраторам почтовых систем, но и рядовым работникам.

Сотрудник, обрабатывающий от 100 до 200 сообщений в день, уже не редкость, однако и это не предел. Согласно данным исследования, проведенного ассоциацией Electronic Messaging Assоciation, в 2000 году количество обладателей электронных адресов возрастет на 33%, в то время как общий поток писем увеличится на 75% (см. графики).

"Бесспорно, у администраторов сетей и почтовых систем появляется дополнительная головная боль, - подчеркивает Стивен Лейн, вице-президент корпорации Lotus Development, - поэтому организации должны выработать для сотрудников определенные правила работы с электронной почтой".

Конечно, проблемы хранения и загрузки писем весьма существенны, однако гораздо важнее ответить на вопрос, что делать человеку, который ежедневно получает больше сообщений, чем в состоянии прочитать.

"Считается, что максимальная норма - 200 писем, - комментирует Крокер. - В один прекрасный день у вас не останется времени на работу".

Основные методы борьбы с электронной почтой
...Сетевой администратор
  • Разработка и контроль за исполнением правил пользования электронной почтой
  • Ограничение размера почтовых ящиков
  • Сделать общие фильтры частью стандартной конфигурации "рабочего стола"
  • Завести общие папки для анекдотов и видеоклипов, которые обычно скапливаются в почтовых ящиках
...Рядовой пользователь
  • Разделите сообщения на адресованные непосредственно вам и копии; копии читайте в последнюю очередь
  • Используйте шаблоны и функцию автоматического ответа
  • Отправляйте копии сообщений только тем, кому они действительно необходимы
  • Не посылайте большие файлы удаленным адресатам с плохим качеством связи
  • Не забывайте указывать, чему посвящено ваше письмо
  • Будьте лаконичны

Лейн получает каждый день около 200 писем. Он написал фильтрующий макрос, который отправляет корреспонденцию в базу данных Lotus Notes и позволяет отбирать наиболее важные сообщения при помощи функции контекстного поиска. Впрочем, Лейн все равно вынужден просматривать всю корреспонденцию.

"Активному пользователю электронной почты приходится дружить с клавишей удаления", - признается он.

Значительную долю "мусора" составляют рекламные письма, однако, по мнению специалистов, еще большую опасность представляют недавно вошедшие в моду подписные листы.

"Я получаю писем с серверов больше, чем рекламной дребедени, - сетует Том Коннорс, глава технического отдела компании Texas Instruments. - Фактически я сам себе создал проблему".

Не следует забывать и о безответственных пользователях, ошибочно рассылающих копии писем по всем имеющимся адресам. "Разве возможно, чтобы человек переписал от руки записку 300 раз и раздал всем, кому надо и кому не надо? - риторически спрашивает консультант из фирмы Rapport Communications Гари Роув. - А по электронной почте это в порядке вещей".

В последних версиях почтовых клиентов (в частности, Outlook корпорации Microsoft, Lotus Notes и Eudora Pro корпорации Qualcomm) значительно расширены возможности фильтрации и сортировки корреспонденции. Например, в Outlook каждому письму может быть присвоена метка определенного цвета в зависимости от отправителя (скажем, красная - начальник, синяя - основные клиенты, зеленая - друзья).

Специалисты полагают, что хотя разработка правил использования почты и дает возможность установить контроль над объемами корреспонденции, данная мера не может служить панацеей от всех бед.

"Мы ограничили объем почтовых ящиков 10 Мбайт, чтобы студенты следили за их содержимым, - рассказывает менеджер информационных систем бизнес-колледжа при Государственном университете штата Орегон Грег Скотт. - Особая проблема - развлечения вроде 'писем счастья'. Несмотря на запрет, учащиеся продолжают их распространять".

По мнению сетевого администратора подразделения Xpedх компании International Paper Алки Пулиаса, к разряду нежелательных писем можно отнести циркулирующие по Internet видеофрагменты и анекдоты. У Пулиаса есть свой метод борьбы с корреспонденцией такого рода.

"Я не стал ругаться и топать ногами, - говорит он. - Вместо этого создал специальную базу данных Notes, в которую имеет доступ каждый пользователь. Теперь эти видеофайлы по 15 Мбайт каждый лежат, проверенные на вирусы, в отведенном для них месте. Заметьте, в одном экземпляре, а не в двадцати".

Вполне вероятно, что успехи в борьбе с потоком писем связаны не только с техническими новинками, но и с распространением культуры пользования электронными средствами коммуникации. "В какой-то момент возобладает здравый смысл", - надеется Роув.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями